Проектное внедрение 1С: Документооборот

Сотрудники компании слишком много времени тратят на документооборот? Хочется сделать управленческую деятельность гораздо более управляемой? Применение программы 1С: Документооборот даст возможность выполнить указанные задачи выполнимыми.

Цели проектного внедрения

1С: Документооборот даёт возможность избежать бумажной волокиты, увеличить динамику бизнес-процессов в разных областях работы организации. И следующие показатели могут продемонстрировать многое на практике:

• Наращивание заинтересованности сотрудников в выполняемых задачах, в прагматичном применении рабочих часов.
• Существенное уменьшение времени, которое затрачивается на применение и утверждение важных документов.
• Заметно упрощается поиск файлов на электронный документооборот с софтом. Такой процесс должен занимать буквально несколько секунд.
• Сразу после установления и освоения программного оборудования возрастает продуктивность.
• Минимизация задач или полное устранение того, что нельзя отследить или же выполнить. 
• В компании через 2-3 месяца можно заметить уже ощутимую финансовую выгоду от оптимизации расходов.

Упрощение процесса согласования бумаг

Крупные организации с достаточно традиционным методом выполнения документооборота затрачивают значительное количество времени на разработку и составление, а также на согласование документов. Плюс разные правки занимают большое количество усилий и времени.

Предприятия, которые имеют большое количество структурных отделов и филиалов, страдающих в виде недополученной от последствий. 1С: Документооборот позволяет формировать задачи. Также можно устанавливать дедлайн, запускать цепочки решения по определённому маршруту. Отчёт происходит в софте самостоятельно, так что осуществление контроля не будет нужной мерой.

Оптимизация главных бизнес-процессов

Интеграция системы предоставит менеджеру возможность изучать внутри системы показатели продуктивности работников и при этом контролировать график персонала. Софт также показывает данные по поводу задач и их количества у конкретного отдела, специалиста, дедлайны. Там же формируются аналитические отчёты и отсылаются руководителю.

Работа с корреспонденцией

Ежедневная рутина у крупной компании — это проведение довольно крупных многоуровневых переписок в организации с государственными органами, клиентами и отделениями. 1С: Документооборот в Корпоративной версии даёт возможность систематизировать хранение, уменьшать время обработки, а также поиска и отправки ответов.

Регулирование прав пользователей

1С: Документооборот Проф способен без особых проблем ограничить доступ к отдельным файлам работникам, которые не могут просмотреть конкретные документы. В ПО предусматривается функция блокирования доступа к файлам с передачей прав администратору по поводу инициативы руководства. Интеграция функционала даёт возможность заметно нарастить безопасность по поводу важных данных организации.

Управление мероприятиями

Эта функция в отношении системы электронного документооборота станет особенно полезной для тех сотрудников, которые нередко в рабочие часы пребывают на совещаниях. Софт открывает данные по поводу всех корпоративных событий (формат, планы, итоги, договорённости и многое другое). Это помогает облегчать делегацию полномочий, распределить функции, контролировать выполнение работ.

Отчёт об исполнительской дисциплине

Отсутствие порядка — это проблема для любой компании. 1С: Документооборот позволяет наладить полный контроль как задач, так и сопутствующих файлов. Эта информация даёт возможность создавать отчёты по поводу качества и сроков их решения. Контроль и мотивация существенно возрастают, поскольку у менеджера всегда будут достоверные и актуальные отчёты.

Синхронизация 1С: ERP

Интеграция с 1С: Документооборотом данной программы заметно упростит утверждение любого документа. В общей базе работа программного обеспечения будет проходить гораздо быстрее, что позволяет увеличить продуктивность сотрудников из-за того, что рабочие часы распределяются правильным образом.

Управление проектами

Эта возможность есть в профессиональной версии. Если компания довольно часто использует систему управления проектами, то она по достоинству оценит подобный функционал. В софте можно начать планировать задачи, контролировать их выполнение, осуществлять статистику, а также создавать аналитику. Участники проекта, которые смогут отвечать за контроль процессов, отслеживание сроков и системы уведомлений — это то, что даёт организовать управление проектами в системе 1С: ДО.

ЭЦП (Электронная цифровая подпись)

В профессиональной версии программы внедрён аналог цифровой подписи или же печати. Она может быть выдана удостоверяющим центром и предоставить гарантию по поводу полной безопасности любых данных без исключения. Электронная подпись способна содержать зашифрованные данные, которые будут являться свидетельством оригинальности документов, обладающих юридической силой оригинальных образцов. И если те, кто использует электронную подпись, способны передавать документы, обладающие полной юридической силой, даже если документы никто не распечатывал.

Приложение для мобильных устройств

В этом виде можно использовать программу для документооборота в любом порядке. Причём удалённый доступ тоже подойдёт. Изучать и работать с рабочими файлами можно будет из какой угодно точки мира, используя специальное приложение. Причём выделяются следующие функции:

1. Установка задач.
2. Изучение корреспонденции.
3. Согласование документов, их редактирование или утверждение.

Для кого подойдёт подобное программное обеспечение?

Оптимальным вариантом использование такого ПО будет для компаний, которые находятся на бумажном документообороте, но при этом мечтают о возможности заметно повысить свой потенциал, выйти на новый уровень, начать работать по современным стандартам. В этом случае ничто не мешает начать внедрять подобное ПО.

Нужно отметить, что 1С: Документооборот от бренда 1С не заточен специализированно под какое-то конкретное направление. А это означает, что его может освоить самозанятый, ИП, ООО или же юридическое лицо с другой организационно-правовой формой. При этом размеры компании принципиального решения не имеют. Они способны сказаться разве что на выборе конкретной версии софта.

Что нужно принять во внимание перед началом внедрения проекта?

Если компания решила начать внедрение в полной мере, необходимо принять во внимание следующее:

1. Необходимо сначала сообщить об этом сотрудникам, чтобы мотивировать их серьёзно подойти к освоению новых возможностей программы. Желательно показать, что это — принципиально важно.
2. Нужно по большей степени изучить все инструменты самостоятельно (руководителю, например), чтобы подать тем самым пример работникам.
3. Желательно установить конкретные сроки внедрения. Это позволит понять, что есть определённые временные рамки.
4. Также стоит определить, какие цели являются первоочерёдными при внедрении. Это тоже имеет большое значение для решения конкретных задач.
5. Нужно разобраться с тем, будет ли программа внедряться сразу во всей компании или же последовательно по отделам. Опять же, это может иметь очень большое значение для всех фирмы.

Стоит отметить, что само программное обеспечение не является требовательным к оборудованию в плане технических характеристик. Поэтому никаких особых проблем в этом отношении быть не должно. Плюс всегда будет возможность использовать мобильное приложение или же другие удалённые решения.

Преимущества от внедрения

Стоит отметить, что при внедрении предприятие получит следующие преимущества:

1. Программа сократит временные и финансовые издержки, которые обычно затрагивают вопросы бумажного документооборота.
2. Уменьшится влияние на происходящее человеческого фактора. Появится возможность быстрее и без ошибок обрабатывать деловую документацию любых видов без исключений.
3. Улучшатся отношения с контрагентами разных видов. Дело в том, что организация сможет точнее выдавать им разные документы, причём не только по запросу, но и по заранее установленным графикам. Это имеет очень большое значение в деле отношений с такими лицами.
4. Повысится эффективность обработки заказов клиентов. Это позитивно скажется на репутации компании.
5. Увеличится прозрачность принятия управленческих решений.
6. Бизнес станет более мобильным. Исчезнет привязка к офису.
7. Дела на предприятии можно будет без проблем контролировать дистанционно, что немаловажно.
8. Работа будет проводиться по современным стандартам делопроизводства.
9. Всё станет отвечать современным стандартам в отношении требований в законодательстве.
10. Ускорятся многие бизнес-процессы.

Стоит отметить, что программа отличается надёжностью, стабильностью в работе, высоким уровнем отказоустойчивости. Это в целом характерно для ПО от 1С.

Заказать услугу проектного внедрения 1С: Документооборот

Проектные команды компании «АйТи-Консалтинг» проконсультируют, разработают ТЗ на качественную оценку проекта, проведут предпроектное обследование, составят поэтапный план внедрения, установят и настроят систему, проведут тестирование и обучение сотрудников организации.