Удаленный офис

Многие руководители думают над тем, как организовать удаленную работу сотрудников. При большом штате такая задача кажется сложной. Но существуют способы, позволяющие выполнить ее относительно безболезненно.

Техническое обеспечение для удаленки

Первое с чем придется определиться – сервис, обеспечивающий удаленную работу. Это может быть решение 1С или другое подходящее ПО. Подключиться к софту можно из дома, используя браузер или RDP подключение. При этом в качестве сервера можно использовать ПК компании, либо арендовать облако и запускать нужные конфигурации в режиме online.

Если в штате нет сотрудников, которые могут обеспечить настройку такого формата работы, то можно обратиться к специалистам компании «АйТи-Консалтинг», предоставляющим ПО. Они настроят необходимые программы и объяснят работникам, как пользоваться софтом.

Компании нужно позаботиться о том, чтобы сотрудники понимали, как использовать ПО удаленно. Для этого необходимо предоставить следующие компоненты:

• Логины и пароли. Если сотрудники будут выполнять задачи из домашних ПК, то они должны знать, как войти в личный кабинет. Отдельным группам могут потребоваться дополнительные логины и пароли для входа в базу данных, корпоративную почту и дополнительные сервисы.
• Нужные коммуникации. В процессе выполнения задач придется обсуждать текущие вопросы. Для этой цели необходимо подготовить надежный онлайн чат. Можно использовать Viber, Skype, Telegram, Zoom или решение 1С и др. Важно иметь возможность публиковать видео, просматривать историю переписки и создавать групповые чаты для разных отделов.
• Правила обмена информацией и обсуждения рабочих вопросов. Нужно определить подходящее время для переписки, и объяснить какую информацию и в каком формате нужно передавать. Это позволит избежать путаницы и потери файлов в общем потоке сообщений.
• Удобный процесс работы с документацией. Самым простым и удобным будет использование облачных технологий. В облаке можно размещать документы и открывать к ним доступ выбранной группе работников. Это избавит руководство и других специалистов от необходимости постоянно пересылать нужные файлы.

Также важно позаботиться о формальной стороне вопроса. Удаленная работа официально нанятых специалистов должна быть оформлена правильно. Для начала потребуется заключить дополнительное соглашение на месяц, которое будет прилагаться к трудовому договору. При необходимости его можно продлить.

В этом документе необходимо указать:

• Адрес – место, из которого сотрудник будет вести деятельность.
• Рабочий график.
• Условия занесения прогула. Здесь должны быть четко прописаны обстоятельства, при которых рабочий день не зачтется. В качестве примера можно привести не отвеченное письмо, отправленное на корпоративный e-mail. В эту же категорию попадают непринятые вызовы по телефону или в мессенджере.

Подобные сведенья в соглашении прописать необходимо. Это позволит избежать недоразумений и спорных ситуаций.

Сервисы для обеспечения общения команды в режиме онлайн

Для начала нужно подобрать сервис, позволяющий ставить задачи различным группам работников и контролировать сроки их выполнения. С этим вам помогут справится программы от 1С

Также важно подобрать чат для общения команды. Есть несколько проверенных вариантов:

1. Discord. Бесплатный с возможностью создания как приватных, так и открытых каналов. Сохраняет историю переписки без ограничений на количество символов.
2. Slack. Имеет похожий функционал. Обычно хватает бесплатной версии. Размер сохраняемой переписки ограничен 10 тыс. символами.
3. Корпоративный чат 1С. Является частью системы документооборота и предназначен для общения пользователей. Если компания использует решения 1С, этот вариант будет достаточно удобным. Участники чата могут быстро получать уведомления о важных рабочих событиях: выполнение задачи, создание документа, его изменение и т.д. В чате можно создавать сообщения для всех участников, отдельных специалистов или выбранных групп работников.

Небольшие компании могут использовать различные мессенджеры: Skype, Telegram, Viber, WhatsApp и другие варианты.

Если нужно часто совершать видеозвонки, то стоит подобрать для этого соответствующую вашим параметрам программу.

Планирование онлайн-встреч и онлайн-совещаний

Эту задачу компания, которая перевела сотрудников на удаленную работу, может выполнять при помощи календаря или планировщика. К популярным можно отнести такие варианты, как:

• Google Calendar.
• МАС: Apple’s iCloud Calendar.
• 1С СRM.
• Bitrix24.

Если компания приобрела ПО 1С, то она может использовать «Планировщик». Он позволяет не только формировать план задач, событий встреч (в том числе online), расписаний, но и автоматизировать такое планирование.

В нем может отображаться рабочая неделя со всеми событиями. Причем как вертикально, так и горизонтально. В планировщике присутствуют варианты шкал времени для точного и удобного планирования. При помощи такого инструмента удобно планировать онлайн-встречи и другие события.

Работа с документами при online-работе офиса

Для выполнения трудовых задач сотрудникам потребуется доступ к информации. Обеспечить свободную работу с документами группе специалистов можно при помощи различных решений, например, 1С: Документооборот. Получив допуск к системе, сотрудники смогут выполнять поиск нужных документов. Искать можно по названию, реквизитам и полному тексту. Также это решение делает возможным использование форума для обсуждения документов. Отдельным сотрудникам или целым группам можно открыть определенные уровни доступа. То есть работники будут видеть то, что нужно для выполнения задач, без лишней информации.

При необходимости сотрудникам можно открыть полный доступ к необходимым документам.

Форум позволяет:

• создавать новые темы и участвовать в обсуждении существующих;
• размещать цитаты;
• прикладывать файлы;
• размещать фотографии и схемы;
• устраивать голосования.

Сотрудники могут разместить документ на форуме, обсудить его и проголосовать относительно дальнейших действий.

Помимо этих функций данное ПО обеспечивает полноценный документооборот и автоматизирует процессы. И это тоже возможно при удаленном доступе. Этот программный продукт позволит автоматизировать учет исходящей и входящей корреспонденции, контролировать процесс исполнения документа, ставить электронную подпись и передавать тома в архив.

Автоматизация ведения бухгалтерии удаленно

У компаний, которые перешли на удаленную работу, есть возможность через интернет получать доступ к нужному ПО 1С. Также организации, которые используют программный продукт с доработками, выполненными специально для них и предприятия, выбравшие нетиповые решения, смогут полноценно работать в облаке.

Чтобы сохранить автоматизированный функционал для бухгалтеров в режиме «онлайн», нужно перенести его в облачный сервис 1С: Готовое рабочее место. В итоге пользователь будет работать с теми же настройками, что были на офисных ПК.

Если облачные технологии не подходят, фирма может сделать сервером один из офисных ПК и открыть к нему доступ бухгалтерам. Для организации деятельности в таком формате подойдет 1С: Линк. Если сотрудники компании не имеют опыта подключения к подобным сервисам, специалисты фирмы 1С смогут оказать профессиональную помощь.

Автоматизация учета клиентов на расстоянии

Чтобы организовать полноценное взаимодействие с заказчиками в удаленном режиме, стоит использовать CRM-систему на базе софта 1С.

Такое ПО сделает возможными следующие процессы:

• управление базой клиентов;
• управление контактами с заказчиками;
• распределение и контроль рабочего времени;
• планирование и реализация бизнес-процессов;
• управление продажами.

Также при помощи этого программного продукта компания сможет удаленно управлять маркетинговыми компаниями.

Для управления складами на расстоянии можно использовать решение 1С: WMS Логистика. Управление складом. Оно позволяет оптимизировать процессы, имеющие отношение к складским комплексам и управлять ими в режиме реального времени. При необходимости платформа позволяет вести учет одного физического склада.

Заказать услугу настройки удаленной работы офиса компании

Комплексный подход к задаче позволит перейти на удаленный режим работ максимально просто и быстро. Реализовать такую функцию без последствий и с быстрой адаптацией способна команда профессиональных системных администраторов. Заказать услугу перевода организации на удаленный режим работы можно в компании «АйТи-Консалтинг». Штатные IT-специалисты проконсультируют, помогут подобрать максимально подходящий софт, установят, внедрят и настроят всю систему.