Описание услуги
Автоматизация документооборота в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения
1С: Бухгалтерия государственного учреждения предоставляет ряд возможностей для оптимизации такого документооборота. С её помощью можно оперативно обмениваться следующими документами:
- Товарные накладные.
- Различные счета-фактуры.
- Акты приёмки-сдачи по оказанным услугам и выполненным работам.
- Счета на оплату.
- Извещения для различных расчётов.
В рамках 1С: БГУ контрагент может получить электронный документ с текстовым сообщением. И к нему можно дополнительно прикрепить файл какого угодно формата.
Цифровой документооборот в 1С: БГУ
В контексте ЭДО у программы — довольно большие возможности:
- Обработка электронных документов с подписью.
Это может быть создание, отправка, шифрование.
- Обмен документами.
Получение, отражение, утверждение.
- Работа с уведомлениями.
Подтверждают движение электронных документов.
- Просмотр документации.
- Отправка на печать.
- Работа с соглашением.
Регулирует электронный документооборот.
- Создание списков соглашений и контрагентов.
Перечень участвующих в ЭДО.
- Формирование перечня поставщиков.
- Проверка номенклатуры.
В соответствии с обозначенным порядком программа автоматически создает различные документы, которые нужны для оформления деловых операций. Каждому электронному документу присваивают статус, отражающий стадию его оформления. И всё сохраняется в архиве.
Работа с ЭДО позволяет уменьшить расходы:
- Электронный документооборот — это оригинал, который не нуждается в распечатке. Для него может использоваться электронная подпись, которая заменяет традиционные способы заверения (печать и подпись).
- Благодаря оператору ЭДО, не нужно будет пользоваться курьерской службой и тратить на неё деньги.
- Время передачи таких документов в электронном формате требует буквально секунды. В то же время передача по почте будет занимать намного больше времени.
- Введение входящих документов происходит автоматическим образом, а не ручным.
Форматы электронных документов, используемые в документообороте, были утверждены налоговой службой России. Это делает такой документооборот юридически значимым для контрагентов и налоговых агентов. Любую документацию, включая вложения, можно зашифровать и подписать с помощью ЭЦП. А для сертификации ЭДО электронный документооборот, необходимо обратиться к Удостоверяющему центру (УЦ). Нужно отметить, что легальный статус он получил благодаря ФНС РФ.
Какие варианты обмена электронными документами возможны?
1С: Бухгалтерия государственного учреждения даёт возможность настраивать обмен электронными документами следующим способом:
- Прямой обмен.
Это каталог, FTP (протокол передачи данных) или же электронная почта.
- Через оператора ЭДО.
Только этим способом можно передавать счета-фактуры.
Необходимо отметить, что взять и просто настроить электронный документооборот нельзя. Для этого учреждение должно сначала получить сертифицированную электронную подпись. Также ЭЦП надо будет установить и добавить в ПО от 1С. Причём дополнительно необходимо установить программу шифрования. Это нужно для подписи электронных документов и для другого движения.
Как включить автоматический документооборот?
- Попасть в раздел «Администрирование».
- После этого открыть вкладку настроек параметров учёта.
- Найти закладку, которая отвечает за обмен данными.
- Отыскать команды по ЭДО с контрагентами.
- Найти нужные настройки.
На самом деле всё довольно просто. Особенно, если специалист 1С хорошо знает логику данного ПО.
Обмен через оператора и сервис 1С-ЭДО
Многие эксперты рекомендуют использовать данный тип электронного документооборота, так как именно он предоставляет больше возможностей для пользователей. Даже если контрагент подключён к другому оператору ЭДО, обмен документами все равно будет возможен, если оба участника используют сервис 1С-ЭДО.
Услуги оператора ЭДО позволяют получать и отправлять различные документы, такие как товарные накладные, счета-фактуры и многое другое. При оптовых поставках маркированной продукции можно обозначить коды маркировку упаковки в накладных и выданных счетах-фактурах, а также передавать информацию о них напрямую в сервис 1С-ЭДО.
Настройка обмена через оператора и сервис 1С-ЭДО:
- Зайти в группу «Обмен с контрагентами»,
- Открыть категорию настроек «Обмен электронными документами»,
- Внимательно изучить форму,
- Найти ссылку «Настройки ЭДО БГУ»,
- Перейти по ссылке, в настройку ЭДО,
- Поставить галочку напротив опции «Передача кодов маркировки».
Сервис 1С-ЭДО также позволяет обмениваться цифровыми извещениями для оформления различных расчетов с другими госучреждениями, которые тоже используют программу 1С: БГУ.
Для упрощения процедуры сопоставления номенклатуры в электронной документации во время обмена документами с контрагентами рекомендуется интегрировать документооборот с сервисом 1С: Номенклатура. Следует убедиться, что контрагенты также используют этот сервис в своём учете. На самом деле это довольно просто. Многие процедуры придётся выполнять довольно редко.
Прямой обмен документами через интернет
Этот способ передачи документов предусматривает обмен электронными файлами через каталог, по e-mail или через ресурс FTP. Однако для обмена электронными счетами-фактурами в РФ обязательно требуется участие оператора ЭДО.
Если учреждение выбрало прямой документооборот, то оно не сможет законно обмениваться счетами-фактурами в электронном виде.
Настроить прямой обмен (счета-фактуры):
- Перейти в форму настройки,
- Перейти в раздел «Обмен электронными документами»,
- Поставить галочку,
- Добавить учетную запись ЭДО,
- Перейти в раздел «Администрирование»,
- Открыть опцию «Настройка параметров учета»,
- Выбрать группу команд «Электронный документооборот с контрагентами».
- Использовать опцию «Обмен данными и интеграция»,
- Настроить соответствующие параметры в команде «Настройка обмена электронными документами».
Выгрузка электронных документов в файл
Для передачи электронного документа через другие каналы или его загрузки в другую программу, можно сохранить его в виде файла.
Для сохранения документа в файл нужно:
- Найти в форме документа группу команд «Еще – ЭДО»,
- Выбрать опцию «Выгрузить документ в файл».
- Информация сохранится в файле с необходимым расширением и будет доступна для передачи контрагенту.
Заказать услугу автоматизации документооборота с 1С: Бухгалтерия государственного учреждения
В компании «АйТи-Консалтинг» создано специальное подразделение по работе с государственным сектором. Сотрудники подразделения специализируются на внедрении и сопровождении программных продуктов в муниципальных учреждениях. Автоматизация документооборота в 1С: БГУ является не самой сложной в исполнении, специалисты в короткие сроки реализуют процесс в системе и обучат работников организации применению в рабочих задачах.