Автоматизация документооборота 1С с 1С: Бухгалтерия государственного учреждения

1С: Бухгалтерия государственного учреждения предоставляет ряд возможностей для оптимизации такого документооборота. С её помощью можно оперативно обмениваться следующими документами:

1. Товарные накладные.
2. Различные счета-фактуры.
3. Акты приёмки-сдачи по оказанным услугам и выполненным работам.
4. Счета на оплату.
5. Извещения для различных расчётов.

В рамках 1С: БГУ контрагент может получить электронный документ с текстовым сообщением. И к нему можно дополнительно прикрепить файл какого угодно формата.

Цифровой документооборот в 1С: БГУ

В контексте ЭДО у программы — довольно большие возможности:

• Обработка электронных документов с подписью.

Это может быть создание, отправка, шифрование.

• Обмен документами.

Получение, отражение, утверждение.

• Работа с уведомлениями.

Подтверждают движение электронных документов.

• Просмотр документации.
• Отправка на печать.
• Работа с соглашением.

Регулирует электронный документооборот.

• Создание списков соглашений и контрагентов.

Перечень участвующих в ЭДО.

• Формирование перечня поставщиков.
• Проверка номенклатуры.

В соответствии с обозначенным порядком программа автоматически создает различные документы, которые нужны для оформления деловых операций. Каждому электронному документу присваивают статус, отражающий стадию его оформления. И всё сохраняется в архиве.

Работа с ЭДО позволяет уменьшить расходы:

1. Электронный документооборот — это оригинал, который не нуждается в распечатке. Для него может использоваться электронная подпись, которая заменяет традиционные способы заверения (печать и подпись).
2. Благодаря оператору ЭДО, не нужно будет пользоваться курьерской службой и тратить на неё деньги.
3. Время передачи таких документов в электронном формате требует буквально секунды. В то же время передача по почте будет занимать намного больше времени.
4. Введение входящих документов происходит автоматическим образом, а не ручным.

Форматы электронных документов, используемые в документообороте, были утверждены налоговой службой России. Это делает такой документооборот юридически значимым для контрагентов и налоговых агентов. Любую документацию, включая вложения, можно зашифровать и подписать с помощью ЭЦП. А для сертификации ЭДО электронный документооборот, необходимо обратиться к Удостоверяющему центру (УЦ). Нужно отметить, что легальный статус он получил благодаря ФНС РФ.

1С: Бухгалтерия государственного учреждения даёт возможность настраивать обмен электронными документами следующим способом:

1. Прямой обмен.

Это каталог, FTP (протокол передачи данных) или же электронная почта.

2. Через оператора ЭДО.

Только этим способом можно передавать счета-фактуры.

Необходимо отметить, что взять и просто настроить электронный документооборот нельзя. Для этого учреждение должно сначала получить сертифицированную электронную подпись. Также ЭЦП надо будет установить и добавить в ПО от 1С. Причём дополнительно необходимо установить программу шифрования. Это нужно для подписи электронных документов и для другого движения.

Как включить автоматический документооборот?

1. Попасть в раздел «Администрирование».
2. После этого открыть вкладку настроек параметров учёта.
3. Найти закладку, которая отвечает за обмен данными.
4. Отыскать команды по ЭДО с контрагентами.
5. Найти нужные настройки.

На самом деле всё довольно просто. Особенно, если специалист 1С хорошо знает логику данного ПО.

Многие эксперты рекомендуют использовать данный тип электронного документооборота, так как именно он предоставляет больше возможностей для пользователей. Даже если контрагент подключён к другому оператору ЭДО, обмен документами все равно будет возможен, если оба участника используют сервис 1С-ЭДО.

Услуги оператора ЭДО позволяют получать и отправлять различные документы, такие как товарные накладные, счета-фактуры и многое другое. При оптовых поставках маркированной продукции можно обозначить коды маркировку упаковки в накладных и выданных счетах-фактурах, а также передавать информацию о них напрямую в сервис 1С-ЭДО.

Настройка обмена через оператора и сервис 1С-ЭДО:

1. Зайти в группу «Обмен с контрагентами»,
2. Открыть категорию настроек «Обмен электронными документами»,
3. Внимательно изучить форму,
4. Найти ссылку «Настройки ЭДО БГУ»,
5. Перейти по ссылке, в настройку ЭДО,
6.  Поставить галочку напротив опции «Передача кодов маркировки».

Сервис 1С-ЭДО также позволяет обмениваться цифровыми извещениями для оформления различных расчетов с другими госучреждениями, которые тоже используют программу 1С: БГУ.

Для упрощения процедуры сопоставления номенклатуры в электронной документации во время обмена документами с контрагентами рекомендуется интегрировать документооборот с сервисом 1С: Номенклатура. Следует убедиться, что контрагенты также используют этот сервис в своём учете. На самом деле это довольно просто. Многие процедуры придётся выполнять довольно редко.

Этот способ передачи документов предусматривает обмен электронными файлами через каталог, по e-mail или через ресурс FTP. Однако для обмена электронными счетами-фактурами в РФ обязательно требуется участие оператора ЭДО.

Если учреждение выбрало прямой документооборот, то оно не сможет законно обмениваться счетами-фактурами в электронном виде.

Настроить прямой обмен (счета-фактуры):

1. Перейти в форму настройки,
2. Перейти в раздел «Обмен электронными документами»,
3. Поставить галочку,
4. Добавить учетную запись ЭДО,
5. Перейти в раздел «Администрирование»,
6. Открыть опцию «Настройка параметров учета»,
7. Выбрать группу команд «Электронный документооборот с контрагентами».
8. Использовать опцию «Обмен данными и интеграция»,
9. Настроить соответствующие параметры в команде «Настройка обмена электронными документами».

Для передачи электронного документа через другие каналы или его загрузки в другую программу, можно сохранить его в виде файла.

Для сохранения документа в файл нужно:

1. Найти в форме документа группу команд «Еще – ЭДО»,
2. Выбрать опцию «Выгрузить документ в файл».
3. Информация сохранится в файле с необходимым расширением и будет доступна для передачи контрагенту.

В компании «АйТи-Консалтинг» создано специальное подразделение по работе с государственным сектором. Сотрудники подразделения специализируются на внедрении и сопровождении программных продуктов в муниципальных учреждениях. Автоматизация документооборота в 1С: БГУ является не самой сложной в исполнении, специалисты в короткие сроки реализуют процесс в системе и обучат работников организации применению в рабочих задачах.