с 1С: Управление нашей фирмой

Есть две ключевые причины автоматизации учёта:

1. Нужно сократить ручной ввод данных максимальным образом, сделать удобным управление бизнеса.
2. Необходимо (законодательное требование) переходить на работу с онлайн-кассами.

Для того, чтобы добиться нужных целей, надо использовать подходящие специальные программы. Одной из них стала 1С: Управление нашей фирмой. Это ПО даёт возможность компании вести учёт в автоматическом режиме. Кроме того, с помощью программы можно подключить стороннее торговое оборудование, что тоже немаловажно.

Большое количество предпринимателей должны в первую очередь произвести настройку программ под тот бизнес, для которого ПО и приобретали. Например, если речь идёт о торговле в розницу, то надо разобраться с соответствующими документами. Можно изучить полный цикл процесса работы кассира. Для этого следует начать обучение буквально с открытия смены. А под завершение всего — закрыть. И необходимо зарегистрировать перемещение денежных средств в кассу.

Для успешного проектного внедрения программы 1С без обучения просто не обойтись. Причём важно, чтобы оно было ориентировано как на сотрудников, так и на руководителя. В данном случае управляющий бизнесом может понять, на что конкретно способна автоматизированная система учёта. Благодаря этому постановка задач облегчится.

Как правило, первые результаты внедрения программы становятся заметными где-то через 2-3 недели довольно активного применения. По существу, у владельца отпадает необходимость в самостоятельном сборе данных. И подобный сбор станет систематизированным благодаря программе, централизованным. Он не будет носить спорадический характер.

Важные и необходимые функции распределены между двумя основными подразделами:

• Подраздел «Оптовые»

Служит для автоматизации процессов и операций, так или иначе связанных с оптовой торговлей. В нем можно: осуществлять обработку поступивших заказов; реализовывать различную продукцию; резервировать заказанный товар; управлять имеющейся номенклатурой и действующими ценами; формировать прайс-листы; планировать продажи.

• Подраздел «Маркетинг».

При проведении маркетинговых мероприятий пользователь может воспользоваться программой лояльности, которая позволяет вести учет бонусов в автоматизированном режиме. В зависимости от настроек, баллы могут начисляться при покупке, в день рождения или согласно условиям акции, а списываться – при оплате товаров бонусами или после завершения акции.

• Подраздел «Розничные».

Кроме того, что включает в себя рабочее место кассира, также дает возможность производить переоценку; формировать кассовые чеки; распечатывать новые этикетки и актуальные ценники; осуществлять обмен данными с кассовыми терминалами, функционирующими в режиме «off line».

В качестве дополнительных опций можно отметить продажу в кредит или по предоплате; считывание штриховых кодов сканером, как ввод с клавиатуры; работу с фирменными подарочными сертификатами (генерация, приобретение, оплата, списание).

Необходимо отметить, что не всегда автоматизация с помощью 1С: Управление нашей фирмой маленьких магазинов даёт нужный результат. Однако это нередко связано с распространёнными ошибками, описанными ниже. Их в действительности вполне реально избежать, если задаться такой целью.

• Отсутствие надлежащего обучения.

Необходимо отметить, что для того, чтобы программа функционировала нормально, её нужно изучить. Важно разобраться в том, какие конкретно возможности она предоставляет, насколько. Нужно также понять, какими инструментами можно пользоваться, как, когда это будет оптимально. Многие сотрудники могут не отдавать отчёты своевременно, потому что они неправильно заполняют подобные формы и тратят на это слишком много времени. А иногда нередки ситуации, когда и сам владелец бизнеса просто не знал о каких-то конкретных инструментах. Следовательно, эффективность работы с ПО была довольно низкой.

• Некачественное внедрение.

На внедрение программы нужно отвести где-то 3-4 недели, если организация раньше не работала с чем-то подобным. При этом необходимо установить конкретные задачи сотрудникам, мотивировать их изучать программу. Работу над ошибками в использовании софта тоже необходимо обязательно принять во внимание. Если владелец просто оплатил покупку самого софта и предоставил мануал, то пользы от подобного по понятным причинам будет довольно мало. Необходимо учитывать целый ряд моментов. Важно адаптировать ПО под конкретную сферу бизнеса. Необходимо также разобраться с тем, насколько хорошо ваш персонал владеет подобными программами в целом, есть ли у него нужный опыт.

• Отсутствие чётких целей.

Чтобы внедрение было успешным, необходимо поставить конкретные цели, обозначить сроки и условия их оценки. Проблема в том, что большинство владельцев бизнеса не может чётко указать, чего именно они ждут от подобной программы. Они предполагают, что та улучшит работу магазина. Но в чём именно может выражаться подобное улучшение? Если цель абстрактна, то достичь её попросту не получится. Важно, чтобы были какие-то конкретные критерии.

• Необязательность перехода на новую программу.

Нужно отметить, что персонал многих магазинов неохотно, особенно, если его к этому не мотивировать, переходит на новый софт. Это неудобно, требует времени на адаптацию. И в первое время неизбежны какие-то ошибки, заполнять документы проще бывает при большом опыте старым способом. В итоге ПО оказывается задвинуто в угол. На самом деле при грамотном внедрении программное обеспечение продемонстрирует все сильные стороны подобного решения. Но нужно учесть, что сначала требуется пройти период адаптации, а он может быть не особенно комфортным. И без жёсткого контроля, а также без конкретной мотивации персонал способен по разным причинам саботировать переход. Программа же не даст нужного эффекта, если ею не будут пользоваться. Поэтому следует установить сроки внедрения, контролировать сам процесс. И желательно каким-то образом вознаградить команду. Всё это стоит учитывать в комплексе.

• Неподходящие сроки внедрения.

Проблемы с внедрением могут возникнуть и потому, что сроки для внедрения указаны (подобраны) неправильно:

- Если для внедрения довольно большой срок, это может заметно расхолаживать. В частности, сотрудники будут думать, что у них ещё есть много времени, вследствие чего многие не станут привыкать ещё долго к новым способам заполнения документов. Малый срок означает, что команда будет торопиться. А это неизбежно повлечёт за собой увеличение количества ошибок, что способно спровоцировать разочарование в самой идее внедрения такого ПО. Что делать? Для начала — устанавливать реальные сроки. Желательно проконсультироваться со специалистами.

- Можно ориентироваться на опыт своих конкурентов, если будет информация о том, проводили ли они внедрение чего-то подобного и за какой период времени. Также оптимально разбить внедрение на этапы. После чего на каждый отвести столько-то времени. И дальше уже потом можно будет контролировать, как всё проходит. Плюс появится возможность оценивать скорость и качество прохождения каждого этапа.

Чтобы с автоматизацией не начались серьёзные проблемы, проектное внедрение системы необходимо проводить последовательно. Итак, обратите внимание на следующие стадии:

1. Оценка потребностей магазина, установление целей.

Нужно разобраться с тем, что находится в приоритете.

2. Подбор конкретного программного решения.

Как уже и говорилось, для маленьких магазинов лучше всего подходит в России 1С: УНФ. Однако можно также обратить внимание и на множество других программ.

3. Выбор конкретной версии ПО.

Разработаны: профессиональная, корпоративная, веб-клиент, мобильная версия и многое другое. Также можно комбинировать веб-клиент с мобильным приложением.

4. Установка программы.

На самом деле это достаточно просто. Но если наблюдаются проблемы, то можно делегировать данную задачу специалистам 1С.

5. Проведение настройки.

Необходимо разобраться с тем, какие шаблоны и какие документы нужны в первую очередь. Это очень важно.

6. Проведение обучения.

Значение обучения нельзя недооценивать.

7. Адаптация, тестирование на финальном этапе, запуск в работу.

На всё требуется около 2 недель в среднем.

Именно так чаще всего выглядит процесс автоматизации с помощью программ. Однако иногда требуется для него подключить дополнительное оборудование, например, торговое. Одним словом, всегда надо принимать во внимание специфику и применять предпроектное обследование, которое поможет точно определить порядок задач и сроки реализации проекта.

Стоит отметить, что у использования программ от 1С возникают разные преимущества в контексте автоматизации:

1. Софт работает стабильно.

Высокий уровень отказоустойчивости. Это позволяет не волноваться по поводу сбоев, ошибок, проблем с запуском программы и со многим другим.

2. Большой перечень шаблонов программного обеспечения.

Благодаря шаблонам можно без особых проблем подобрать подходящие формы документов с учётом специфики.

3. Огромное количество автоматизированных рутинных операций.

Все операции и процессы в системе имеют отношение к магазину.

4. Специфика товара не особо важна.

Можно торговать любой продукцией и ассортиментом.

5. Возможности разработки, установки и реализации собственной ценовой политики.
6. Фиксация и планирование маркетинговых мероприятий.

Можно работать с разными скидками.

7. Ранжирование этапов автоматизации.

Внедрение может ускоряться в отношении важных документов и откладываться в чём-то, если речь идёт о блоке данных, не имеющем особого значения.

8. Отличные возможности для адаптации под конкретного пользователя.
9. Высокий уровень интеграции и обмена данными с другими ПО, в т.ч. не от 1С.

Стоит отметить, что проблем с безопасностью данных не возникает. Они надёжно защищены, что тоже — серьёзное преимущество.

Рассматриваемая конфигурация будет одинаково полезна как частному предпринимателю, так и предприятию с малочисленным персоналом (10-20 человек), но ограничение количества сотрудников имеет субъективный характер – это зависит от выбранной версии программы и количества приобретенных лицензий. Система отлично может подойти и для компании в 100 и более человек, но, скорее всего, может потребовать много индивидуальных доработок.

Команды специалистов 1С компании «АйТи-Консалтинг» смогут в короткие сроки настроить любые процессы в системе продаж, подберут оптимальный вариант внедрения, подготовят сотрудников организации и обучат.