Описание программного обеспечения
О программе
Данное прикладное решение создано на базе платформы 1С: Предприятие 8.2, поэтому поддерживает режимы тонкого и веб-клиента. В пределах одной конфигурации можно формировать рабочие места, используя для этого режим управляемого или обычного приложения. Технические возможности прикладного решения в двух режимах являются одинаковыми, различия можно заметить исключительно во время использования интерфейса.
Разработка оснащена прогрессивными технологиями и гибкими настройками форм для работы в сети Internet (по НТТР), а в версии ПРОФ предоставляется возможность работы с веб-клиентом.
Конфигурация создана совместно с «Фондом содействия развитию малых форм коммерческих предприятий научно-технической сферы».
Ведение лицевых счетов питающихся
Данный раздел конфигурации предоставляет возможность:
- Фиксировать данные о всех посетителях буфета: начиная от учащихся, продолжая преподавателями и другими сотрудниками учебного заведения. За счет опции можно ликвидировать необходимость в использовании наличных средств, интегрировать в работу школы безналичный расчет.
- Заниматься ведением учета по разным видам и типам поступлений финансов: бюджетным, родительским, спонсорским, партнерским и остальным вариантам источников.
- Заниматься ведением лицевого счета отдельно для базового (завтраки, обеды и ужины) и второстепенного (перекусы) питания, для того чтобы исключить нецелевое расходование финансов.
- Отслеживать хронологию перемещения посетителя буфета из класса в класс. К примеру, в случае перехода из «А» класса в «Б» класс, либо по факту перевода в конце учебного года в старший класс.
- Назначать базовое питание и детализировать приемы пищи, источники поступления финансов.
- Оформлять перерывы в питании на определенные даты в связи с конкретными условиями (к примеру, санитарный день или выезд учащихся на общеобразовательные экскурсии).
- Отображать состояния лицевых счетов при помощи личного кабинета-онлайн каждого пользователя системы.
- Осуществлять операции с остатками по лицевым счетам: транзакции, поступления, списывание с карты.
- Использовать инструменты для массовой печати квитанций.
- Централизованно и массово обслуживать всех пользователей системы во время пополнения лицевых счетов.
Регистрации продаж
Тематический раздел прикладного решения ориентирован на работу с учетом смен и улучшение качества обслуживания. Таким образом заведующие, директора, бухгалтера и продавцы могут:
- Работать с RFID-картами.
- Создавать учет и вести документацию по выдаче основных блюд на завтрак, обед, полдник и ужин (для тех, кто остается на продленке).
- Создавать чеки и выдавать покупателям при реализации розничной продажи.
- Формировать и распечатывать чеки при помощи информационного (не фискального) принтера чеков.
- Эксплуатировать внутрисистемный механизм для массового обслуживания, чтобы регистрировать базовое питание.
- Получать актуальные данные и отслеживать в режиме реального времени состояние лицевого счета питающегося.
- Формировать итоги работы за сутки:
- закрывать смену;
- создавать итоги по источникам поступления финансов;
- анализировать количество проданной продукции и создавать отчеты.
- Использовать второстепенные опции по работе с чеками:
- аннулировать;
- оформлять возвраты продукции (при условии продажи некачественной/просроченной/черствой продукции);
- осуществлять продажу с указанием количества, принимать наличные средства.
- При необходимости – вручную регистрировать продажи по номенклатуре, при условии если покупатель расплачивается наличными средствами.
- Эксплуатировать одноразовые карты для учащихся, которые потеряли или не взяли свою. Таким образом, предоставлять сервис «случайному покупателю» без постоянной карты.
Учет товарно-материальных ценностей
Подсистема позволяет:
- вести учета по продуктам питания, блюдам, рационам и остальным материальным ценностям при помощи одного или нескольких мест хранений;
- формировать отчеты и документацию по остаткам, а также создавать оборотную ведомость;
- инвентаризировать материальные ценности;
- анализировать результаты торговли, предоставлять статистику по количеству проданных товарных предложений.
Синхронизация данных
Программное решение обеспечивает сотрудникам учебного заведения возможность автоматически воспроизводить обмен сведеньями между информационной базой класса и базой, в которой ведется учет данных по питанию.
Базовую версию разработки можно синхронизировать с версией «ПРОФ», а также с другими конфигурациями, а конкретно с 1С: Школьное питание, 1С: Комбинат планового питания. Система предоставляет возможность автоматически загружать поступающие накладные.
Возможность обмена накладными позволяет в автоматическом режиме изменять остатки и назначать стоимость новым товарным предложениям. Чтобы взаимодействовать нескольким регистраторам продаж в обычной версии разработки в пределах одной столовой, можно использовать автоматическую синхронизацию информационных баз.
Кому пригодится программа
Представленное программное обеспечение найдет своих потенциальных пользователей по следующим направлениям:
- Ответственным по продуктам питания. Сотрудникам школы, которые составляют вручную списки питающихся, организовывают прием финансовых поступлений, занимаются ведением массива электронных карт.
- Продавщицам. Для того чтобы регистрировать сбыт продукции, реализовывать массовый отпуск базового питания.
- Директорам и завучам учебного учреждения.
- Бухгалтерам, которые занимаются ведением учета по реализации товарных предложений и рационов, отслеживают наличие и движение продуктов и блюд.
- Собственникам лицевых счетов (преподавателям, сотрудникам, родственникам, учащимся). Для отражения актуальной информации о текущем положении персонального счета при помощи личного кабинета в сети Internet.
Внутрисистемная база сохраняет все показатели и ведет учет по:
- лицевым счетам постоянных клиентов и регулярных посетителей буфета учебного заведения;
- справочникам классов и подразделениям посетителей школьного буфета;
- документации о назначениях питания при учете приема пищи (основной, дополнительный), источникам поступления финансов;
- документации о паузах в поставке пищи;
- раздаточным листам на базовые продукты питания.
А также в пределах информационной системы можно:
- Создавать и распечатывать для посетителей чеки о купленном товаре дополнительного питания.
- Создавать номенклатуры для продукции, комплексов блюд, рационов.
- Вести историю изменений ценовой политики товарных предложений.
- Создавать приходно-расходную документацию по продукции.
- Формировать отчетность по инвентаризациям, движениям финансов лицевым счетам (по транзакциям), по оплатам.
- Создавать план-график выпуска блюд, чтобы воспроизводить расчеты оплаты.
- Вносить в программу данные о наличии кассы, принтера, аппаратуры, которую необходимо интегрировать для работы с посетителями.
- Создавать меню и рационы питания, разрабатывать и вести типовые рационы согласно определенному календарному дню, формировать ценообразование.
- Пользоваться справочниками с данными о складах для сохранения продукции, контрагентах, приемах пищи, источниках поступления финансов, единицах измерения, питающихся.
Кроме этого, программное решение позволяет составлять оборотно-сальдовые отчеты по материальным ценностям, создавать инвентаризационную опись, разрабатывать квитанции, готовить своды раздаточных листов, отчеты по кассе, сводки по оборотам товара.
Пополнение лицевого счета
Существует всего три метода обновления баланса:
- Сдача финансов на собрании родителей представителям комитета класса, либо ответственному за обеды. Такой вид пополнения регистрируется в системе и подтверждается соответствующим документом.
- Оплата через квитанцию ПД-4. Каждая квитанция в печатной форме обладает уникальным штрих-кодом для массовых обработок поступающих профинансированных квитанций в дальнейшем.
- Передача финансов бухгалтерии напрямую с фиксацией денежных поступлений в конфигурации за счет документа «Операция по лицевым счетам».
Второстепенные возможности системы
Кроме основных функций, программное обеспечение имеет еще ряд дополнительных опций, к основным из них относятся следующие:
- Пользователи могут загружать данные о регулярных посетителях при первоначальном вводе информации в ручном режиме.
- При необходимости массово обрабатывать все лицевые счета, перед закрытием их по факту окончания семестра/четверти/всего учебного года. А также массово обновлять персональные кабинеты учащихся в режиме онлайн.
- Эксплуатировать внутрисистемные механизмы для верификации RFID карт.
- Использовать максимально простой и доступный для легкого восприятия touchscreen-интерфейс, который может отображать фото товарных предложений и отдельных рационов питания.
Благодаря поддержке сенсорного экрана, принтер-чеков и RFID-считывателей, программа идет в ногу со временем и следует всем тенденциям современных школ.
«Базовая» версия в сравнении с версией «ПРОФ»
Базовая версия подойдет школам и другим учебным учреждениям, которые имеют минимальные требования к автоматизации этапов ведения учета. Такая версия необходима для того чтобы автоматизировать процессы ведения учетов по продуктам питания в узкоспециализированных школах (спортивных, художественных и так далее), где количество учащихся относительно небольшое, а также в областных учебных заведениях, где школьников также мало и нет необходимости в охвате всех спектров по ведению учетов. А также чтобы повысить эффективность во взаимодействии с посетителями и оптимизировать ресурсы.
К другим ограничениям базовой версии относятся следующие:
- Она дает возможность работать в пределах одной информационной базы только одному пользователю, в то время как версия «ПРОФ» ликвидирует ограничения однопользовательской работы и не ограничивает число пользователей и персональных компьютеров;
- Не поддерживает изменения программы, можно эксплуатировать исключительно типовую конфигурацию, автоматически обновлять программу и вносить изменения, предлагаемые разработчиком. В то время как версия «ПРОФ» предоставляет возможность самостоятельно вносить коррективы, обновлять данные и интерфейс благодаря гибким настройкам программы;
- Не поддерживает работу через «клиент-сервер», а также ограничивает возможность работы с распределенными базами данных;
- Отсутствует возможность использования СОМ-соединения, а также Automation-сервера.
Благодаря ПРОФ и базовой версии конфигурации 1С: Школьный буфет бухгалтеры смогут повысить показатели эффективности в своей работе, внедрить инновации для взаимодействия с клиентами. В свою очередь посетители смогут рассчитываться при помощи наличного и безналичного расчета. За счет программы существенно оптимизируются управленческие процессы и структурируются потоки финансов.