Описание услуги
Для чего автоматизация документооборота?
В жизни компании рано или поздно появляется момент, когда становится актуальна автоматизация процессов, связанных с документооборотом. Крупный бизнес сейчас неизбежно порождает большое количество документов. Это связано с налоговыми отчётами, заключением договоров, принятием решений, введением регламентом, внутренней отчётностью по предприятию и со многим другим.
При этом без автоматизации работать становится объективно проблематично. Возникает множество проблем:
- Увеличивается время согласования договоров и внесения в них правок.
- Документы начинают теряться. Это способно повлечь за собой большие проблемы с инвесторами, налоговой и не только.
- Усложняется контроль сотрудников.
Поэтому руководители начинают поиск эффективных инструментов. По сути, необходим целый набор инструментов, которые предназначены для управления бизнес-процессами. С помощью ПО можно автоматизировать многое, связанное с документами и с работой персонала компании.
Основная цель автоматизации документооборота — оптимизировать происходящие с документами процессы. Также благодаря программам можно контролировать выполнение задач. А ещё программное обеспечение регламентирует управленческую деятельность как таковую. Разные электронные системы имеют разный функционал с различными опциями контроля документации. Существуют системы, в которые могут быть включены возможности организовать контроль за удалённой работой, что сейчас довольно актуально.
Возможный функционал автоматизированных систем контроля документов
Это могут быть современные системы с внушительным набором функциональных возможностей, которые будут использоваться для регулирования процессов и управления документами. Они позволят сотрудникам работать как единой команде, позволяя при работе в системе:
- Организовать движение электронных документов.
- Автоматизировать процесс работы с документацией компании.
- Контролировать осуществление задач.
- Регламентировать управленческие процессы фирмы.
При автоматизации могут быть основные типовые процессы, связанные с документами:
- Согласование.
Позволяет проводить документ по разным лицам.
- Утверждение.
Также можно присвоить соответствующий статус.
- Регистрация.
Касается процедуры регистрации в разных системах.
- Рассмотрение.
Подразумевает возможность внесения правок или же создания новых документов по поводу документов.
- Исполнение.
Большие возможности по контролю.
- Ознакомление.
Позволяет понять, что собой представляет конкретный документ.
- Приглашение.
Даёт возможность установить контакты.
- Составные процессы.
Отдельные этапы.
- Комплексный процесс.
Актуально для работы над договорами, например.
Заказать услугу автоматизации документооборота 1С
Для каждого процесса можно выстроить свою карту, по которой и будет проводиться соответствующая работа. Причём настройку можно провести с учётом особенностей компании в каждом процессе и на каждом этапе. Команда специалистов 1С компании «АйТи-Консалтинг» поможет реализовать автоматизацию документооборота и обучить сотрудников работе в системе.