Описание услуги
Управление документами в 1С
Хорошая автоматизация контроля документации даст возможность оформить документы по фирменным стандартам конкретной компании. Для этих целей должны быть определённые бланки и шаблоны. У пользователя будет возможность следить за версией каждого документа. Также можно будет контролировать то, насколько качественно он был подготовлен. Отсканированные документы попадут в единую базу. Но можно также посредством инструментов некоторых ПО когда угодно отследить местонахождение любого документа.
Пользователь, находясь в системе, сможет отослать какой угодно документ на правку, согласование, ознакомление, утверждение, исполнение. Плюс можно контролировать то, как именно распоряжение выполняется.
Учёт входящей и исходящей корреспонденции
Определенные программные продукты 1С дают возможность начать сортировать входящие, а также исходящие документы. Они находятся в соответствующих журналах. Быстрый поиск настроен так, что всё отыскать можно буквально за несколько секунд. Плюс можно запустить любой процесс по самому документу: отослать его, распечатать и прочее.
Просмотр довольно легко настраивается:
- Список;
- Группировка по отправителю;
- По виду документа.
Есть настройка прав доступа. Это означает, что у сотрудников будет возможность своими силами настраивать порядок колонок списка, состав и оформление.
Контроль и исполнение документов в 1С: Документооборот
В некоторых программах 1С к любому документу можно прикрепить ответственного сотрудника. Он будет контролировать процессы по работе с этим документом и его движением, например, не вернули ли его, у кого сейчас находится договор на подписании и т.д.
У каждого документа может быть статус, который отражает его текущее состояние внутри системы. Например, в 1С: Документооборот предусматривает 5 статусов:
- Согласование.
В этом случае может быть статус «Не согласован», «Согласован» и «На согласовании».
- Утверждение.
По аналогии с предыдущим пунктом.
- Рассмотрение.
Всего 2 статуса — «На рассмотрении» и «Рассмотрен».
- Исполнение
Статусы: «На исполнении» и «Исполнен».
- Регистрация
Статусы: «Проект» (начальная стадия), «Не зарегистрирован», «Зарегистрирован» или «На регистрации».
Может быть возможность поменять статус документа ручным образом. Ещё один вариант — настройка автоматического изменения. Если есть такая потребность, можно установить запрет на измену статусов вручную. Благодаря этому количество ошибок в работе сократится.
Электронная подпись
Без электронной подписи организовать электронный документооборот невозможно. В данном случае возможно 3 варианта:
- Простая подпись.
- Усиленная.
- Квалифицированная.
2 последних варианта подойдут также и для шифрования файлов. Подпись в документ внедряется автоматическим образом.
Процесс Согласование
Может затрагивать как документы, так и файлы. Возможно 3 варианта согласования:
- Все сразу.
То есть работа с документами проводится одновременно несколькими лицами, по сути, параллельно.
- Поочерёдный вариант.
В данном случае важна последовательность.
- Комбинированный вариант.
Смешано первое и второе.
В качестве согласующего можно взять определённую должность или просто пользователя. Результатом такого сценария должны быть 3 любых варианта решения:
- Согласовано.
Тут всё понятно.
- Согласовано с замечаниями.
Комментарии и замечания должны быть указаны.
- Не согласовано.
Можно обозначить причины.
Подпись документа возможна с применением ЭЦП.
Согласование договоров в программе 1С: ДО
Благодаря программным продуктам можно будет быстро и довольно легко создавать договоры, а также проводить их по всем этапам согласование. Для этого различные программы могут позволять подготовить нужные шаблоны. Автоматизация может дать возможность запустить и начать отслеживать процессы по исполнению, согласованию и подписанию договоров. У автора документа появится возможность следить за тем, как исполняются задачи.
Разные системы могут поддерживать следующие процессы:
- Подготовка договора.
- Согласование соглашения.
- Контроль за возвратом переданных экземпляров.
- Учёт срока действия.
- Учёт сопроводительных документов.
- Исполнение обязательств.
- Расторжение или внесение правок, дополнений.
Некоторые программные продукты способны автоматически продлевать договор, следить за моментом передачи контрагента и контролировать сроки выполнения соглашения по стадиям.
Процесс Рассмотрение
Рассмотрение используется для документов, от которого нужна резолюция ответственного лица. К примеру, это может быть коммерческое предложение или записка в служебных целях. Исполнение возможно следующими образами:
- Лично направить на исполнение.
В этом случае можно выбрать исполнителей, указать сроки, а также задания к исполнению.
- Внести текстом резолюцию.
Дальше инициатор рассматривает всё ручным способом, а потом назначает исполнителя.
- Лично отослать на ознакомление.
В этом случае устанавливаются сроки и перечень лиц.
Завершение процесса происходит, когда у документа возникает статус «Рассмотрено». В него нужно внести резолюцию. При необходимости можно задействовать ЭЦП.
Процесс Исполнение
1С: Документооборот предполагает, что данный процесс может быть использован в программе для поручений или документов. Успех исполнения будет оценивать проверяющее лицо, если оно обозначено. Есть 3 сценария:
- Все сразу (Параллельное исполнение).
- Поочерёдно.
- Смешано.
Срок можно установить единый для всех исполнителей. Но можно также выбрать персонально для каждого. Есть ещё один вариант — общий срок для всех и персональный — для некоторых лиц.
Встроенная почта
Программа даёт возможность работать с почтой, находясь в системе. Всё — в одной базе, причём у вас ещё и будет удобный современный интерфейс. Доступно подключение нескольких почтовых ящиков одновременно.
Из электронной почты доступна постановка задач как себе, так и сотрудникам. Можно также просматривать данные по документам, закреплять письма по поводу документов или задач. Отправка документов происходит за пару кликов.
Возможности встроенной почты:
- Автоматическая обработка входящей корреспонденции.
Это довольно удобно, когда речь идёт о значительном количестве данных.
- Отправка парой кликов писем, которые не нужны, в спам.
- Формирование автоматических ответов.
Заметно ускоряет процесс.
- История переписки.
- Привязка писем к отдельно взятым документам.
- Организация поиска писем внутри системы.
- Контроль отсылки писем.
Заказать услугу автоматизации документооборота с 1С: Документооборот
Команда специалистов 1С компании «АйТи-Консалтинг» внедрит и настроит широкий функционал, который охватывает большое количество разных видов документов, проектов, всевозможных бизнес-процессов. Причём это оптимально подойдёт как небольшой команде, так и компании среднего размера с уже значительным штатом. Эксперты подготовят план внедрения, составят ТЗ с этапами процесса, обучат сотрудников организации работе в системе.