Автоматизация казначейства 1С с 1С: ERP Управление предприятием

1. Общее построение планов по расходам и доходам компании. Это позволяет сделать финансовую ситуацию управляемой.
2. Контроль за денежными средствами, их наличием в кассе, отсутствием кассовых разрывов, что имеет принципиальное значение.
3. Отслеживание целевого применения денежных средств. В особенности важно, чтобы это соблюдалось в отношении целевых кредитов, поскольку от этого напрямую зависит вероятность получения новых займов.
4. Расчёты с использованием иностранной валюты. Это важно для всех предприятий, а не только для тех, кто ориентирован на ведение внешнеэкономической деятельности.
5. Отражение операций, которые связаны с распоряжением наличными или же безналичными средствами. Такая фиксация в базе особенно важна для создания отчётности для ФНС РФ.
6. Контроль за выполнением взаиморасчётов. Отслеживание таких операций позволяет избежать провисаний, что имеет принципиальное значение в тех ситуациях, когда речь идёт о большом количестве контрагентов.
7. Операции с подотчётными лицами. Здесь тоже нужна своя система мониторинга.
8. Учёт заимствований в любой форме, а также отдельно мониторинг кредитов и депозитов.
9. Осуществление других действий, если в них возникнет необходимость.

Платёжный календарь — это важный инструмент блока казначейство в программе 1С: ERP. С его помощью:

1. Доступно управление денежными потоками по графику. Можно привязать осуществление платёжек, разных переводов к определённым датам.
2. Создание графиков для проведения обязательных выплат.
3. Контроль за выполнением обязательств перед кредиторами и различными фондами.

В 1С: ERP создание календаря происходит автоматическим образом. Для этого необходимы только данные о предположительных оплатах, которые поступают от клиентов. А ещё для формирования такого документа требуются сведения по поводу выплат поставщикам. Плюс учитываются иные расходы и поступления. Благодаря календарю возможности пользователя расширяются. С его помощью можно:

1. Оформить заявки на займы или же на внутреннее перемещение разных средств.
2. Принять решение по поводу возможных обеспечениях запросов по поводу разных расходов предприятия.
3. Проанализировать информацию в связи с остатками на счетах. Этот анализ создаётся на базе сведений по поводу подразумевающихся расходов и поступлений.
4. Принять решения в связи с перемещениями денежных средств, которые могут происходить между расчётными счетами и кассами.
5. Согласовать заявки с обозначением точных сроков выполнения оплат и источником расходов средств (касса, банковские счета и многое другое).
6. Принять решение по поводу важности поступления дополнительных средств.

Программа при создании платёжного календаря и при заполнении его сведения проверяет выполнить автоматически. Это позволяет установить кассовые разрывы. И для их избежание производится перепланировка выплат, условий, на которых привлекаются клиента или же осуществляется реализация продукции.

Конкретному подразделению в процессе работы могут потребоваться денежные средства в связи с осуществляемыми расходами. Ведение отчётности может потребовать оформления заявки. Возникает вопрос: как именно она должна быть подготовлена? По существу вопроса, речь зашла о документе, который фиксирует намерения в отношении проведения расходов. В базу нужно внести описания, которые будут целиком определяться подразумевающимися операциями. А управлять заявками нужно через присвоение статусов и их смену у конкретного документа.

Программа позволяет контролировать определённые виды операций:

• предоставление денежных средств подотчётным лицам;
• выплата кредита;
• таможенные платежи;
• возврат финансовых средств клиенту;
• выплата поставщикам;
• оплата товаров, услуг или же работ другим предприятиям или юридическим лицам (в любом случае);
• иные расходы.

Использование заявки позволяет решать ряд задач:

1. Установить, какие именно возникли потребности в денежных средствах со стороны отделов компании.
2. Создать платёжный календарь.
3. Планировать расходы денежных средств.
4. Предотвращать осуществление выплат, которые заранее не были согласованы.
5. Контролировать объём расходов.
6. Фиксировать распределение денежных средств по различным счетам.
7. Показывать потребности по выплатам в соответствии с законодательными требованиями.
8. Контролировать целевое расходование средств, которые были выделены подразделению, компании, конкретному ответственному лицу.
9. Следить за выполнением лимитов.

Особое внимание нужно уделить инструментам контроля. Для достижения соответствующих целей нужно использовать различные инструменты. Они позволяют:

1. Зафиксировать сумму, выделенную непосредственно на расходы. Это само по себе довольно мощный инструмент.
2. Установить лимит по расходам, если будет такая необходимость.
3. Зафиксировать предельный объём доступных для расходования средств. Это касается буквально каждой конкретной статьи.

Работать с лимитом может проводиться всей организацией и в целом, и каждым отдельно взятым подразделением (филиал, отделение и т.д.). В процессе согласования ПО даёт возможность в первую очередь проверить, насколько превышен лимит (если превышен). Это имеет принципиальное значение, когда речь заходит о крупной компании. Там деятельность различных подразделений не будет между собой до конца согласована.

Иногда требуется всё же превысить лимит. В этом случае при оформлении заявки такой факт нужно обозначить в примечании. И специально для этого программа позволяет прямо в процессе указать признак «Сверх лимита». Это необходимо, помимо прочего, для контроля.

Отчёт довольно важен. Он помогает увидеть лимиты по расходам, а также проследить за осуществляемыми по факту расходами. Также благодаря отчёту можно гарантировать проведение контроля за движением денежных средств по различным статьям. Это же актуально и в отношении превышения лимитов по ним.

Необходимо отметить, что оставаться в рамках бюджета для большинства компаний важно. Поэтому принципиально разобраться с тем, когда актуально применение инструментов лимитирования. Программа позволяет работать с ними в тех случаях, когда проведение финансового планирования выполняется без применения бюджетирования. А вот если она используется, вполне реально получить доступ к наращиванию возможностей по контролю за лимитами в отношении дополнительной аналитики. Она носит вспомогательный характер. Речь идёт об аналитике по партнёру, по договорам и по иным моментам.

Всё перечисленное работает и в отношении периодов, которые могут делиться по следующим временным промежуткам:

• неделя;
• месяц;
• квартал;
• годы.

Учёт производится с помощью кассовых ордеров. Использование рабочего места для обработки приходных кассовых ордеров означает возможность получить доступ к списку распоряжений. Это актуально в отношении прихода денежных средств. Это позволяет существенно облегчить решение задач в области создания приходных ордеров. И всё перечисленное справедливо также в отношении выполнения хозяйственных операций самого разного вида, например:

1. Возврат средств от поставщиков или же от подотчётных лиц.
2. Поступление средств от компаний, клиентов или от ККМ.

Данная операция подлежит тщательной проверке. Поэтому к ней нужно подходить осторожно. В частности, при оформлении выдачи наличности необходимо использовать рабочее место. Для этих целей необходимо применить список распоряжений. Он нужен для получения сведений, которые впоследствии требуются для формирования расходных ордеров по различным видам хозяйственных операций. Все обозначенные данные указаны в расходных ордерах.

Бывают следующие виды хозяйственных операций:

• оплата поставщикам;
• возврат средств клиенту;
• выдача наличности прямо в кассе;
• выдача средств подотчётному лицу;
• прочее.

Большое значение имеет наличие какого-то основания для выдачи средств, что должно быть закреплено в самой базе. Для этого используется документ — заявка на расходование денежных средств. Но проводить операцию таким образом можно лишь при использовании заявки как инструмента планирования или как объекта расчёта.

С помощью программы можно оформлять такие операции:

1. Перемещение денежных средств между кассами предприятия и операционными кассами.
2. Осуществление инкассации денежных средств. Происходит в виде наличных денег.
3. Конвертация необходимых средств.

Стоит отметить, что любые операции с ККТ должны соответствовать требованиям законодательства.

Большое значение имеет грамотное отражение инвентаризации. Для этих целей обычно применяют подходящий инструмент. Он называется «Инвентаризация наличных денежных средств». Его использование позволяет:

1. Продемонстрировать как фактические денежные остатки, так и учётные.
2. Показать недостачу или же излишки.
3. Оформить акт по итогам проведения операции.

Программа позволяет создавать по каждой компании или подразделению кассовую книгу. Анализ данных и контроль за движением денежных средств организация может выполнять через отчёты согласно следующему:

• формирование ведомостей;
• движение денежных средств;
• контроль операций.

Программное обеспечение позволяет обеспечить ведение одновременно нескольких банковских счетов. И это срабатывает даже тогда, когда подобные счета открыты ещё и в иностранных банках.

Для работы с безналичными платёжками подойдёт универсальное рабочее место. Его название — «Безналичные платежи». Взаимодействие с ним позволяет провести разнообразные операции, касающиеся поступлений и списания денежных средств. Всё это затрагивает расчётный счёт компании. А ещё «Безналичные платежи» помогают фиксировать регистрацию указанных платежей в банковской выписке согласно расчётному счёту.

Помимо прочего, программа позволяет закрепить всё посредством документа, который называется «Поступление безналичных денежных средств». С его помощью можно отразить приход денег. Указанные документы позволяют зафиксировать такие действия:

• приход оплаты от клиента или от других компаний;
• сдача наличных средств в банк;
• погашение заимствований от контрагентов;
• иное.

Обратите внимание на документ «Списание безналичных денежных средств». Он позволяет произвести соответствующую процедуру. С его помощью можно зафиксировать такие типовые операции:

• выдача средства подотчётному лицу;
• таможенные платежи;
• таможенные платежи;
• другие расходы.

Программное обеспечение оснащено сервисом, позволяющим передавать данные в электронном виде в банке. Это платёжные документы, причём те, по которым можно отследить движение денежных средств. И они, как правило, списываются с расчётных счетов компании. Возможно и обратное движение. Причём уже автоматически. Причём фиксация происходит с помощью выписок с расчётного счёта.

Передача платёжной документации осуществляется следующими документами:

1. Файл 1С: Предприятие. «Клиент банка».
2. Дальше осуществляется передача посредством выгрузки платёжных документов в сам файл.
3. Следующим этапом происходит выгрузка данных в модуль «Клиент банка».

При проведении указанной операции файлы загрузки и выгрузки можно даже не указывать. Вместо этого существует и другой вариант — уточнить файлы при осуществлении обмена с банком.

Передача данных также возможна с активным использованием формата международного образца DirectBank. С его помощью можно производить обмен напрямую.

DirectBank известен как наиболее практичный, а также безопасный способ обменяться данными. При совершении самой процедуры платёжки попадают напрямую в компанию. При этом производить выгрузку-загрузку не требуется. Базовые преимущества:

1. Для управления счетов не нужно применять систему «Клиент банк».
2. Уровень безопасности возрастает. И прямо в системе 1С можно подписать все документы.
3. Отсылка документации и получение выписки из банка осуществляется всего лишь одной командой.
4. Применение пользовательского интерфейса для руководства счетами, которые можно открыть в различных банках.
5. Предусмотрена возможность прямо обмениваться с финансовой организацией сведениями по валютным операциям, загружать и выгружать разные документы.

Использование указанного режима происходит в интересах данного клиента. Но работать с DirectBank или нет — каждый решает самостоятельно.

Валютный контроль без использования необходимых инструментов невозможен. Это актуально как в отношении поступления денежных средств, так и в отношении их непосредственного списания. И последнее особенно актуально в адрес операций, которые производятся в иностранной валюте.

Методологию проведения обмена данными по операциям, которые осуществляются в иностранной валюте, построили на законодательстве, связанном с вопросами валютного регулирования и контроля. А выгрузка непосредственно выписок и платёжных документов осуществляется с использованием инструмента «Безналичные платежи».

ПО даёт возможность вести учёт денежных средств, выданных подотчётному лицу. Также происходит поддержка работы с наличностью и с безналичными средствами. Программа позволяет выполнять целый ряд операций с подотчётными лицами:

1. Оформлять командировочные и другие расходы.
2. Обосновать расходы подотчётного лица. Это происходит благодаря созданию документа «Авансовый отчёт». Благодаря этому документу можно отслеживать сумму расходы или же перерасхода денежных средств, выданных в подотчёте.
3. Проводить закупки товарных и материальных ценностей.

Контроль авансов, которые выданы подотчётному лицу, очень важен. Для этих целей можно работать с целым перечнем отчётов:

1. Контроль операций, осуществляемых с денежными средствами.
2. Мониторинг авансов, которые предоставляются подотчётному лицу.
3. Отслеживание остатков задолженностей.
4. Перерасход денежных средств подотчётным лицом.
5. Проведение целевых закупок.
6. Анализ суммы авансов (они могут быть задействованными или возвращенными) подотчётным лицам.

ПО даёт возможность распланировать осуществление командировок сотрудникам предприятия. С помощью программы можно принять во внимание расходы, выполнить интеграцию с Smartway. Следовательно, можно будет забронировать трансферы, билеты, отели. Плюс доступна работа с авансовыми отчётами. И в процессе бронирования в Smartway формируется пакет документов. Он даёт возможность подгружаться в систему так, чтобы в дальнейшем можно было работать с документами.

У каждой компании в процессе деятельности есть возможность столкнуться с денежными документами. Речь идёт о следующем:

• путёвки;
• авиабилеты;
• талоны на ГСМ и прочее.

Собственно, денежный документ удостоверяет проведение оплаты и наличие прав на получение работ или же услуг в дальнейшем. Создание платёжных документов зачастую происходит на бланках строгой отчётности.

У 1С предусмотрено рабочее место «Денежные документы». Оно даёт возможность выполнять следующее:

1. Контролировать денежные средства, а также их остатки.
2. Осуществлять оформление операций, которые связаны с движением денежных средств.
3. Управлять взаиморасчётами.

Взаиморасчёты оформлены в качестве отдельно взятой подсистемы. Она нужна для анализа взаимных обязательств, затрагивающих предприятие, а также его контрагентов. С помощью этой подсистемы можно:

1. Учитывать задолженность согласно ведению бухгалтерской отчётности, по плану и по факту. Причём та должна находиться под контролем постоянно.
2. Производить взаиморасчёт с детализацией по объектам расчётов.
3. Формировать акты сверки, а также выполнять по ним согласование.
4. Фиксировать операции по взаиморасчётам, а также по списанию задолженности.
5. Применять разные валюты при выполнении взаиморасчётов.
6. Осуществлять анализ расчётов.
7. Вести управленческий или же регламентный учёт. Возможность разделять взаиморасчёты в отношении партнёров пригодится, если в таком качестве выступает корпорация, состоящая из нескольких юридических лиц.
8. Определять, какая именно задолженность оказалась в роли просроченной.
9. Выполнять другие операции.

Обратите внимание на условия осуществления расчётов. Это:

• валюта;
• порядок выполнения платежей;
• детализация расчётов.

В теле договора обязательно нужно зафиксировать все условия. А если к нему не будут прибегать, то закреплять их надо в соглашении.

Возможны следующие варианты детализации:

1. По договорам. Общий контроль.
2. По заказам. Контроль по каждому. Оплату можно распределить по заказам, которые автоматически засчитываются по накладным, сформированным в рамках таких заказов.
3. По расчётной документации. Контроль происходит по накладным, а сами платежи нужно формировать с привязкой к ним.
4. Долг по накладным и аванс по договорам или по заказам. Детализация помогает заполучить данные о состоянии расчётов. Можно управлять платежами и распределять их.

Порядок произведения оплаты устанавливают по графику платежей. А конкретный способ формирования устанавливают благодаря детализации расчётов.

У программы предусмотрена подсистема, которая предполагает проведение специальных расчётов. На их основании можно анализировать данные по актуальному состоянию взаиморасчётов. Что актуально также и в отношении общей суммы долга, и задолженности. Плюс важно не забывать контролировать просрочки. А ещё нужно следить за оплатами (суммы отгрузки и получения).

Мониторинг облегчают отчёты по:

• долгам (отдельно — задолженность по срокам);
• сверка по расчётам;
• ведомость с расчётами по клиентам;
• иное.

Формировать отчёты по кредиторской или же по дебиторской задолженности можно по разным интервалам указанной задолженности. Причём для этого стоит использовать инструменты самой программы. Для достижения задачи есть такие возможности:

1. Применять стандартный интервал. Обычно работа с ним идёт по умолчанию.
2. Устанавливать собственные интервалы задолженности. По ним планируют предоставлять данные в отношении долгов.
3. Осуществлять анализ ситуации по сформированной задолженности на основании данных по поводу интервалов.

Грамотно проведённое исследование имеет большое значение. Провести анализ можно на основании таких отчётов:

1. Дебиторская задолженность клиентов по поводу сроков. Она даёт возможность следить за состоянием задолженности, анализировать клиентов с предельно высоким уровнем просрочки по интервалам.
2. Кредиторская задолженность. Она формируется в отношении поставщиков по срокам. Позволяет отслеживать состояние задолженности, её размеры, длительность просрочки. Предусмотрено деление по интервалам.
3. Досье партнёра. Но его используют только тогда, когда есть всего лишь вариант классификации задолженности.

Также программа позволяет обрабатывать данные в виде диаграмм или таблиц.

С помощью программы можно провести операции по взаимному списанию дебиторской и кредиторской задолженности. Причём есть возможность обработать несколько партнёров одновременно. И можно отразить несколько операций сразу:

1. Перенос долга или же аванса клиента. Данная операция осуществляется для переноса авансов или же долгов с нескольких объектов на один.
2. Проведение переноса аванса или долга поставщику. В данном случае всё аналогично.
3. Выполнение взаимного расчёта по поводу встречных обязательств. Применяется для осуществления зачёта задолженности контрагента в качества клиента и поставщика.
4. Взаиморасчёт в произвольном порядке. Его применяют для осуществления переноса аванса, а также долга с нескольких объектов на ряд других.

В программе предусмотрена возможность зафиксировать операцию по списанию долгов, создаваемых при формировании хозяйственных операций между компаниями и её клиентами или поставщиками.

Речь идёт о специальном взаиморасчёте, который нужен для закрепления состояния. Они могут проходить между компанией и юридическим лицом партнёра за конкретный промежуток времени. Взаиморасчёт можно проводить с детализацией, осуществляемой по объектам расчётов и по партнёрам. Указанный отчёт позволяет проводить анализ сверок и достать информацию о том, имеются ли какие-то расхождения между сведениями клиента и тем, что указано в базе.

Программа позволяет во всех перечисленных случаях осуществлять учёт. И он может быть довольно детальным. Для соответствующих целей в системе 1С был сформирован целый ряд инструментов:

1. Анализ обязательств по кредитам.
2. Ведение графика отчислений и начислений по кредитам и депозитам.
3. Произведён расчёт ежемесячных выплат комиссий и процентов по договорам. Плюс всё это закрепляется внутри системы.
4. Регистрация договоров по кредитам и депозитам. Во внимание при этом принимаются параметры погашения кредитов, а также начисления процентов. Всё это актуально и в отношении комиссий по конкретному договору.
5. Можно завести первоначально остатки по договорам кредитов или депозитов.

В программе предусмотрена возможность вести учёт с применением разнообразной графики. Она нужна, чтобы можно было выстроить прогноз движения денежных средств. Разные варианты графиков можно будет создать вручную. Также ещё одним решением является загрузка в информационную базу, происходящая из внешнего файла.

Сведения по графикам могут стать источником формирования заявок на расход денежных средств. Аналогично по начислению расходов или доходов в связи с процентами или по комиссии. И ПО позволяет закрепить следующий перечень начислений:

• депозиты;
• заимствования;
• выданные кредиты.

Через программу можно внести корректировки по займам и кредитам:

1. Начислить долг или списать его, принимая во внимание статьи расходов или доходов. А ещё можно учесть как активы, так и пассивы компании.
2. Закрепить взаиморасчёты. Есть возможность перевода долга в кредиторскую задолженность и осуществление обратной процедуры. Причём идёт списание суммы при использовании промежуточной статьи пассивов и активов.

ПО позволяет фиксировать операции по эквайрингу. Довольно много инструментов предоставлено в отношении торговли через интернет. Например, можно производить расчёт, используя банковскую карту или электронную платёжную систему. При этом информация о том, что оплата была произведена, выгружаются прямо с сайта. А дальше все сведения попадают в учётную систему.

Применение эквайринговых терминов не является при этом обязательным. А описание их работы (детальное) можно увидеть в тексте соглашения.

Проведение расчёта платёжными картами выполняется с уточнением договоров эквайринга. Также происходит работа с соответствующими терминалами. Но данные последних сначала нужно зафиксировать в системе в качестве подключаемого оборудования. А ещё всё это нужно подсоединить к рабочему месту кассира (РМК).

Терминалы могут работать автономно. При этом наличие автоматической связи между ними и рабочим местом кассира не является обязательным.

Среди предоставляемых возможностей стоит перечислить следующее:

1. Выполнение возврата денежных средств в отношении операций эквайринга.
2. Автоматическая загрузка отчётов банка по поводу соответствующих операций.
3. Сверка итогов по эквайрингу.
4. Регистрация в системе отчёта по платежам.
5. Получение зачислений платежей общей суммой. При этом нужно отнять комиссию.

Программа даёт массу инструментов. И умение пользоваться ими позволяет без особого труда добиться финансовой прозрачности и управляемости.

Сертифицированные специалисты компании «АйТи-Консалтинг» проведут аудит существующей в организации системы, внедрят, настроят и обучат применению новых программных возможностей.