Инвентаризация основных средств в 1С с использованием ТСД

Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования «Детский оздоровительно-образовательный центр имени А. Матросова». Центр занимается программами детского оздоровительного и образовательного отдыха с круглосуточным пребыванием.  Учредителем и собственником имущества Центра является городской округ город Ярославль. Функции и полномочия учредителя Центра от имени города Ярославля осуществляют Департамент образования мэрии города Ярославля.

До старта проекта

В 2024 году Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования «Детский оздоровительно-образовательный центр имени А. Матросова» обратилось к нам с актуальной проблемой: сотрудники сталкивались с большими трудозатратами и временными потерями при ежегодной инвентаризации основных средств, которую проводили накануне составления годовой отчетности.

Традиционные методы “ручной” инвентаризации отличались низкой эффективностью и сопровождались рядом серьезных недостатков:

• Длительность процедуры: Инвентаризация проводится ежегодно и занимает продолжительное время.

• Физический осмотр большого числа объектов: Требуется осмотр каждого объекта лично сотрудниками.

• Высокие риски ошибок: Возможны дублирование записей, пропуски или неверное присвоение инвентарных номеров.

• Отсутствие оперативного обновления данных: Нет возможности оперативно получать актуальные сведения о местонахождении и состоянии объектов.

• Трудности отслеживания внутренних перемещений: Невозможно эффективно контролировать перемещение материальных ценностей внутри учреждения.

• Невозможность быстрой сверки: Фактическое наличие объектов сложно сопоставлять с данными бухгалтерского учета.

• Медленная подготовка отчетности: Процесс формирования отчетов затягивался, что негативно сказывалось на качестве предоставляемой информации.

Эти проблемы приводили к росту операционных расходов и снижению общего уровня эффективности учреждения.

Цель проекта - автоматизация процесса инвентаризации основных средств учреждения, для повышение точности учета.

Ключевая задача - полностью отказаться от бумажных ведомостей, ускорить процесс инвентаризации и исключить ошибки.

Решение

Проведение инвентаризации основных средств (ОС) очень трудоемкий процесс, а порядок ее проведения строго регламентирован.

Основное средство — это имущество (недвижимость, оборудование, техника и т.д.), которое организация использует более 12 месяцев. ОС это активы, обладающие одновременно несколькими признаками:

• имеют материально вещественную форму;

• предназначены для использования при производстве и/или при продаже продукции, товаров, при выполнении работ, оказании услуг, для охраны окружающей среды, для предоставления за плату во временное пользование, для управленческих нужд. А если речь идет о некоммерческой организации, то объект используется для достижения целей, ради которых создана организация;

• планируется, что активы будут использоваться более 12 месяцев или более обычного

• операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

• активы способны приносить организации экономические выгоды в будущем. А в

• некоммерческой организации активы призваны обеспечить достижение поставленных при

• создании этой организации целей.

Жизненный цикл основных средств на предприятии обычно включает следующие этапы: поступление (приобретение), участие в производственном процессе, перемещение внутри предприятия, ремонт (модернизация), сдача в аренду, инвентаризация, выбытие. В соответствии с этим циклом и ведется учет основных средств на предприятии.

Чтобы упростить процесс инвентаризации специалисты ООО “Айти-Консалтинг” предложили клиенту воспользоваться терминалом сбора данных (ТСД).

Автоматизация процесса инвентаризации предусматривает комплексный подход, основанный на следующих элементах:

• Штрихкодирование основных средств учреждения. Каждое основное средство получает уникальный идентификатор, нанесенный в виде легко читаемого штрих-кода.

• Применение специализированных мобильных терминалов сбора данных (ТСД) для сканирования штрих-кодов. Мобильное устройство с функцией сканера штрих-кодов, позволяющее мгновенно вносить информацию в центральную базу данных.

• Использование принтера для печати наклеиваемых этикеток. Устройство, предназначенное для нанесения устойчивых самоклеящихся этикеток с индивидуально присвоенным кодом каждому объекту.

• Интеграция с программный продуктом 1С:Бухгалтерия государственного учреждения для фиксации изменений в учете.

Необходимое оборудование 

• Мобильный терминал АТОЛ SMART.Lite: Android 7.0, 2D Imager, 4”, 2Гбх16Гб, Wi-Fi b/g/n, 5200 mAh, Blu

• DM.Invent - LifeTime - специализированное программное обеспечение к терминалу сбора данных

• Термотрансферный принтер этикеток TCS TE 200

• Весовая лента (термоэтикетка) 58*30 ЭКО чистая

Нами подобраны точные размеры 58x30, которые подходят для указанного принтера. Этикетки отличаются наличием дополнительного защитного слоя, который повышает стойкость этикетки к воздействию внешних факторов – низких температур, механических воздействий, влажности.

Процесс инвентаризации организован последовательно и состоит из нескольких этапов:

1. Формирование базы данных основных средств.

В программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения создается перечень всех объектов, подлежащих инвентаризации. Для каждого объекта генерируются уникальные штрих-коды, формирующие основу идентификации.

2. Создание и печать штрих-кодов.

Штрих-коды размещают на специальных этикетках, изготовленных на принтере TCS TE 200. Этикетки имеют прочный защитный слой, гарантирующий долговечность маркировки, и крепятся непосредственно на объекты.

3. Настройка мобильного оборудования.

Следующим этапом становится настройка мобильного терминала сбора данных (ТСД) и специализированного программного обеспечения DM.Invent, предназначенного для учета основных средств на мобильных устройствах. Настраивается передача данных между учетной системой 1С:Бухгалтерия государственного учреждения и DM.Invent.

• DM.Invent позволяет учитывать основные средства в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения, выгружать документы инвентаризации на ТСД, а также проводить списания и перемещения на основе результатов инвентаризации, указывая причину и прикрепляя фото повреждений.

4.Сбор данных (проведение инвентаризации).

Сотрудник с ТСД проходит по объектам инвентаризации, считывая штрих-коды с помощью встроенного сканера. Информация накапливается локально и впоследствии загружается в основную систему одним пакетом.

Важная особенность программы DM.Invent - работа в offline-режиме, т.е. полная независимость от постоянного интернет-подключения.

5. Обработка данных.

Собранные данные обрабатываются в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, проверяются возможные расхождения. Итоги инвентаризации сводятся в детализованный отчет, который доступен руководству и сотрудникам бухгалтерии для анализа и принятия решений.

Внедрение новой технологии позволило достичь значительного прогресса:

• Сокращение времени на проведение инвентаризаций - на 70%.

• Повышение точности и достоверности учетных данных.

• Минимизация ошибок и человеческих факторов в процессе ведения учета.

• Упрощение процедуры контроля над перемещением и состоянием основных средств.

• Увеличение уровня ответственности сотрудников за сохранность и использование имущества благодаря индивидуальному закреплению объектов за ответственными лицами.

• Улучшение качества отчетности перед контролирующими органами.

Таким образом, автоматизированная инвентаризация обеспечила большую эффективность и прозрачность процессов управления имуществом муниципального учреждения.