Автоматизация учета в ЯГМУ на базе 1С Университет ПРОФ

ФГБОУ ЯРОСЛАВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (ЯГМУ) - является одним из ведущих вузов  Ярославской области, готовит врачей, провизоров, клинических психологов, биохимиков.

По программам высшего образования в ЯГМУ обучаются более 3500 человек, почти 67% из них — на бюджетной основе. Многие абитуриенты зачисляются сюда по целевой квоте.

В ЯГМУ работает около тысячи преподавателей. Почти 73% из них имеют ученые степени. Среди преподавателей заслуженные врачи РФ, заслуженные работники здравоохранения РФ, практикующие врачи.

До старта проекта

Предпосылками для внедрения «1С:Университет ПРОФ» были:

• Технологически устаревшая автоматизированная система – учёт велся в разных системах не взаимосвязанных друг с другом: MS Excel с поддержкой VBA. (документ аттестационная ведомость), LMS Moodle (интерактивные курсы для образовательных программ), 1С Документооборот (хранение всех документов: приказы, ведомости), СУБД типа -- Microsoft Office Access (учет движения контингента студентов, учет проживания в общежитиях), Microsoft Sharepoint (учет движения контингента студентов)
• Регулярные ошибки работы существующей информационной системы: Дубликаты объектов метаданных, не было единой синхронизации объектов метаданных, ошибки ведения учета приказов, отсутствовали типовые отчетные формы.
• Отсутствие единого источника хранения и учета данных. Это мешало прежде всего взаимодействию этой распределенной системы с внешними ИС такими как: ФИС ГИА и ПРИЕМА, Суперсервис Поступление в вуз онлайн, ФИС ФРДО, ГИС ЦОС и др.
• Высокая стоимость содержания, доработки и эксплуатации существующей информационной системы. 
• Проблемы при осуществлении интеграции с другими информационными системами и базами данных, отсутствие двусторонней связи между ИС
• Необходимость единой базы, в которой будет общий учёт по данным контингента начиная с приёма документов, заканчивая выпуском.

Цели проекта

• Создание комплексной автоматизированной информационной системы на базе АИС «1С:Университет ПРОФ».
• Внедрение функциональных блоков: автоматизация приемной комиссии, управление студенческим составом, структура университета, планирование учебного процесса.
• Создание системы управления студенческим составом, обеспечивающей достижение показателей и характеристик целевой модели, интегрированной в информационное пространство вуза.
• Сокращение финансовых и временных издержек на содержание информационного пространства Заказчика.
• Перестройка и унификация управления и контроля за бизнес-процессами Университета на базе единой информационной системы.
• Организация и обеспечение единого источника данных по работе с обучающимися. 

Решение

Специалисты “АйТи-Консалтинг” предложили в качестве ядра решения поставленных целей Заказчика - «1С:Университет ПРОФ». 

Причинами выбора программного продукта стали:

• Относительно невысокая стоимость внедрения и содержания решения.
• Насыщенность рынка программистами 1С, требуемых штату ЯГМУ для обеспечения самостоятельного поддержания решения по окончанию проекта.
• Современная, динамично развивающаяся платформа 1С:Предприятие 8.
• Регулярное развитие и обновление тиражных решений, что сокращает издержки пользователя продукта.
• Гарантии фирмы «1С» по успешному исполнению проекта.

В процессе реализации проекта мы столкнулись со сложностями:

• Перенос исторических данных из предыдущей АИС.
• Возникающие методические вопросы в рамках внедрения «1С:Университет ПРОФ» - Изменение существующих бизнес-процессов в Университете.
• Отсутствие согласованности в содержании набора данных между «1С:Университет ПРОФ» и другими учетными системами.

Автоматизировано 100 рабочих мест.

В рамках проекта были выполнены следующие работы:

Подсистема “Приемная комиссия”:

• Работа с заявлениями абитуриентов: реализована схема приема документов в режиме “одного окна”. Дистанционная подача заявлений (интеграция с «Веб-абитуриент» и сопровождение взаимодействия с ССПВО Суперсервис «Поступление в вуз онлайн»).
• Обмен данными с ФИС ГИА и приема: данные свидетельств ЕГЭ проверены в ФИС ГИА и приема Завершена передача данных в ФИС ГИА и приема.
• Формирование приказов на зачисление.

Подсистема “Планирования учебного процесса”:

• Создан выверенный банк учебных планов по каждой специальности  в формате .plx (формат ГОСИНСП).
• Произведена массовая загрузка, хранение и обработка учебных планов в 1С Университет ПРОФ.
• Проведена выверка закрепления  дисциплин за кафедрами.

Подсистема “Управления студенческим составом”:

• Разработан механизм импорта аттестационных ведомостей и перезачета дисциплин для обработки данных об успеваемости.
• Внедрена электронная учебная карточка обучающегося. В ней отражаются данные о зачислении, среднем балле ЕГЭ или ВИ, финансирование, поощрениях, взысканиях, рейтинг и оценки по пройденным дисциплинам и практикам.
• Разработан и реализован механизм назначения государственной академической и повышенной государственной академической стипендии, на основе дисциплин учебного плана и успеваемости, а также государственной социальной стипендии и повышенной государственной социальной стипендии.
• Определены правила расчета размеров стипендиальных выплат (ГАС, повышенная ГАС, ГСС, повышенная ГСС).
• Созданы приказы о выплатах стипендий.
• Все приказы по движению контингента и назначениям выплат по разработанному механизму импортируются в 1С ЗКГУ (Стипендию).
• Сформированы унифицированные печатные формы документов: академическая справка, приказы по учету контингента и стипендиальные приказы, дипломы и приложения. 

Подсистема “Управления кампусом вуза (Структура университета)”

• Произведен переход от самописной базы по учету проживающих в общежитии на 1С Университет ПРОФ.
• Загрузка уже имеющихся договоров (наполнение базы).
• Проработаны ключевые поля договора найма жилого помещения для автоматического формирования печатной формы договора: созданы приказы для учета проживающих в общежитии (на заселение, перемещение, выселение), сформированы печатные формы приказов на оплату и снятия с оплаты. 
• Проработан импорт приказов на заселение и договоров на оплату в 1С Бухгалтерия государственного учреждения с учетом размера оплаты за общежития
• Внедрена обработка, автоматизирующая ежемесячные начисления за общежития обучающимся и отчет по должникам

Настроена интеграция с информационным пространством вуза (БГУ, ЗКГУ (стипендия), документооборот, ЭИОС, библиотека, Система управления доступом и кампусный проект).

Печатные формы: адаптировано более 50 печатных форм (приказы, договоры и  дополнительные соглашения к договорам, собственные документы об образовании, электронная учебная карточка обучающегося).

Отчетность: позволяет получить данные для основных отчетов (ВПО-1 и др) и отчетных форм по запросу (назначение стипендий, заселение в общежития, автоматическое формирование из системы документов абитуриентов, списков рекомендованных к зачислению, рейтинговых списков).