в 1С: Управление нашей фирмой

Финансовое планирование — это управление расходами и доходами компании. При использовании 1С: Управление нашей фирмой можно систематизировать и оптимизировать управление разных финансовыми потоками. Это позволяет, в свою очередь, увеличить общую контролируемость происходящего, уменьшить количество ошибок.

Если распределение денежных потоков и других средств происходит грамотно, то это играет на руку компании. Руководство должно знать, хватит ли у фирмы средств для реализации тех или иных денег. Это же касается и осуществление запланированных задач.

Программы 1С позволяют прибегать к разным видам планирования:

• краткосрочное;
• среднесрочное;
• долгосрочное.

Программу 1С: Управление нашей фирмой можно использовать и для этого вида финансового планирования. Оно позволяет решать стратегические задачи. Нужно отметить, что для самого планирования характерна определённая абстрактность. Само предприятие устанавливает, каких результатов оно хочет достичь через 3 года или даже через 5 лет. Естественно, эти результаты будут относительно условны, к тому же их можно и нужно корректировать по мере поступления новых данных.

Такой финансовый план нужен, чтобы понимать общую стратегию, разобраться в том, во что и как будут вкладываться средства, к чему конкретно компания непосредственно движется. При этом виде планирования во внимание принимаются текущие финансовые показатели, собственно, а не данные о расходах. Может иметься в виду следующее:

• рентабельность;
• оборачиваемость товара;
• объём чистой выручки.

Такое планирование позволяет устанавливать долгосрочные цели. Организация может запустить новый продукт. Компания получает от него доход в месяц. Дальше устанавливается цель и закладывается предполагаемый рост продажи, чтобы нарастить доход. Но в рамках краткосрочного финансового плана может быть и не указано, что именно нужно сделать для достижения такой цели. То есть задаётся в первую очередь сам вектор.

Для долгосрочного планирования характерна стратегическая перспектива, наличие некоего горизонта. Это всё может быть внесено в базу 1С в виде отдельных документов, а не конкретных решений, формул или расчётов.

Среднесрочное является чем-то промежуточным между краткосрочным и долгосрочным планированиями. Оно позволяет установить цель на полгода или год. Второе даже является более распространённым. Доходы и расходы можно прогнозировать точнее по сравнению с долгосрочной перспективой.

Предприятие может точно знать, сколько у него есть сотрудников, какой товар оно выпускает, в каком примерно хотя (в пределах «от» и «до») количестве. В итоге компания получает возможность рассчитать, сколько денег нужно заложить на выплату зарплаты и на покупку сырья.

Если в отношении краткосрочного планирования есть счета с довольно точными показателями, то у среднесрочного варианта такой конкретики будет на порядок меньше. То есть оно всё же более абстрактно.

Такое планирование нередко называют бюджетированием. Его используют, чтобы составить финансовый прогноз. Необходимо отметить, что если компания может развиваться и вообще действовать без долгосрочного финансового плана, хотя всё равно его наличие желательно, то без среднесрочного это просто невозможно. Нужно понимать, к чему именно ведёт деятельность, чтобы быть в состоянии заключать с поставщиками контракты на полгода или на год хотя бы.

Формирование финансового плана даже при всех инструментах, которые предоставляет сегодня 1С: Управление нашей фирмой, представляется довольно трудоёмкой работой. Поэтому возникает закономерный вопрос: для каких целей её необходимо выполнять? Для этого существуют следующие причины:

• Сможет ли компания взяться за реализацию того или иного проекта? Фирма не может начинать участвовать в тендере или подписывать контракт, если она не понимает, справится ли с поставленной задачей или нет.
• Возможность объединить цели и разобрать их достижение на каждом из этапов. Чтобы все члены команды понимали, к чему конкретно компания движется. То есть чтобы был общий знаменатель. Это особенно важно, когда у предприятия — несколько совладельцев (соучредителей). Наличие общего финансового плана, с которым все согласны, помогает избежать корпоративных споров и внутренних конфликтов, что очень изматывает и способно даже привести к разрушению фирмы. Заодно наличие общего плана позволяет избежать противоречий между руководителями различных отделов.
• Предприятие получает инструмент контроля. По сути, система 1С: УНФ и финансовое планирование дают возможность вместе при грамотном подходе увидеть, для чего используются конкретные финансовые потоки, достигаются ли цели и прочее. Это особенно важно, когда компания проходит этап роста, процедуру масштабирования бизнеса.

Чем сложнее задачи, которые встают перед компанией, тем важнее финансовый план. Это может касаться и внедрения новых программ 1С, особенно если предполагается кардинальное обновление всего программного обеспечения, перевод целых отделов на продукты от бренда 1С, обучение всех сотрудников (или большого количества), освоение новых конфигураций и прочее.

Но в то же время финансовое планирование должно предполагать определённую гибкость. Оно не должно подразумевать слишком большого количества отчётов, структурированности, поскольку это способно ему в большей степени помешать, начать сковывать.

Финансовое планирование может двигаться в 2 направлениях: снизу-вверх и сверху вниз. В любом случае оно проходит путь от постановки цели и до согласования всех моментов.

Движение снизу-вверх предполагает, что планирование начинают руководители конкретных отделов. А владелец компании или управляющий всем предприятием получает уже готовое решение. Начальники отделов могут собрать данные о том, сколько у них дополнительных сотрудников, которых нужно обучить или оснастить наборами СИЗ. Эти данные позволяют выстроить общий финансовый план топ-менеджменту.

Движение сверху вниз означает, что отделы получают главную цель на год - конкретные задачи и бюджет, который выделен на их решение. Руководители отделов могут составлять собственные планы. Но они должны в любом случае оставаться в рамках общего.

Можно использовать оба варианта планирования. Главное, чтобы соблюдалась последовательность:

• Руководство устанавливает главную цель.

Она может быть зафиксирована в системе 1С: Управление нашей фирмой и видна всем. Эта цель соответствует линии развития компании, её политике и философии. При этом учитываются ограничения - законодательные, рыночные, другие.

• Руководители отделов согласно цели подготавливают планы по её достижению.

Вместо руководителей отделов это могут быть конкретные ответственные лица - главный инженер, главный бухгалтер, финансовый директор, другие. Заодно на данном этапе происходит уточнение предполагаемых расходов. То есть каждый по своей линии, глава отдела или направления, составляет смету. Благодаря данным владелец компании будет видеть, что достижимо в рамках того или иного бюджета, на что именно уходят деньги.

• Объединение планов в единое целое. Сведение.

Это важный этап, который требует грамотного подхода. Но при правильной проработке можно получить общий бюджет компании на заданный период.

• Согласование плана и бюджета между руководством и отделами.

На этой стадии идеи по расходованию тех или иных средств определённым образом часто главам отделов или направлений приходится отстаивать. Нередко между ними возникает конкуренция.

• Корректировка плана, бюджета.

Этот этап не является во всех случаях обязательным, но он вполне может быть. Предполагает внесение по мере необходимости изменений в планы.

• Согласование.

На данной стадии уже происходит выход на финишную прямую. Необходимо прийти к консенсусу, чтобы готовый план устраивал в полной мере всех задействованных лиц.

• Утверждение финансового плана и бюджета.

Это завершение, которое выражается в принятии подтверждающих документов.

Единая форма финансового плана характерна исключительно для государственных предприятий (и такая форма тоже может использоваться во многом благодаря системе 1С). А вот частные организации могут самостоятельно решить, что именно будет входить в план, что касается вопросов его детализации.

Отдельные компании при формировании финансовых планов могут руководствоваться исключительно прогнозом движения средств. Если говорить о сокращенном варианте, то его называют ДДС. Это таблица, где указаны поступления на расчётный счёт и расходы. То есть можно увидеть глобальное движение финансовых потоков как таковое.

Балансовые планы

Расходы и доходы привязаны к тому периоду, в котором они должны оплачиваться и получаться. Вот почему контролировать реальную финансовую эффективность предприятия — это довольно сложная задача. Особенно, если фирма отличается большой степенью активностью.

В одном месяце фирма может совершать крупные закупки на весь год вперёд. А в следующем — только платить налоги и зарплату сотрудникам. В итоге только по одному ДДС, да ещё и за короткий срок, нельзя увидеть всю картину и составить внятное впечатление.

Стоит учесть, что данный вид отчёта особенно плохо подходит сезонному бизнесу. В сельском хозяйстве траты и поступления средств сильно привязаны к определённому времени года. И только среднесрочный финансовый план, а также данные за этот период позволят увидеть общую картину.

Поэтому чтобы картина была более точной, нужно составить ещё один план или использовать ещё одну форму — прогноз прибылей и убытков. В данном документе указаны предполагаемые расходы и доходы компании, которые могут быть выровнены по периодам. Так что и расходы, и доходы демонстрируются не общей суммой, а частями. То есть исключительно в определённом размере. Как следствие, расходы и доход должны соответствовать друг другу. И в итоге за любой месяц может быть видна полноценная финансовая картина.

Эти 2 вида отчёта (прогнозы по доходам и расходам и ДДС) должны между собой сходиться. Чтобы сверить их, нужно составить балансовый план. Речь идёт о документе, в котором на каждый месяц нужно фиксировать в системе 1С: УНФ предполагаемый список пассивов и активов компании. Причём стоимость капитала — это будет разница между активами и пассивами. И когда между прогнозами возникают расхождения, невозможно сказать, что финансовый план подготовили правильно.

То есть реалистичность сделанного финансового плана основана на 3 документах:

• ДДС;
• план прибыли и убытков;
• балансовый план.

Для составления финансового плана может потребоваться несколько способов. Однако главный — это метод финансового моделирования. Чтобы создать подходящую финансовую модель, нужно уточнить, как ключевые финансовые показатели связаны с факторами, влияющими на них. Чем крупнее предприятие, тем сложнее будет система взаимосвязей. Можно выделить периодически до 100 параметров, которые так или иначе связаны между собой. Вот почему принципиально не углубляться в излишнюю детализацию. Планы для отделов создаются на базе имеющихся связей. А потом всё это сводят в общий финансовый план.

В случае создания финансового плана на год, его надо обновлять и пересматривать многократно. Это позволяет реагировать на меняющиеся ситуации, обновлять данные, а также исправлять ошибки. Современная система 1С: Управление нашей фирмой дает возможность работать с большим потоком информации в режиме сжатого времени.

Пересмотр финансовых планов предлагают производить 3 раза в год:

1. Апрель-май — это завершение первого квартала. По нему можно увидеть, как меняется бюджет компании.
2. Август-сентябрь — этот этап, когда нужно подготовиться к холодному периоду. А ещё на данный период приходится часто рост прибыли.
3. Ноябрь-декабрь — подведение итогов, финальные корректировки. Заодно закладывается основа для формирования бюджета на следующий год.

Программа позволяет оперативно вносить корректировки по мере необходимости. С помощью 1С: Управление нашим предприятием можно доносить быстро информацию до всех ключевых сотрудников, которых она может затрагивать, если необходимо поставить в известность руководителей отделов или сотрудников.

По сути, финансист должен быть прекрасно подготовлен в следующих областях:

1. Техническая.

Это владение программами 1С, умение собирать и анализировать информацию, готовить таблицы и прочее. Также важно, чтобы такой профессионал обладал хотя бы базовой подготовкой в сфере информационной безопасности.

2. Аналитическая.

Финансисту нужно уметь видеть бизнес-процессы и отлично в них ориентироваться. Большое значение имеет умение доходить до деталей, обосновывать цифры в планах или грамотно требовать их обоснования, когда планирование на предприятии организовано по направлению снизу-вверх.

Когда предприятие большое, один финансист не справится. Особенно, если компания разделена по регионам, у неё есть, соответственно, региональные представительства. Тогда на каждый такой отдел нужен минимум один специалист, который будет прекрасно владеть местными тонкостями. А финансовый директор обязан сводить всё в единое целое, глубоко вникать в рынки и в их стратегию.

Большой ошибкой было бы поручить задачи финансового планирования бухгалтеру. Некоторые руководители организаций, не вникая в детали именно так и поступают. Однако это приводит к тому, что бухгалтер оказывается перегружен, что влечёт за собой ошибки по его основному виду деятельности. А это, в свою очередь, способно привести к существенным штрафам, внеплановым проверкам от ФНС РФ и к другим проблемам.

Также стоит отметить, что у бухгалтера просто нет и не может быть необходимой для финансового планирования профильной подготовки. Для работы бухгалтером нужно соответствующее образование, в отношении крупной компании — высшее. Финансисту требуется, соответственно, финансовое образование. В некоторых случаях — экономическое. В любом случае для такого специалиста необходима другая подготовка с упором на иные моменты.

Также стоит отметить, что оба специалиста в процессе выполнения своих непосредственных обязанностей получают несколько разный опыт. Да и задачи у них тоже поставлены различные. Поэтому попытка сэкономить на найме опытного финансиста способна привести к печальным последствиям для всей организации.

Команда специалистов 1С, в т.ч. профессиональных бухгалтеров и финансистов с большим стажем работы, поможет настроить процесс автоматизации финансового планирования и бюджетирования в 1С: Управление нашей фирмой, обучить пользователей и поддерживать в режиме постоянного сопровождения.