Проектное внедрение 1С: ERP Управление предприятием

Внедрять 1С: ERP можно по-разному. Эксперты рекомендуют применять комбинированный подход. По сути, он объединяет каскадный принцип с итеративным (поэтапным). Реализация же самого подхода включает в себя 3 итерации:

1. Подготовительная.

Собственно, этот этап полностью посвящён подготовке к проекту. Стадия включает в себя непосредственно сбор данных и общее планирование. В итоге устанавливаются конкретные цели, тщательно прописывается план. Плюс происходит работа над рисками самого проекта. А центральные задачи итерации будут обозначены в дальнейшем.

2. Основная.

Это ключевой этап. По итогам его прохождения нужно установить уже функциональную систему. Очень важно, чтобы она была полностью работоспособной. Это проверяется тем, как именно указанная система должна справляться с актуальными вызовами, насколько грамотно фиксируются бизнес-процессы. Также стоит проверить, соответствует ли 1С: ERP уровню нагрузок, которые приходятся на компании. Вернее, речь идёт о реализации данной системы, подобранной конфигурации. Указанный этап реализуется по каскадному принципу. И в результате внедрения заказчик должен получить полностью работающую и пользователей, которые понимают, как она функционирует, могут ею воспользоваться.

3. «Номерные» итерации.

Речь идёт о завершающем этапе. Данные итерации необходимы для улучшения системы, её доработки. Причём у каждой итерации есть своя, конкретная задача. И главная цель (система, которая работает согласно пожеланиям заказчика) полностью себя оправдывает. Каскадная методология в обозначенном случае не подходит, потому что та используется, чтобы реализовать более крупные проекты.

План проекта

В первую очередь нужно понять, каким будет общий подход к внедрению 1С: ERP, установить общий план проекта. При этом необязательно придерживаться строгой последовательности шагов. Она носит характер рекомендаций. В действительности же вполне можно решать задачи в другом порядке, то есть это уже зависит от самого предприятия, от того, что находится на первом плане.

Приказ о внедрении

Стандартно проект начинают с принятия решения управленцем о переходе на новую систему. Оформляют его распорядительным документом. Его нужно принимать на самом высоком уровне, так как переход с одной системы на другую касается всей компании, затрагивает её политику, все подразделы.

Выбор ПО

Необходимо выбирать программы, которые отвечают потребностям юридического лица.

Руководитель проекта

Затем нужно назначить руководителя всего проекта. Это должно быть лицо, которое разбирается в программном обеспечении, понимает задачи, поставленные перед проектом. Важно, чтобы руководитель проекта был в состоянии справиться с процессом внедрения. У него должны быть полномочия принимать решения, направленные на ускорение процесса внедрения. Плюс такое лицо должно быть в достаточной степени компетентным. Ведь речь часто заходит об изменении бизнес-процессов на уровне всего предприятия.

Система мотивации

Важны не только полномочия, но и заинтересованность руководителя в том, чтобы добиться конкретных результатов. Нужна система мотивации как для руководителя, так и для членов его команды.

Стадии проекта

Установление уже назначенным руководителем проектного подхода к реализации поставленной задачи. Общий проект надо разбить на стадии.

Это ещё один немаловажный момент. Если проект внедряется на крупном предприятии или на предприятии среднего размера, то необходимо создать устав. Он должен быть утверждён на высоком уровне. Устав необходим, чтобы обеспечить полное единство подхода на разных направлениях.

В нём утверждают такие моменты:

• цели и задачи проекта;
• роли участников и степень ответственности;
• полномочия руководителя проекта.

Важно следить за тем, чтобы цели проекта соответствовали целям организации. Это означает, что при внедрении новой системы нужно избегать перемен подхода к управлению организации, так как это не отвечает сути программного обеспечения и задачам его внедрения. 1С: ERP должно помогать организации получать больше прибыли, а также принимать более точные управленческие решения.

Руководитель должен определиться с границами проекта во время работы над ним. То есть надо разобраться, кого именно он будет затрагивать. Плюс необходимо установить, кто конкретно относится к заинтересованным лицам, кто непосредственно примет участие в самом проекте. Правильный анализ основных рисков имеет большое значение.

В рамках данной итерации определяются основные шаги, которые надо сделать в рамках главной итерации. Они позволят заказчику получить главную систему, способную удовлетворить основным требованиям. Итерацию можно представить как отдельный проект. У него имеется начало (инициализация), а также конец. Однако сразу после начала идёт планирование, а после него — выполнение. Данная часть работы делится на этапы, они описаны детально ниже.

На указанном этапе необходимо назначить руководителя проекта. Однако руководить он будет именно основной итерацией. Руководитель проекта данного этапа не должен непременно совпадать с руководителем всего проекта. То есть это может быть как одно и то же лицо, так и разные. Конкретика зависит от масштабов компании.

Стоит учесть, что назначенный на указанной стадии руководитель проекта делит всё на части и обозначает критерии успеха. Это помогает лучше оценить эффект. Он также отвечает за создание команды и подбор специалистов.

Руководитель должен создать график с указанием критического пути. И ему надо заниматься затратами, разбираться с тем, сколько точно будет длиться этап, выполнять идентификацию, изучать риски. Также руководитель должен установить ограничения. А ещё он работает с допущениями.

Важно учитывать заинтересованных сторон. В процессе внедрения новой системы в этот список так или иначе попадают почти все подразделения компании. Вы также должны согласовать план по внедрению с заказчиком. Это позволит избежать грубых ошибок и облегчит процесс сдачи выполненной работы в дальнейшем. В процессе необходимо точно установить, что именно будет считаться стандартами качества, как конкретно измерить результат. Завершается планирование организацией встречи. На ней члены команды знакомятся друг с другом. И это прекрасный способ уточнить ключевые моменты.

При осуществлении внедрения нужно разобраться с тем, какие именно бизнес-процессы происходят в настоящем, как их предполагают поменять или улучшить. А для достижения этой цели нужно сначала изучить имеющуюся картину. Невозможно анализировать хаос, если именно он царит на предприятии. Поэтому если бизнес-процессы у компании как следует не выстроены, то и автоматизация не даст необходимого результата. Поэтому в первую очередь надо составить схему процессов в том виде, в каком она имеется. Это поможет разобраться с текущей ситуацией. И дальше уже можно будет отталкиваться в сторону «каким всё должно быть».

В дальнейшем созданную схему того, как всё должно быть, необходимо утвердить у заказчика. В первую очередь это поможет убедиться, что и заказчик, и исполнитель думают в одном направлении. Кроме того, это уберёт претензии в дальнейшем будущем. Необходимо понимать, что без серьёзных организационных изменений никак не обойтись. Они затронут всё предприятие, и к таким переменам необходимо быть готовым.

Переходить непосредственно к моделированию на тестовой основе можно уже после того, как определены и установлены целевые бизнес-процессы. На этом этапе можно увидеть, что из желательных функций имеется внутри базы, а что необходимо будет внедрять. Этот этап помогает установить ограничения типового функционала. К тому же можно создать функциональную модель, которая даст проиллюстрировать действия пользователей внутри системы 1С: ERP.

На стадии моделирования необходимо подготовить чек-лист по запуску системы. Это документ, в котором фиксируется следующее:

• ключевые задачи;
• сроки решения каждой;
• ответственные лица;
• результат (что достигнуто, а что — нет).

Необходимо также понять, в каком порядке можно заниматься моделированием процессов? В соответствии с принятой методологией, процессы делят на 2 группы. В частности:

1. Основные. Они нужны для создания валовой прибыли предприятия.
2. Поддерживающие. Эти процессы необходимы, чтобы компания функционировала.

Необходимо обратить внимание на то, что деление на перво- и второстепенные процессы отсутствуют. Все имеют одинаково большое значение.

Внедрение как процедура должно начинаться с ключевых бизнес-процессов. И, разумеется, с тех из сопутствующих, которые им соответствуют. В первую очередь эксперты советуют начинать с продаж и с закупок. Это наиболее важные процессы, касающиеся так или иначе любой организации. К тому же большое значение приобрело грамотное управление запасами. За них внутри 1С: ERP отвечает блок «Склад и логистика».

Вместе с указанными блоками надо работать над внедрением блока «Казначейство». Именно он позволяет управлять расчётами, отслеживать поставки и движения средств по счетам. Без подобного контроля внутри компании всё будет замороженным.

А в дальнейшем можно приниматься работать над внедрением блока «Планирование», «Производство» и «Учёт расходов». Работать над их внедрением в небольшой компании можно одновременно. Однако если речь идёт об организации среднего размера или даже крупной, то лучше всего внедрение разделить на части. В таком случае оно будет намного более эффективно.

Стоит учесть, что внедрение может быть довольно длительным процессом. Оно способно длиться несколько лет. Внедрение блоков можно для удобства и повышения управляемости разделить дополнительно на этапы. И нельзя забывать о взаимосвязанности процессов между собой внутри каждого из блоков. Так что полная независимость конкретного блока и автоматизация только его — почти невозможно. Это означает, что для каждого подобного блока нужна входная информация, поступающая от другого блока.

Решить проблему взаимосвязанности можно. Для этого необходимо использовать следующие подходы:

1. Заняться упрощением ввода документов.
2. Наладить переброс данных из другой системы.
3. Начать работать над этапами параллельно.

Но решать указанную проблему необязательно только так. К примеру, некоторые компании позволяют объединять блоки. Допустим, вместо «Управление остатками» и «Покупка и продажа» можно просто ввести блог «Торговля». Такое объединение даёт возможность уменьшить количество связей между блоками, добиться их большей автономности.

Блок «Бухгалтерский и налоговый учёт» очень важен. И он может быть реализован 2 способами:

1. Параллельно процессу внедрения главных блоков. Задачи блока могут быть выполнены в различных итерациях.
2. В конце запуска ключевых блоков.

Не надо также упускать из вида основные ошибки. Многие пытаются начать процесс внедрения с блока бухгалтерского учёта. Но такой подход сам по себе неверный. Бухучёт подразумевает, что уже есть, что учитывать. Это означает констатацию. Следовательно, такой блок должен на чём-то основываться, на какие-то итоги. Это не оперативный учет.

Вот почему при внедрении 1С: ERP Управление предприятием на первом месте всегда должны быть процесс, без которых учёт становится лишённым смысла. Если же процессный подход отсутствует, что будет учёт ради самого факта. Он не начнёт отражать реальное положение дел. А сам бухгалтерский учёт рационально настраивать там, где уже имеются автоматизированные процессы. Однако решать вам.

Первичную информацию в автоматизированную систему могут вносить и сами бухгалтеры. В этом случае в действительности можно начинать с бухгалтерского учёта. Однако если ваша задача — полноценно автоматизировать бизнес-процессы, то введение первичных документов необходимо делать прямо на рабочих местах. То есть речь идёт о складах, цехах и подразделениях. И приступать к работе с этим блоком в данном случае имеет смысл ближе уже к концу внедрения или, как минимум, когда будут внедряться функциональные блоки.

После моделирования процессов в состоянии «как должно быть» в типовом варианте, можно перейти к созданию технического задания. Оно необходимо для доработки. В целом выделяют 3 вида технических заданий:

• доработка типовой конфигурации;
• перенос информации в систему;
• обмен данными с внешними источниками.

В ТЗ надо показать все доработки. Внедрение происходит по желанию заказчика. Нужно отметить важность таких доработок. Без них, например, нельзя достичь конкретных результатов внутри целевой системы. И это касается любого процесса так или иначе. То есть речь может идти о поставках, об оплате, о налаживании цепочки для производства конкретного продукта.

А если говорить о доработках, без которых использовать систему можно без потери функциональности, то с ними всё выполняется в последующих итерациях.

В дальнейшем надо выполнять доработки, которые описаны в техническом задании. Речь идёт в первую очередь о доработке типового функционала. В результате конфигурацию меняют под требования заказчика. На данном этапе нужно создавать инструменты загрузки данных, а также обработки для того, чтобы обмениваться информацией с внешними системами. По сути, это может быть что угодно: CRM, платёжная система, какие угодно системы контроля, сайт, личные кабинеты, а также многое другое.

После выполнения доработок необходимо перейти к тестированию конфигурации, которая уже обновлена. В этом случае осуществляется тестирование правил, используемых для переноса данных. Дальше на загруженных данных начинают улучшать функционал всей системы. Потом начинается работа с правилами, по которым происходит обмен данными с внешними системами. Чтобы выполнить тестирование, можно использовать последнюю версию доработанной ПО с различными изменениями.

В ходе тестирования могут обнаружить разные ошибки. Их заносят в протоколы тестирования. А после этого недочёты начинают устранять, конфигурацию обновляют. Потом тестирование начинается повторно. Так проверяют далеко не весь функционал, а только доработки, которые осуществлены согласно протоколам тестирования. В итоге вы можете получить функциональную систему, плюс без ошибок.

Когда тестирование завершено, уже убедились, что всё работает именно так, как надо, можно переходить к тестированию пользователей. На этой стадии можно разобраться с инструкциями, создать их и проработать так, чтобы проблем с обучением пользователей в дальнейшем не возникало. Очень важно, чтобы инструкции были понятными, доступными, рассчитанными на широкий круг лиц. Очень важно наличие экранной формы. Те помогают определиться с последовательностью действий.

Желательно, чтобы инструкции могли понять люди, которые раньше не сталкивались с ПО 1С: ERP. Функция отложенного проведения может оказаться для бухгалтеров не особо понятной. По инструкциям можно во многом разобраться. Но те не способны в полной мере заменить живое обучение.

2 варианта обучения:

1. Пользователи методом проб и ошибок самостоятельно осваивают систему по инструкциям, в трудных случаях обращаясь за поддержкой. Это дешевле в плане отсутствия необходимости оплачивать обучение, но дольше. Плюс может вызвать дополнительные издержки.
2. Пользователи осваивают новую систему под руководством более опытных специалистов. Те помогут познакомиться с интерфейсом, наладят учебный процесс.

После завершения процесса обучения можно перейти к установке системы. Однако если специалистов достаточно, всё можно совместить. В частности, никто не мешает сделать процессы установки и обучения параллельными друг другу.

На данной стадии начинается настройка конфигурации со всеми обновлениями. Нельзя забывать об общих настройках. Плюс важно разобраться со справочниками. А ещё надо вникнуть в то, какие права должны быть у каких групп пользователей. Плюс следует учитывать печатные формы и отчёты. И первоначальные данные необходимо переводить согласно техническому заданию.

После чего наступает этап сверки данных, которые были перенесены в систему. Это очень важная стадия. Если остатки будут перенесены неверно, то в итоге искажается общая картина. Сверку данных необходимо проводить по каждой такой группе. Это может быть проверка остатков по контрагентам, по остаткам на конкретных счетах и прочее. Непосредственно процесс довольно трудоёмкий, однако без него весь проект может оказаться под угрозой.

После переноса данных нужно всё как следует проверить. А дальше уже начинается эксплуатация. Как правило, она бывает 2 видов: опытная и опытно-промышленная.

При обращении к опытной данные вводят по факту. То есть по сути — «задним числом». Допустим, результаты за первый квартал — в апреле. А при опытно-промышленной эксплуатации идёт вводит реальных данных.

Когда происходит переход на обсуждаемую стадию, нагрузка на пользователей увеличивается в два раза. Дело в том, что им нужно вести обе базы. И так будет происходить до момента внедрения последнего блока.

Затем основная итерация завершается. То есть функционирующая система уже переходит к заказчику. На этом этапе надо убедиться в том, что зафиксированные требования клиента выполняются на 100%. Но только нужно, чтобы заказчик официально подтвердил сам факт выполнения проекта. Необходимо подписать с ним соответствующий акт.

Со стороны рабочей группы на всех этапах должен присутствовать мониторинг и контроль. Это очень важный момент. В рабочую группу могут входить следующие лица: представители заказчика, консультанты и сотрудники интегратора (необязательно).

Можно устроить еженедельные встречи для обсуждения проекта. Благодаря этому заказчик будет в курсе происходящего. Исполнитель тоже сможет всё отслеживать.

В дальнейшем можно переходить к остальным итерациям. Они также называются «номерными». Данные итерации дают возможность усовершенствовать внедрённую систему. Они осуществляют по гибкому подходу. Такие итерации предполагают часть активностей.

Номерные итерации отличаются от основных:

1. Когда выполняют номерную итерацию, пропадает необходимость делать опытную эксплуатацию в связи с утратой целесообразности. Можно говорить только о тестировании или о том, как пользователи проверяют конфигурации.
2. Для номерных итераций не нужны общие планы. А частные планы нецелесообразны. Так что основной план выступает в виде списка задач.
3. Для номерных итераций не нужно детально прорабатывать бизнес-процессы.
4. Чек-лист тоже не нужен. В его качестве выступает список задач.
5. Сложные доработки встречаются редко. Но когда они всё же нужны, то по ним создают отдельное техническое задание. Иногда нужно создать задачу, а потом уже разрабатывать ТЗ.

Выше описан подход по внедрению 1C: ERP и по внедрению новой системы. Данная информация носит рекомендательный характер. Однако следование рекомендациям поможет избежать серьёзных проблем.

Подобный проект всегда стоит доверить только профессиональным высококвалифицированным специалистам 1С. Реализация возможна только при наличии команды, состоящей из: руководителей проектов, методистов (экспертов), специалистов (консультантов), программистов и менеджеров. Эффективную команду с гарантией результата может предоставить компания «АйТи-Консалтинг». Для заказа услуги проектного внедрения можно связаться с офисом компании, менеджеры проконсультируют, организуют презентацию и консультацию эксперта, ответят на все вопросы, подберут самый оптимальный вариант проекта, с учетом всех требования компании-заказчика.