Компания
ООО ТД «ПРАЙМ» - на сегодняшний день динамично развивается в сфере реализации нефтепродуктов и сопутствующих товаров на территории Ярославской, Ивановской, Костромской, Владимирской, Вологодской, Смоленской, Тверской, Брянской областей, а также значительной части Московской области.
С момента своего основания Торговый дом «Прайм» является официальным представителем крупнейших российских и зарубежных производителей таких как ООО «Газпромнефть-СМ», SK Lubricants, ООО «ЛЛК-Интернешнл», АО «ТЕХНОФОРМ», Big Filter, ELTRANS и вовлечен в активное продвижение брендов G-Energy, Gazpromneft-SM, ZIC, Coolstream, Big Filter.
До старта проекта
Изначально компания вела учет всех процессов в разных ПО. Несколько подразделений не были взаимосвязаны между собой, поэтому обслуживание разных ПО для компании стало неудобным. По мере роста компании, увеличился необходимый функционал, которого не было в обслуживающих информационных системах.
В компании для отражения складских операций использовалось оформление документов в режиме оперативного учета. Для расчета себестоимости товаров регулярно происходило восстановление последовательности документов по принципу партионного учета. При редактировании документов в режиме неоперативного учета, система не могла контролировать остатки товаров и тем самым была высокая вероятность удалить из учета партию товаров, которая уже была реализована покупателю или списана со склада. В результате в системе учета могли возникать отрицательные остатки товаров на складах.
Руководство компании приняло решение о внедрение новой информационной системы, которая предполагала использование единой базы данных всеми подразделениями предприятия и которая предлагает более расширенный функционал для использования.
Также стимулом послужило то, что фирма 1С объявила о прекращении поддержки редакции 1.1 конфигурации «1С: Комплексная автоматизация».
Специалисты ООО «АйТи-Консалтинг» предложили выполнить переход на редакцию 2.4 конфигурации «1С: Комплексная автоматизация» с переносом основных данных (Справочники номенклатуры, Контрагенты, остатки по взаиморасчетам и складам), а также с переносом доработок и настройкой особенностей нашего учета.
Учитывая сложность перехода и невозможность предварительно оценить стоимость работ, совместно с ООО «АйТи-Консалтинг» решили провести предпроектное обследование с последующим Проектом по внедрению.
Задача
Внедрение современного программного продукта 1С Комплексная автоматизация редакция 2.4 позволит решить все вопросы по учету торговой и производственной деятельности компании, а также подготовить квартальную и годовую отчетность.
Переход на новую систему учета позволит сократить затраты на обновление программного продукта, позволит организации оптимизировать учетные процессы, сократив временные и трудовые затраты на их выполнение, и в целом повысить качество ведения учета, снизив количество ошибок и повысив информативность отчетных данных.
Решение
Автоматизированы следующие функциональные блоки в рамках проекта:
- Управление продажами. Доработан справочник номенклатуры — расширенный учет товара с остатками и ценами, включая резерв по группе складов, используются заказы клиентов, двухуровневое управление резервами, обеспечены контроль исполнения заказов, учет взаиморасчетов с клиентами).
- Управление снабжением. Организован единый справочник номенклатуры, используются заказы поставщикам, обеспечены управление остатками, учет взаиморасчетов с поставщиками.
- Складской учет. Обеспечено сквозное формирование документов по движению ТМЦ, приемка и отгрузка по распоряжениям, серийный учет сырья и готовой продукции, обеспечены контроль сроков годности, контроль движения ТМЦ, инвентаризация.
- Управление денежными средствами. Обмен с банками, формирование авансовых отчетов, учет взаиморасчетов.
- Учет затрат и расчет себестоимости. Отражение затрат на нескольких уровнях: для подразделений в целом и для конкретной продукции/работы, распределение затрат по разным правилам: по подразделению в целом, на подразделения по списку, по весу или по количеству продукции, формирование и анализ себестоимости).
- Регламентированный учет - бухгалтерский учет, учет НДС, учет внеоборотных активов, лизинговые операции.
- Реализована гибкая настройка прав.
Результат
Результаты проекта
Общие результаты проекта:
Создана единая система для работы всех подразделений предприятия. Обеспечен оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения, увеличен уровень детализации. Переработаны справочники системы, применяются механизмы ввода на основании, форм подбора и рабочих мест, специальных проверок при создании документов.
Управление продажами:
Сотрудники отдела по работе с покупателями самостоятельно формируют потребность и управляют резервами продукции.
Взаиморасчеты с клиентами ведутся с детализацией по заказам, что позволяет более детально контролировать задолженность.
Управление снабжением:
Сотрудники подразделения собирают заявки и самостоятельно формируют плановую потребность в материалах вне системы. По заказанным ТМЦ проверяется текущий уровень складских запасов с учетом свободных остатков и резервов. Исходя из имеющейся информации и приоритетов, выполняется заказ материалов у поставщиков.
Взаиморасчеты с поставщиками ведутся с детализацией по договорам и по расчетным документам.
Складской учет:
Учет ТМЦ на складах самостоятельно ведут сотрудники на местах на основании распоряжений на приемку и отгрузку
Для сырья и готовой продукции применяется серийный учет по срокам годности.
На складах налажена оперативная работа по отражению движения ТМЦ, что позволило: сотрудникам подразделений оперативно получать информацию о текущих складских остатках.
Производственный учет и отгрузка продукции:
Производственные циклы не имеют множества переделов и при текущей загрузке используется объект «Производство без заказа».
Планируется развитие производственного учета в рамках развития информационной системы.
Управление денежными средствами:
Выполнена интеграция с директ-банками. Факт движения денежных средств автоматически транслируется в отчеты.
Отражаются и контролируются взаиморасчеты по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты).
Учет затрат и расчет себестоимости:
Справочник статей расходов был переработан с учетом потребностей предприятия. Удалось объединить некоторые статьи расходов за счет гибкой настройки правил распределения, закрывающей потребность в использовании разных баз для подразделений.
Отчеты в системе позволяют детально проанализировать, из чего сложилась себестоимость готовой продукции, а также понять какие статьи расходов включены в затраты каждого подразделения.
Регламентированный учет:
- Сотрудники бухгалтерии проверяют и отражают в учете первичные документы, созданные сотрудниками подразделений в момент совершения хозяйственных операций.
- Многие документы, требующие ввода именно сотрудником бухгалтерии, формируются на основании других оперативных документов.
- Проводки формируются в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам.
- Автоматически выполняются операции по закрытию месяца в бухгалтерском учете во время работы пользователей в системе.
- Автоматизирован расчет транспортного и земельного налога в системе.
- Формируется отчетность по НДС.
Подводя итоги, можно сказать, что программа «1С:Комплексная автоматизация 2» позволяет построить современную систему учета с высокой степенью детализации затрат, определить показатели управления и ответственности пользователей в рамках единого информационного пространства.
На текущий момент эксперты компании ООО «Айти-Консалтинг» осуществляют поддержку и дальнейшее развитие системы ООО ТД «ПРАЙМ» в рамках заключённого соглашения об уровне сервиса SLA.
