Переход с 1С: Комплексная автоматизация 1.1 на 2.4

ООО Компания "СВТРЕЙД" - один из крупных операторов на рынке канцелярских товаров Ярославского региона в следующих категориях: товары для офиса, бумага и бумажная продукция, оргтехника, расходные банковские материалы, бытовая химия и хозяйственные товары. 

Кроме этого компания успешно развивает новые направления: изготовление печатей и штампов; доставку питьевой бутилированной воды; комплексное обслуживание основными и вспомогательными материалами, комплектующими для отделов материально-технического снабжения предприятий и организаций. 

Компания «СВТРЕЙД» обеспечивает своим клиентам поставку товаров в любую точку Ярославской области.

До старта проекта

Весь учет деятельности компании осуществлялся с применением программного продукта “1С: Комплексная автоматизация» редакция 1.1”.  В программе был реализован управленческий, бухгалтерский и налоговый учет и учет заработной платы. 

Справочник «Номенклатура» содержал около 30 тыс. наименований,  постоянно обновлялся. Товарные позиции классифицировались по Производителям и были связаны с уникальными артикулами. Дополнительно в работе использовался реквизит «Артикул по каталогу» для идентификации товара на сайте. Многие позиции товара вышли из обращения и не использовались в учете, а наличие их в информационной базе затрудняло поиск нужной позиции номенклатуры, увеличивалось время отбора.

Складской учет продукции велся без адресного хранения. В системе учета отсутствовала информация о характеристиках, сроках годности товара.

При оформлении операций по торговой деятельности менеджерами использовались документы «Счет на оплату покупателю» и «Заказ покупателя». Все остальные отгрузочные документы вводились на их основании. Документ «Заказ покупателя» часто подвергался корректировке. Из-за наличия двух документов, «Счет на оплату покупателю» и «Заказ покупателя», увеличивалось время на оформление операций по торговой деятельности компании.

Для отражения складских операций использовалось оформление документов в режиме  оперативного учета.  Для расчета себестоимости товаров регулярно происходило восстановление последовательности документов по принципу  партионного учета. При редактировании документов в режиме неоперативного учета, система не могла контролировать остатки товаров и тем самым  была высокая вероятность удалить из учета партию товаров, которая уже была реализована покупателю или списана со склада. В результате в системе учета могли возникать отрицательные остатки товаров на складах.

Управленческий учет был приравнен к бухгалтерскому. Себестоимость запасов в управленческом учете велась без НДС. Расходы на доставку товаров от поставщиков сразу списывались на издержки  обращения, таким образом отчет «Валовая прибыль» не содержал данных о дополнительных расходах, связанных с доставкой товаров.

Автоматизация процессов доставки товара до конечного покупателя была реализована через документ «Маршрутный лист», дополнительно  разработанный средствами конфигурации.

За годы работы в типовой механизм конфигурации «1С: Комплексная автоматизация» редакция 1.1 были внесены изменения под специфику учета компании. Многие разработки утратили свою актуальность. 

Значительное отклонение рабочей системы учета от типового механизма увеличивало время на обновление конфигурации, а также повышало риск совершения ошибок при переносе измененных механизмов на новый релиз.

В 2019 году фирма "1С" объявила о прекращении поддержки редакции 1.1 конфигурации "Комплексная автоматизация". С апреля 2019 года компания-разработчик перестала выпускать обновления, исправлять ошибки и проводить консультации по устаревшему продукту.  Сменить программу предлагалось на новое решение 1С Комплексная автоматизация 2.4 или на флагманский продукт 1С: ERP Управление предприятием 2.

Это послужило стимулом для автоматизации процесса. ООО Компания "СВТРЕЙД" обратилась к ООО «АйТи-Консалтинг» с запросом - осуществить переход с 1С: Комплексная автоматизация 1.1 на 2.4. 

Цели перехода на новую систему учета: 

• сокращение затрат на обновление программного продукта, 
• оптимизация учетных процессов, за счет сокращения временных и трудовых затрат на их выполнение,
• улучшение качества ведения учета за счет снижения количества ошибок и повышения информативности отчетных данных.

Решение

Учитывая сложность перехода, специалисты ООО «АйТи-Консалтинг» предложили провести предпроектное обследование с последующим Проектом по внедрению.  

В период проведения обследования были задействованы ключевые пользователи АСУ заказчика. На основании проведенных интервью специалисты ООО «АйТи-Консалтинг» выявили основные требования к целевой Системе, тщательно изучили процессы торговой деятельности компании, разработали методику ведения учета в части взаиморасчетов с контрагентами и проанализировали настройки нормативно-справочной информации.

В ходе внедрения были получены следующие результаты:

• Переход и перенос данных из программного продукта «1С: Комплексная автоматизация 1.1» в «1С: Комплексная автоматизация 2.4»
• Перенос нормативно-справочной информации из конфигурации «1С: Комплексная автоматизация 1.1»
• Выгрузка данных для начала работы в системе учета. Остатки по товарам на складах, остатки по взаиморасчетам с покупателями и поставщиками.
• Настройка прав и ролей пользователей в рамках типового функционала. Создание профилей: «бухгалтер», «НОЗ», «Директор».
• Настройка Складского учета, ценообразования, взаиморасчетов с контрагентами.

Реализация проекта прошла в два этапа:

Этап №1. Подготовка учетной системы «1С: Комплексная автоматизация» редакция 2.4 к работе: 

• Настройка системы учета
• Изменение типового функционала конфигурации. Доработки, выявленные в
• процессе обследования.
• Моделирование процессов в учетной системе
• Реализация внешних печатных форм
• Реализация внешних обработок

Этап 2. Формирование бизнес-процессов. Отработка контрольного примера. Обучение конечных пользователей: 

• Повторная настройка системы учета
• Изменение типового функционала конфигурации. Доработки, выявленные в процессе обследования.
• Моделирование процессов в учетной системе. 
• Обучение пользователей
• Сопровождение пользователей на начальном этапе работы.

Автоматизированы следующие функции:

• Банк и касса
• Расчеты с контрагентами
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Нематериальные активы
• Регламентированная отчетность
• Налоговый учет
• Кадровый учет
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
• Оформление заказов покупателей
• Учет продаж ТМЦ
• Взаиморасчеты с покупателями
• Оптовая торговля
• Оформление заказов поставщикам
• Управление отношениями с поставщиками
• Взаиморасчеты с поставщиками

Подводя итоги, можно с уверенностью сказать, что программа «1С:Комплексная автоматизация 2»  позволяет построить современную систему учета с высокой степенью детализации затрат, определить показатели управления и ответственности пользователей в рамках единого информационного пространства. А использование инструментов прикладного решения позволяет обеспечить слаженную работу подразделений как внутри организации, так и с внешним окружением (клиенты, поставщики, конкуренты).

Автоматизированное решение помогло Компании "СВТРЕЙД"  ускорить процесс инвентаризации, обеспечило удобный способ резервирования товаров на складе, поиск и оформление документов. Также большим плюсом в работе с программой является сокращение ручных операций.