Переход из СБИС в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

ГБУЗ ЯО "КБ №2"  является государственным бюджетным учреждением здравоохранения Ярославской области и осуществляет прием граждан в отделениях поликлиники, а также оказывает услуги стационарного лечения. Чтобы обеспечить высокий уровень медицинской помощи в больнице совокупно работает более 1100 штатных и внешних специалистов разного профиля и квалификации, в том числе кандидаты и доктора медицинских наук.

До старта проекта

Изначально Заказчик вел кадровый учет и расчет заработной платы в программе «СБИС: Управление персоналом». 

Кроме перевода на 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения требовалось автоматизировать ведение учета в программе экономическим отделом, а также обеспечить ежедневный оперативный учет рабочего времени в едином контуре. С этой задачей представители ГБУЗ ЯО "КБ № 2" обратились в ООО “АйТи-Консалтинг”.

Для возможности перехода сразу в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения и отсутствия потребности в дублировании данных в двух базах было принято решение подготовить базу заблаговременно, что позволило сэкономить время сотрудников больницы.

Цель - переход на 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения с адаптацией возможностей программы и автоматизацией процессов, учет которых ранее велся вручную или в иных программах.

Задачи проекта:

• Формирование принятых в организации типов документов, форм отчетов в соответствии с утвержденными печатными формами.
• Оптимизация процессов в Организации с целью минимизирования или полного исключения потерь информации.
• Внедрение единой учетной системы на базе программного продукта 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения.
• Поддержание актуальности используемого программного решения с точки зрения последних изменений законодательства, а также с точки зрения полноты функционала, постоянно расширяемого Фирмой 1С.

Основные бизнес-цели проекта:

• Аккумулирование всей входящей и исходящей информации в единой учетной системе в наиболее полном объеме для последующего подробного и точного анализа жизнедеятельности организации, учета затрат, основных средств и прочих операций.
• Увеличение производительности труда сотрудников организации.

Решение

Для ведения учета и контроля над процессами в ГБУЗ ЯО "КБ № 2" устанавливается единая учетная система на базе программного продукта 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3.1.

Для удобства работы пользователей в единой учетной системе предоставлены инструкции (пособия с описанием основных функций и возможностей программного продукта в рамках функциональных обязанностей сотрудников). 

Требования к системе формировались в несколько этапов по мере вовлечения ключевых сотрудников. Система автоматизации сдавалась Заказчику по мере выполнения работ в рамках отрезка/этапа проекта:

• загрузка штатного расписания из Excel,
• настройка профилей и групп доступа,
• адаптация системы и обработок под потребности учреждения,
• миграция данных по кадровому учету и расчету заработной платы из предыдущего программного продукта,
• работа со специалистами по кадровому и табельному учету,
• расчет заработной платы,
• поддержка при сдаче отчетности. 

В ходе реализации Проекта были созданы и согласованы следующие документы:

• Устав проекта,
• План -график проекта,
• Концепция на проект комплексной автоматизации процессов (описание процессов и дизайн миграции данных из исторической АС),
• Технологические инструкции,
• Пользовательские инструкции.

Автоматизированы полностью или частично функциональные блоки:

• кадровый учет;
• работа экономического отдела;
• учет рабочего времени;
• расчет заработной платы по часам и от экономических показателей;
• формирование управленческой и регламентированной отчетности.

Чтобы сотрудники Заказчика оперировали удобными и привычными в своей деятельности документами и данными, в ходе проекта были выполнены следующие доработки: 

1. Создание профилей и групп доступа:

• Кадровик - с возможностью создания отчетов в разделе 1С-Отчетность без доступа к данным о начислениях.
• Расчетчик - полный расчет заработной платы, составление регламентированной отчетности с возможностью работать с карточками сотрудников без редактирования штатного расписания.
• Экономист - ввод информации по штатному расписанию, плановым начислениям, вводу данных о премировании, составление отчетов по показателям эффективности.
• Специалист – табельщик, оперативное ведение учета рабочего времени.
• Администраторы

2. Адаптация штатного расписания: 

• Штатное расписание ведется с историей (переход проводился в 2 этапа: было заведено корректное штатное расписание, выполнен перенос из предыдущей программы); включение истории ведения штатного расписания.
• Перенос критериев эффективности и режимов работы.
• Доступ к изменению штатного расписания (ввод новых позиций и удаление старых) есть только у экономического отдела, специалистам кадрового отдела доступно внесение изменений в показатели критериев эффективности, данные по отпускам, данные по вредности.

3. Адаптация документов кадрового учета:

• Адаптация документа «Отсутствие с сохранением оплаты»

4. Адаптация документов табельного учета:

• В системе ведется учет рабочего времени сплошным порядком с выводом должностей, с возможностью заполнения подразделений.
• Табель заводится 2 раза в месяц, вводятся исправления при расчете следующей половины.

5. Адаптация документов расчета заработной платы:

• Расчет НДФЛ в документе «Разовое начисления» без применения вычетов на детей.
• Окончательный расчет удержаний и НДФЛ после полного начисления заработной платы.
• Вывод информации в шапке документа «Ведомость на выплату в банк» по итоговым суммам Статьи финансирования и КЭК (ведомость содержит несколько сочетаний статей и КЭК, в платежном поручении важна расшифровка).

6. Создание внешних печатных форм:

• Трудовой договор (для работника по основному месту работы и по совместительству).
• Дополнительное соглашение, заявление на выполнение дополнительной работы.
• Приказ о приеме на работу, кадровом переводе, увольнении, направлении в командировку, в военкомат и на повышение квалификации.
• Записка-расчет.

7. Создание внешних обработок: 

• Заполнение отчета по приказу ФФОМС № 65.
• Загрузка документов «Разовые начисления» из Excel с автоматическим подтягиванием статьи финансирования в случае, если она не указана в шапке документа.
• Адаптация справочника "Сотрудники – Начисления и удержания" (обеспечен вывод плановых начислений в карточке основного сотрудника данных по внутренним совместителям и по должностям на подработке).
• Автоматизация формирования ведомостей на выплату заработной платы и аванса.
• Настройка синхронизации между программами 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0

8. Разработка отчетов:

• Отчетность для военкоматов,
• Полный свод с выводом данных по взносам,
• Расчетный листок с выводом показателей для видов начисления и отражением данных регистров НДФЛ по соответствию периодам начисления

Все работы по переносу данных и кастомизации программного продукта были выполнены с помощью средств удаленного подключения. Обучение и консультации проводились на территории учреждения. Оперативная поддержка осуществлялась с помощью онлайн-чатов, в том числе организованных в 1С-Коннект.