с 1С: Управление торговлей

Розничная онлайн-торговля — это продажа товаров, которая предполагает отсутствие прямого физического контакта покупателя при оформлении договора розничной продажи. Но в то же время способы изучения товаров бывают различными:

• бумажные каталоги;
• социальные сети;
• маркетплейсы;
• интернет-магазины;
• различные приложения и прочее.

Нельзя забывать о том, что дистанционная торговля разрешена далеко не по всем видам товаров. Запрещено подобным образом реализовывать определённый вид лекарств, опасные вещества, алкоголь и табак. А часть медицинских товаров можно продавать дистанционно, но по специальному регламенту. Использование 1С: Управление торговлей позволит принять во внимание все требования законодательства.

У такой продажи по сравнению с обычной есть целый ряд сильных сторон:

• Возможность продолжать работать в условиях ограничения перемещения, при режиме изоляции.
• Уменьшение расходов. Продавцу не нужно арендовать магазин, тратиться на содержание персонала, на оплату коммунальных услуг.
• Возможность увеличить территорию охвата. Это позволяет довольно широко реализовывать даже довольно специфические товары.
• Быстрый отклик от покупателей. Меньше этапов между владельцем магазина и конечными потребителями.
• Возможность принимать и обрабатывать заявки круглосуточно.

Но у такого способа есть и недостатки. В частности, покупатель не может непосредственно ознакомиться с товаром. Это увеличивает недоверие. Поэтому возрастает риск возвратов, так как продукция может не соответствовать ожиданиям клиентов.

Осуществление дистанционной торговли происходит по этапам. Это позволяет контролировать всё на каждой стадии. Стоит учесть, что операции желательно регистрировать в базе тоже по этапам. Программа 1С: УТ позволяют фиксировать всё надлежащим образом:

• Оформление заявки.

Система позволяет регистрировать её поступление, принимать заказ и фиксировать момент прихода данных в системе.

• Управление заказом.

Если товара нет на складе, можно отклонить заявку. Или предоставить клиенту скидку. Или пометить какой-то конкретный заказ как «срочный». Также программа даёт возможность управлять статусами, и такая информация способна поступать к клиентам, своевременно их информировать.

• Комплектация заказа.
• Доставка.
• Постпродажное обслуживание или возврат при необходимости.

Организация этапов дистанционной торговли может происходить различными методами. Выполнять регистрацию заказа можно и на сайте интернет-магазина, и в соответствующем мобильном приложении, и посредством звонка сотруднику.

Виды доставки:

• самовывоз (клиент забирает сам);
• курьерская служба;
• почта РФ и т.д.

Выдача товаров тоже происходит по-разному. В одних случаях — через офлайн-магазин (при его наличии). Нередко — через пункт выдачи, который принадлежит логистической организации. Также это может быть отделение почты России, а иногда и просто склад.

Все эти действия фиксируются в базе 1С. Данные по поводу того, как именно проводится обработка заказа, остаются прямо в системе.

Что же касается оплаты заказа, тут тоже могут быть разные варианты:

• платёжные сервисы;
• эквайринг;
• наличность.

В любом случае клиент должен получить кассовый чек. Платёжные документы можно отправить в электронном виде на почту клиента. Но можно выдать их в бумажном формате. А ещё можно предусмотреть различные варианты оплаты — частичная или полная предоплата, постоплата.

Не стоит забывать о том, что многие продавцы привлекают и удерживают клиентов с помощью современных программ лояльности. А это означает начисление скидок и акционных баллов. Необходимо учитывать, что и то, и другое требует учёта, контроля и грамотного оформления. Нужно разработать единые правила: в некоторых случаях полностью оплатить всю покупку акционными баллами или же накопленными нельзя, но можно до 50%. А иногда вводят правило: перевод хотя бы минимальной суммы (допустим, символической), а остальное — уже накопленные баллы.

По аналогичной схеме могут реализовываться подарочные карты на определённую сумму, которые продавцы иногда вводят для привлечения и удержания внимания клиентов. 1С: Управление торговлей позволяет контролировать предоставление таких скидок.

Покупатель может оформить заявку на сайте или по телефону, в социальной сети или в мессенджере. После этого оператор в системе вручную создаёт заказ. Тем самым формируются требуемые документы.

Основное преимущество — довольно большая лёгкость процесса. А ещё это удобно для покупателей, у которых имеются сложности с ПК или даже с доступом в Интернет, потому что для них этот способ не будет требовательным. По телефону оператор способен даже помочь выбрать конкретный вид товара и зачитать характеристики тех или иных моделей.

Из минусов можно отметить большую нагрузку на оператора. Плюс для того, чтобы посмотреть на товар, продемонстрировать все его достоинства, в любом случае нужна будет витрина. Плюс при ручном формировании заявки в базе возрастает влияние на процесс человеческого фактора. И если покупатель часто будет нагружать сотрудников, придётся тратиться на поддержку многоканальных линий и на оплату труда значительного количества сотрудников.

Когда происходит оформление заказа от клиента, оператор вносит позиции товаров в систему 1С: Управление торговлей в документ «Заказ клиента». Для выбора такой номенклатуры нужно использовать форму для подбора товаров. В ней сразу же получиться просмотреть определённое количество товара и не обозначать позицию, если её нет в наличии. Тогда оператор сразу сможет предложить покупателю товары, которые уже есть на складе. При внесении нужных позиций в документ оператор и покупатель могут совместно проверить правильность списка товаров в документе. Для этого нужно использовать перечень «Товары».

Если заказ оформляется дистанционным способом, непременно необходимо выбрать конкретный вариант доставки и адрес. Для этих целей у формы заказа имеется специальная вкладка. Она называется «Доставка». Причём надо принимать во внимание не только её адрес, но и общее число товаров в самом заказе. Аналогично в отношении примерного веса. Это будет влиять на то, какую именно форму доставку использует торговая организация, и что желательно оформить.

Продавец способен настроить проведение автоматической выгрузки заказов с сайтов в систему. Это даёт возможность заметно уменьшить расход ресурсов на приём и обработку заказов. Такой способ удобный и для клиентов. Он даёт им возможность избежать диалога с оператором. В результате он свободен в плане оформления заявки.

При осуществлении дистанционных продаж у заказа есть конкретные статусы в зависимости от того, на какой стадии исполнения он находится: «к сборке», «доставка», «сборка» и прочее.

Диспетчеризация заказов — это процедура сопровождения подготовленного заказа от начала этапа комплектования и до стадии доставки непосредственно до клиента. Сюда непосредственно включено назначение ответственных лиц, которые должны следить за этапами заказа и контролировать его исполнения.

Саму процедуру можно выполнять прямо на рабочем месте. Для этого подойдёт форма «Диспетчеризация заказа». Ещё один вариант — мобильное приложение 1С. Пользователь способен использовать рабочее настольное место для назначения исполнителей — это курьеры и комплектовщики заказов. Он также способен контролировать ход выполнения заказа.

Способы назначения исполнителей:

1. Перетаскивание мышью заказа на строчку.

Для этого достаточно выбрать нужного сотрудника. Потом — указать на команду «Назначить», которая находится в командной панели (список распоряжений).

2. Групповое назначение.

Можно выделить нужное распоряжение и назначить для конкретно этого вида исполнителя способом перетаскивания мышью.

3. Через вкладку.

Назначение исполнителя доступно также диспетчеру через одноимённую вкладку.

4. Самостоятельный прием.

Исполнитель сам способен принять работу. Для этого ему нужно использовать вкладку «Сборка» или же «Доставка».

Приложение или мобильное рабочее место — это единая структура, которая объединяет комплектовщиков, диспетчеров и курьеров. Пользователь получает только те данные, которые касаются его работы с заказом. Мобильное приложение позволяет выполнять комплектацию заказа. В данном случае заметно сокращаются расходы и возрастает автоматизация процесса, так как можно работать исключительно со смартфонами работников.

Во вкладке «Сборка» возникает перечень заказов, которые требуют комплектации с обозначением номера, времени и даты доставки, общего количества позиций, суммы заказа, а также его статуса оплаты. Комплектовщик может кликнуть на определённый заказ, а потом набрать «Начать сборку».

Формы сборки:

1. Собрать.

Обозначаются товары, которые ещё не собраны, наименование и количество, уникальный код.

2. Собрано.

Собранные в заказ товары.

3. Уточнить.

Товары, которые отсутствуют на конкретном складе или те, которые были заменены комплектовщиком в связи с близостью категории. Также нередко в этом пункте обозначена возможность замены.

После сбора заказа можно будет связаться с покупателем и сообщить ему об отсутствии отдельных позиций и согласовать вероятную замену на идентичный товар, но другой расцветки. Или же на продукцию большего или меньшего объёма, в других упаковках.

При осуществлении комплектации заказа, когда товар помещают в корзину, сборщик должен подтвердить свои действия. Это можно выполнить через камеру устройства или же ручным образом. Возможно применение штрих-кода товара. Если подтверждается сборка товара ручным образом, то в таком случае на экране смартфона появится:

• наименование продукции;
• рисунок или фотография;
• штрих-код;
• артикул;
• стоимость;
• вес;
• срок годности.

Эта информация позволяет комплектовщику визуально проверить сведения и убедиться в том, что выбрали необходимый товар. После этого останется только подтвердить действия.

Сотрудник компании способен связаться с покупателем непосредственно из мобильного приложения. Для этого ему нужно в самом заказе нажать на кнопку. Сделать это необходимо там, где содержатся дополнительные данные. Когда замененные товары будут согласованы с клиентов, их довольно легко можно будет включить в заказ. А если ничего нет, то комплектовщик вернёт их на полку магазина. При клике на кнопку «Завершить работу» статус заказа будет заменён на «Собран». После этого операция считается законченной.

Когда происходит доставка заказа своими силами, можно наладить этот процесс оперативно. Но, как правило, только на конкретной ограниченной территории.

Курьеры будут работать с теми же мобильными приложениями 1С: УТ, что и диспетчеры, а также комплектовщики. Для них создана вкладка «Доставка», где обозначен список заказов, которые доступны к доставке клиентам. И там же клиент принимает заказы в обработку, если только предусмотрены специальные настройки для магазина.

Чтобы разобраться с этими настройками, необходимо:

1. Перейти в «НСИ и администрирование».
2. Выбрать раздел «НСИ».
3. Войти в «Склады и магазины».

А ещё курьер способен обозначить начало доставки актуального заказа. В приложении заказы, которые требуют доставки, могут быть отсортированы по времени доставки.

У курьера есть возможность открыть карточку заказа и посмотреть на всю информацию по нему. Это необходимо для осуществления дальнейшей работы. В такой карточке имеются и сведения по поводу клиента. Их можно будет использовать для связи и уточнения конкретных деталей по доставке заказа.

При оплате заказа в момент доставки курьер прямо в приложении способен зафиксировать получение денег, после чего программа даст ему напечатать чек. А ещё есть возможность отмены заказа, если покупатель увидел в реальной жизни товар и отказался от заявки.

Мобильное рабочее место позволяет отражать сведения по поводу того, сколько курьер принял наличности и сколько он должен отдать в кассу. Там же зафиксировано общее число заказов, которые были отменены и которые нужно будет вернуть в магазин.

У продавца есть возможность организовать доставку не только через собственных курьеров, но и через специализированных фирм. Можно делегировать решение такого вопроса логистическим операторам.

Данный способ позволяет провести эффективную доставку, если в компании отсутствуют собственные курьеры, а организовать работу такой службы не имеет смысла. Аналогично в отношении продаж и в другие регионы.

Но в этой ситуации надо будет решить, как наладить взаимодействие со сторонней службой, как её контролировать. Плюс нужно понять, кто и как будет оформлять заявку на доставку, как следить за тем, что всё выполнено. В подобных ситуациях помогают сервисы 1С, разработанные под такие цели в процессах. Обмен данными с сервисом 1С: Курьер, поможет настроить взаимодействие как с курьерами из штата компании, так и с сотрудниками сторонних курьерских служб.

• Мобильный кассовый аппарат.

Оплата покупателем заказа наличными курьеру. В таком случае курьеру нужно пробить чек, выбрав вид расчёта «Полный расчёт». Выполнить оплату можно будет через мобильный кассовый аппарат. Однако продавец далеко не всегда имеет подобную возможность.

• Кассовый аппарат.

Пробивание чек, когда товар передается на ККТ, которая установлена в компании. После этого нужно будет отослать всё покупателю в виде СМС на телефон или же на электронную почту. Тогда в программе 1С: Управление торговлей 8 надо будет сформировать кассовый приходный ордер по виртуальной операционной кассе, которая соответствует указанному курьеру. И когда он сдаст наличность, то деньги из виртуальной кассы необходимо перенести в основную.

• Эквайринг.

Отвечает всем требованиям. Однако для такого решения у курьера должен быть эквайринговый терминал. Продавец далеко не всегда способен позволить себе такие расходы. Плюс подобным терминалом нужно будет снабдить каждого курьера, а после — уточнить возможность оплаты банковской картой. Опять же, не всегда удобно. Но если организация выбрала такой способ, нужно будет создать чек для проведения полного расчёта. Курьер будет использовать мобильную кассу для того, чтобы распечатать чек. Также он может быть передан в кассу компании. Ещё один вариант — отправка данных на электронную почту или же через СМС.

• Безналичные средства в формате предоплаты через интернет-магазин, облачная касса.

В этом случае надо формировать чек, но такое решение становится выполнимым при условии, что настройки указывают возможность пробить чеки в облачной кассе. А ещё чек можно будет сформировать и отослать через программу 1С: УТ на почту или через СМС-сообщение. В этом случае предоплаченный заказ будет загружаться прямо с сайта. Если происходит передача подобного заказа, надо будет пробить чек. И на этом основании — засчитать предоплату, а также передать товар.

В данном случае курьер получает возможность оформить чек, используя мобильное приложение. По сути, оформление происходит так же, как и с чеком при полном расчёте. Приложение автоматическим образом подскажет курьеру, какие именно действие он должен будет выполнить с учётом статуса заказа, например, «Оформить чек» или же «Принять оплату».

• Электронные сервисы, способные заменить эквайринг.

Они используется при оплате курьеру или же при проведении предоплаты. Внутри самого сервиса можно создать форму, которая будет содержать данные о заказе, включая требуемую для оплаты сумму. Ссылку на форму можно отправить клиенту через СМС или на электронную почту.

• Мобильное приложение.

В этом случае создаётся QR-код. Пользователь его сканирует для оплаты. И когда оплата проведена, данные поступают курьеру или же оператору. А ещё можно заключить договор с сервисом на проведение автоматической отправки чека клиенту.

• Стороння компания.

Доставку может выполнить сторонний курьер или же логистическая организация. В этом случае они способны принять оплату и разобраться с чеком. В нём можно будет указать сумму, комиссию агента и полученную оплату. Чек создают сторонние компании.

Выше описаны далеко не все операции, которые появятся в результате автоматизации онлайн-торговли. Однако уже по ним можно составить детальное впечатление.

Использование программ 1С предоставляет следующие возможности:

• Оформить проведение всех основных операций по приёму товара на баланс, его передаче на реализации, продаже, отчислении налогов и прочего.
• Если продавец сам производит продукцию, то и это можно зафиксировать с помощью программного обеспечения. Соответствующие инструменты на вооружении имеются.
• Программа от 1С: УТ позволяет производить выгрузку товаров. Это особенно удобно, когда речь идёт о большом количестве товарных позиций, а компания работает одновременно с продажами через интернет-магазин и несколько сторонних торговых площадок. В этом случае ручная выгрузка означала бы расходование на обеспечение данного процесса слишком большого количества ресурсов.
• С помощью ПО можно интегрировать учётную запись и личный кабинет на маркетплейсе. Это даст возможность контролировать происходящее на довольно высоком уровне.
• Софт позволяет также отслеживать движение денежных средств.
• Система 1С: Управление торговлей для автоматизации процессов дает возможность контролировать также то, что происходит на складе. И это имеет большое значение для оптимизации и организации торговли с учётом всех современных требований.
• Программа помогает оперативно менять статус по поводу заявки, а при необходимости — быстро передавать эти сведения маркетплейсам. Последнее особенно важно с учётом того, что сейчас торговые площадки стали очень внимательно следить за актуальностью подобных сведений. Если данные статусов не соответствуют действительности, возможны штрафы и другие санкции.
• С помощью программы можно быстро настроить двусторонний обмен данными с сайтом или же с другим ресурсом, который позволяет реализовывать товар.
• Доступен ряд инструментов для управления ценами, скидками, проведения акций.
• Можно организовать инвентаризацию товаров, контролировать вопрос сроков годности, оперативно при необходимости списывать остатки.
• Позволяют создать клиентскую базу, вести рекламную кампанию и выполнять ряд других действий, без которых дистанционная торговля не будет успешной.

1С: УТ даёт возможность оптимизировать и автоматизировать многие процессы. К тому же не стоит забывать, что программы для проведения торговли можно объединить в одну архитектуру с решениями, которые позволяют вести бухгалтерский учёт. Так что и с отчётностью всё будет в порядке.

Проектные команды компании «АйТи-Консалтинг» помогут провести обследование существующих бизнес-процессов, анализ базы, подберут подходящие программные продукты и сервисы для автоматизации всех необходимых процессов интернет-торговли организации, внедрят и настроят все модули и подсистемы, обучат сотрудников работе с новым функционалом.