Переход на 1С: Управление нашей фирмой 3.0

ООО «Угличский Часовой Завод» – уникальный завод по производству часов на берегу Волги в городе Углич с более чем 20-летней историей. Завод развивает параллельно три торговые марки: Mikhail Moskvin, LINCOR и УЧЗ, каждая из которых имеет свои отличительные особенности, чтобы каждый покупатель смог найти свои идеальные часы.

Завод идет в ногу со временем : предоставляет бонусные программы, возможность приобретения продукции на сайте и маркетплейсах, поэтому диапозон потребителей довольно широкий.

Цели и задачи автоматизации

Предприятию необходимо было увеличить объемы производства на имеющихся мощностях и добиться снижения себестоимости выпускаемой продукции. Для достижения этих целей необходимо полностью контролировать затраты, рассчитывать производственную себестоимость, иметь аналитику доходов и расходов.

На момент обращения к нам с первой задачей по управленческому учету на предприятии уже использовали для ведения учета конфигурацию 1С: УНФ 1.6. Но для того, чтобы достигнуть вышепоставленных целей, необходимо было анализировать результаты закрытия месяцев, финансовых отчетов, отчетов по себестоимости готовой продукции. Данным функционалом не пользовались, поэтому пришло время навести порядок в учете.

План работ был довольно объемный:

1. Закрыть месяцы за несколько лет.
2. Скорректировать остатки на Служебном счете.
3. Предложить простой и понятный алгоритм учета расходов с аналитикой «Заработная плата».
4. Настроить управленческий учет в соответствии с правилами корректного ведения учета с использованием отчетов Баланс, Финансовый результат, Доходы и расходы, настроить план счетов и распределять затраты согласно требованиям Заказчика.

Изначально не было в планах предприятия переходить на другой программный продукт, т.к. текущий функционал 1С: УНФ 1.6 подходил для бизнес-процессов клиента.

Поэтому специалистом по управленческому учету был сформирован План работ для текущей редакции 1С: УНФ 1.6, чтобы исправить некорректное ведение управленческого учета.

Но в процессе выполнения работ был выявлен ряд причин, по которым сформировалась потребность в переходе на 1С: УНФ 3.0.

1. Было принято решение сначала проверить возможность закрытия месяцев с самого начала ведения учета в программе 1С: УНФ 1.6. Процедура Закрытие месяцев может довольно доступно показать наличие некоторых проблем в учете. Более того, если речь идет о расчете себестоимости, то Закрытие месяца одна из ключевых процедур, которую необходимо выполнять.
   
   После закрытия нескольких месяцев была выявлена проблема: отрицательные остатки на складах нескольких организаций. При более детальном анализе, было выявлено, что отрицательные остатки на складах появляются не в результате неверного оформления документов товародвижения, а из-за реализованной ранее сторонним разработчиком доработки.
2. Специалистом управленческого учета были вовремя прекращены работы по закрытию месяцев, во избежание лишних затрат со стороны Заказчика и база с подробными инструкциями была передана на технический анализ специалисту отдела разработки – программисту.
3. В результате технического анализа подтвердилось наличие доработки, которая нетиповым способом подменяла организацию в проводках документов, но никак не была связана с типовыми процедурами закрытия месяца, расчетом себестоимости.
   
   При данной доработке сторонний разработчик игнорировал такие типовые настройки как «Учет по компании в целом» или «Передачи товаров между организациями», и внедрил доработку, заменяющую данные типовые настройки с сохранением учета по каждой организации отдельно.
4. В итоге, специалисту управленческого учета получилось аргументировать нецелесообразность дальнейшего исправления и ведения учета 1С: УНФ 1.6, так как исправление будет длительным и дорогостоящим, и итог исправлений сложно прогнозировать.

Так же были исключены такие варианты как свертка базы и обновление до 1С: УНФ 3.0, потому что данные варианты не исправят ошибки в регистрах.

Поэтому Заказчиком было принято решение перехода в новую базу 1С: УНФ 3.0.

Выбор программного продукта и партнера по внедрению

Программный продукт 1С: УНФ 3.0 был выбран по следующим причинам:

• 1С: УНФ 3.0 полностью подходил под бизнес-процессы заказчика
• типовой функционал 1С: УНФ 3.0 понятный по настройке и ведению учета, поэтому при переходе с 1С: УНФ 1.6 на 1С: УНФ 3.0 сокращались затраты на обучение сотрудников клиента.
• 1С: УНФ 3.0 имеет Управленческий план счетов и удобное распределение затрат.
• Структура справочников 1С: УНФ 1.6 и 1С: УНФ 3.0 идентичны, поэтому перенос большинства справочников и документов закрывался типовыми решениями.

Предварительно была проведена демонстрация Заказчику новых функциональных возможностей 1С: УНФ 3.0, которые в будущем будут полезны, в том числе и полный функционал по работе с маркируемым товаром.

Партнером ООО “Айти-Консалтинг” был выбран по нескольким причинам:

1. Ранее специалисты ООО “Айти-Консалтинг” уже сопровождали Заказчика по таким программным продуктам как 1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: Зарплата и управление персоналом” , а также оказывали услуги по  администрированию сервера, поэтому надежность партнера, реакция реагирования, подход к решению поставленных задач были знакомы Заказчику не понаслышке.
2. Анализ учета в 1С: УНФ 1.6 показал, что специалисты готовы не только отреагировать на запрос Заказчика, но и предложить более правильное решение, аргументировать его, и при этом соотнести затраты и проинформировать Заказчика о нецелесообразности планируемых затрат в исходном запросе.

Этапы выполнения проекта

Благодаря вовлеченности Заказчика в процесс, специалистами был сформирован индивидуальный подход и план работ для перехода, который учитывал совместное принятие решений в настройке нового программного продукта.

Были проведены моделирования процессов с такими настройками как “Передачи товаров между организациями” и “Учет по компании в целом”, что помогло Заказчику познакомиться с данным функционалом и правильно принять решение какую настройку он будет использовать.

План счетов и настройки распределения были успешно сформированы совместно с директором предприятия, что позволило учесть потребность Заказчика и рекомендации специалиста ООО “Айти-Консалтинг”.

План работ по переходу был разработан так, чтобы определенные этапы специалисты Заказчика могли реализовать самостоятельно или при поддержки специалистов со стороны партнера, что позволяло им на этапе перехода сократить затраты.

Переход был организован в несколько итераций: подготовительную, основную и заключительную.

В каждой итерации Заказчик понимал что будет реализовано и мог в каждой итерации как расширить свое участие, так и минимизировать, при таком разделении было проще управлять бюджетом перехода и его корректировать.

Описание итогов проекта

В результате внедрения 1С: УНФ 3.0 Заказчик получил следующие результаты:

1. Реализован комплексный инструмент для расчета фактической себестоимости. Внедрение автоматизированной системы 1С: УНФ 3.0 позволило не только значительно сократить трудозатраты специалистов Заказчика на сбор фактической себестоимости по готовой продукции, избежать ошибок при ручном подсчете, но и оперативно получать эти данные, что в свою очередь позволяет гибко управлять ценообразованием, формировать бонусные программы, расширяя аудиторию потребителей, влиять на валовую и чистую прибыль предприятия.
2. Настроен план счетов и правила распределения затрат,  аналитика доходов и расходов, аналитика движения денежных средств, благодаря которым быстро и удобно контролируется затраты и вовремя принимаются управленческие решения.
3. Упрощен механизм взаиморасчетов с поставщиками, что сократило трудозатраты специалистов со стороны Заказчика:
   • настроены автоматический зачет предоплаты и разнесения оплаты в разрезе договоров
   • включена требуемая аналитика взаиморасчетов
   • отработаны и внедрены схемы взаимозачетов с прочими контрагентами
   • организована единая схема создания контрагентов и договоров
   • решены проблемы с корректным возвратом товаров в разрезе себестоимости.
4. Организованы схемы комиссионной продажи, что помогает активно работать на маркетплейсах.
5. Настроен “Учет по компании в целом”,  что успешно заменяет ранее используемую доработку.
6. Реализован обмен данными с «1С:Бухгалтерия». Бухгалтерия получает консолидированную отчетность по всем бизнес-процессам и благодаря гибкой настройке состава выгружаемых данных закрыта важная потребность Заказчика в обмене данными.
7. В результате устранения доработок, влияющих на механизмы расчета себестоимости и замены их на типовые, месяцы закрываются  регулярно,  что в свою очередь дает возможность беспрепятственно  анализировать себестоимость готовой продукции  и вовремя принимать управленческие решения.
8. У специалистов со стороны Заказчика появилась возможность углубляться в процесс, развивать новые направления, улучшать учет, вместо того, чтобы тратить ресурсы на разбор критических ошибок, ведь данные по учету нужны здесь и сейчас, а не тогда, когда ошибки предыдущих периодов будут исправлены.