Построение системы документооборота и взаимодействия между отделами

Ринг Премьер Отель – это гостиница премиум класса в городе Ярославль, с численностью более 100 сотрудников. В Отеле располагается один из лучших SPA-центров города Ярославль и ресторан «Собинов», гостиница предоставляет услуги по аренде 12 конференц-площадок различной вместимости с современным аудио и видео- оборудованием и системой синхронного перевода для проведения мероприятий.

До старта проекта

В связи с тем, что клиент постоянно сталкивался с проблемой согласования внутренних “служебок”, было предложено автоматизировать процесс на базе программного продукта 1С:Документооборот . 

После проведения презентации программного продукта, клиент подтвердил потребность во внедрении программы.

В ходе проекта необходимо было автоматизировать следующие функции: 

• управление договорной деятельностью,
• обработка входящей и исходящей корреспонденции,
• обработка ОРД (организационно-распорядительная документация),
• учет исполнительской дисциплины.

Решение

Автоматизированы функции:

• Управление проектами и портфелями проектов
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта
• Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
• Планирование содержания и сроков проекта
• Ресурсное планирование проекта
• Управление финансами проектов
• Оценка проекта и расчет стоимости проекта

Документооборот (ECM)

• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет рабочего времени
• Учет договоров

Выполнены работы: 

• Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения.
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С".
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"

Результаты проекта 

Благодаря внедрению программного продукта 1С:Документооборот, у клиента ускорился процесс согласования служебных записок, счетов на оплату по закупкам товаров для собственных нужд. Также в программе реализован процесс внутренних тендерных закупок - формируются 3 Коммерческих предложения на согласование директору