Удаленный доступ 1С: Документооборот

Дистанционная работа в 1С

Дистанционная работа команды встречается довольно часто. Это может быть удобно по самым разным причинам:

1. Финансовая выгода.
2. Такой формат сотрудничества подходит ключевым членам команды, которые физически не готовы переехать.
3. Вопрос безопасности, в особенности актуально в отношении информационных технологий, но далеко не только по поводу них.
4. Организационное удобство.

Однако для того, чтобы подобное сотрудничество давало результаты, необходимо разобраться с тем, как его сделать эффективным. И в этом отношении способны помочь продукты от 1С.

1С: Документооборот для удаленной команды

Существует довольно много решений от 1С, которые в той или иной степени способны облегчить решение многих вопросов для команды на удалёнке. Однако одним из самых удачных можно смело назвать ПО 1С: Документооборот. У данной системы существует специальный блок, который был создан именно для организации дистанционной работы. По сути, программа позволяет отработать нужные сценарии. И ниже указано, каким образом с помощью такой программы можно повысить эффективность работы команды при удалённой занятости.

Общий для всех график в системе

Система позволяет сформировать общий график в виде документа, который можно разослать для внесения правок, дополнений или для ознакомления. Причём через саму систему можно увидеть, кто ознакомился, а кто ещё нет.

Разумеется, строгое соблюдение графика не всегда и не для всех возможно. Поэтому в системе можно использовать регистрацию отсутствия, а также корпоративную почту для того, чтобы предупредить, что вас по разным причинам может не быть.

Преимущества использования такого графика:

1. Это позволяет установить чёткие графики и дедлайн, что очень важно. Заказчики любят пунктуальность и конкретику.
2. Отличный способ для борьбы с прокрастинацией, что является проблемой для многих при таком формате работы.
3. Можно не волноваться по поводу того, что связаться между собой членам команды будет сложно. Все окажутся на связи одновременно.

Прозрачная работа в удаленном режиме

Чаты, видеосвязь, аудиосвязь, общий список мероприятий, общие и личные календари — всё это инструменты, которые позволяют проводить при необходимости удалённые планёрки, согласовывать между собой различные действия и не только. Благодаря подобным решениям можно организовать удалённо работу довольно большой команды со сложной внутренней иерархии и проработать её эффективность. Главное, чтобы овладение инструментом не превратилось в самоцель.

Голосовая переписка

Иногда нет времени и возможности в целом довольно долго общаться по переписке. В этом случае имеет смысл использовать голосовое общение. 1С: Документооборот позволяет обращаться к справочнику «Файлы» для того, чтобы переслать требуемый файл. А ещё можно использовать корпоративную почту. Это позволит оперативно сообщать всем о принятии важных решений в голосовом формате, если возникнет такая необходимость.

Взаимная помощь внутри команды

Работа командой без взаимопомощи не будет эффективной. Без этого начинает снижаться результативность. Общий чат помогает обсуждать работу, разные этапы, а также возможность улучшить свои действия в связи с этим. Можно делиться какими-то моментами в режиме онлайн. Также можно распределить задачу между разными членами задачи по мере их компетенции, спросить совета или даже помощи. В итоге такое взаимодействие становится выгодным всем.

Руководитель проекта и члены команды: обратная связь

В рамках 1С: Документооборота можно работать с ежедневными и еженедельными отчётами, которые касаются трудозатрат. Они позволяют увидеть, до какой степени и у кого сейчас именно наступил прогресс, кто над чем в конкретный период работает, идёт ли продвижение или есть какая-то проблема. А ещё подобные отчёты помогают закрепить результаты и продемонстрировать, кто именно и за что в точности отвечает.

Постоянный контроль

В рамках системы предусмотрел протокол работы специалистов. Он даёт возможность мониторить работу всей команды. Это актуально для профессионалов самого разного профиля.

Польза работы с протоколом:

1. Выдаёт представления по поводу того, кто и за какой конкретно участок работы отвечает.
2. Помогает установить уровень компетентности специалистов, чтобы прикрепить их к определённому участку.
3. Даёт возможность избежать значительного перегруза.
4. Позволяет назначать справедливую премию.
5. Позволяет найти слабые места.
6. Это довольно удобный инструмент для оценки объёма выполненных работ.
7. Позволяет быстро понять, как именно налажено взаимодействие между собой у членов команды.

По существу, протокол позволяет сохранить нацелить сотрудников команды на результат и применять для развития сильные стороны.

Возможность оформления договоров с заказчиком 

С удалённой работой многое станет заметно лучше, когда у команды появится мотивация. Например, премия или же другие поощрения. Однако это хорошо срабатывает, когда существуют гарантии выдачи денег или же прочего. Лучше всего всё оформить через систему договоров. И шаблоны для таких соглашений имеются внутри 1С: Документооборот.

Регулирование определённого порядка работы

Большая проблема удалённого режима работы команды — в том, что нет порядка, дисциплины, которая наблюдается в офисе. В итоге каждый член начинает работать так, как он себе представляет выполнение задачи. И если эти представления в команде не сходятся, неизбежно возникнут проблемы, что повлечёт за собой конфликты. А чем больше членов в команде, тем выше вероятность того, что представления неизбежно не сойдутся.

Поэтому 1С: Документооборот нужно использовать для регулирования работы подобной команды. Это объективно пойдёт на пользу всем, повысит результативность и эффективность. В частности, можно создать целый перечень документов, внести в них изменения при необходимости, проработать всей командой. А потом — принять и отправить на согласование.

Повышение коллективной эффективности:

1. Общая система оценки качества выполнения работы каждого сотрудника. Критерии для проведения оценки должны быть субъективными и привязаны к каким-то показателям. Например, уникальность, грамотность, сочетание цветов, оригинальность идеи, успешная защита иска в суде и прочее.
2. Требования к членам команды в рамках приёма в команду. Должны быть понятные и прозрачные критерии, на основании которых можно отбирать анкеты или же приглашать, собственно, потенциальных сотрудников на собеседования. Помните, что видеосвязь позволяет проводить дистанционные собеседования, а в 1С: Документооборот даёт возможность фиксировать их результаты.
3. Требования к тесту или к испытательному периоду. В таком документе должны содержаться конкретные ответы на вопросы. Каким должно быть испытание? Сколько должен длиться испытательный период? Какими будут критерии успешного прохождения испытания? Что указывает на однозначный провал?
4. Критерии исключения члена из команды и порядок подобного исключения. Это может быть несоответствие занимаемой должности, совершение каких-то нарушений, низкое качество работы, что-то ещё. Также необходимо в документации прописать, как именно происходит исключение. Например, единогласное решение, общее голосование и большинство голосов, единоличное решение руководителя, что-то ещё.
5. Порядок разрешения конфликтов между членами команды. Это очень важно, поскольку без данного механизма группа может довольно быстро развалиться.
6. Механизм взаимодействия внутри команды. Такой документ далеко не всегда объективно нужен, но в некоторых случаях его наличие может иметь решающее значение. В частности, в подобном документе очень важно прописать, кто именно и к кому должен обращаться, в какой конкретно последовательности, при каких вопросах, кто за кого несёт ответственность и почему. Всё это очень важно учитывать.
7. Критерии премирования. Во избежание конфликтов в данном случае тоже должны быть предельно чёткие моменты. Какого размера премия должна полагаться? За что именно? В каких случаях её давать могут сразу? Как она выдаётся?
8. Критерии назначения штрафов. Аналогично пункту, описанному выше.
9. Критерии проектов, за которые команда берётся. Это может быть очень важно, потому что нередки ситуации, когда кто-то из членов команды может пообещать, что коллектив возьмётся за то или иное задание. И когда впоследствии выясняется, что команда по разным причинам не готова, возникают разногласия. Если подобное привлечение заказчиков нежелательно, это тоже желательно согласовать.

Безусловно, не нужно регулировать каждый момент, который возникает в команде. Если в этом возникает объективная потребность, то это означает, что коммуникация внутри такой группы в действительности провалилась. Следовательно, нужно решать проблемы по данной линии. Однако наличие общих для всех стандартов и понятных критериев помогает урегулировать большое количество вопросов разного уровня.

Доступ с разных устройств

С ПО можно работать напрямую, через мобильный клиент (это бесплатно). Плюс возможно применение удалённой привязки рабочего места, когда используется браузер.

Удалённый офис в 1С: ДО

Программа 1С: Документооборот привлекательна еще и тем, что она позволяет организовать и контролировать удалённую работу сотрудников. Программа позволяет наладить переписку с клиентами, а также с сотрудниками, исполнять и согласовывать разные документы, учитывать работу, время, выполнение тех или иных задач. Для удалённых сотрудников был создан специальный дополнительный функционал. Он даёт такие возможности:

1. Учитывать тех сотрудников, которые трудятся дистанционно.
2. Создавать отчёты по поводу отсутствия и при проведении работы из дома.
3. Настраивать инструменты для проведения удалённой работы.

Это может быть форум, файл, проекты, мероприятия и многое другое.

4. Создавать и хранить готовые наборы методических материалов.

Речь может пойти о регламентах. нормативах, инструкциях, об ответах на вопросы, о полезных советах и не только.

Можно устанавливать статус, который будет указывать на работу удалённо, оповещать об этом. Также 1С: Документооборот позволяет формировать специфические отчёты по этой категории сотрудников. Благодаря этому можно будет следить за тем, сколько человек на самом деле удалённо работали, какой объём они выполнили за это время.

Преимущества использования 1С: Документооборота для удаленного офиса

Данная программа создаёт единое информационное пространство, которое можно задействовать разными способами. В частности, для обмена мнениями и документами, для организации совместной работы с разными документами и не только. Заодно подобное сотрудничество позволяет автоматизировать множество процессов. У 1С: Документооборот есть большое количество различных инструментов, с помощью которых вполне реально наладить нормальную работу всей команды. Однако для этого нужно сначала разобраться в том, как именно эти инструменты работают, что имеет большое значение.

Заказать услугу настройки удаленного доступа 1С: Документооборот

Специалисты 1С компании «АйТи-Консалтинг» настроят доступ всем сотрудникам компании, подключат все необходимые опции для продолжения качественной работы без присутствия в офисе организации.