Возможности и достоинства программы 1С: Документооборот 8

Что такое СЭД (система электронного документооборота)?

Сегодня уже трудно найти предприятие, организацию или учреждение, которое в процессе своей финансово-хозяйственной деятельности использовало бы бумажные носители для оформления организационно-распорядительных и внутренних документов. Дело в том, что многие, или почти все, современные компании внедрили систему электронного документооборота (СЭД), суть которой заключается в автоматизации работы с документацией, впоследствии ставшей неотъемлемой частью IT-инфраструктуры организации.

Роль этой системы трудно переоценить – она эффективно используется как в частных компаниях, так и в государственных организациях. Если в первом случае СЭД содействует повышению прибыли и работоспособности сотрудников, то во втором – она дает возможность решать задачи взаимодействия с гражданами и другими ведомствами, а также позволяет оптимизировать входящие и исходящие потоки информации.

Цели внедрения электронного документооборота на предприятиях с различной специализацией и масштабом бизнеса могут кардинально отличаться, например, под организацией системы ЭД в крупном холдинге подразумевается запуск проекта, намного сложнее и масштабнее проекта, разработанного под потребности небольшой компании. При этом, в качестве такой системы, в обоих случаях, может использоваться программное решение 1С: Документооборот 8, но в разном исполнении – КОРП и ПРОФ, соответственно.

Задачи, решаемые с помощью программы 1С: Документооборот

Систематизация потоков служебной, деловой (официальной) и другой документации.
Обеспечение безопасного, надежного и длительного хранения необходимых документов.
Автоматизация монотонных и однотипных операций при обработке документов.
Сокращение или полное исключение бумажного документооборота и, связанное с этим, уменьшение риска повреждения или утраты важных официальных бумаг.
Ускорение процессов согласования и окончательного утверждения официальных документов.
Формирование общей базы документов с возможностью поиска по штриховым кодам.
Организация и обеспечение коллективной и индивидуальной работы сотрудников с документами.
Постоянный контроль за выполнением поставленных задач и исполнительностью сотрудников.
Контроль за использованием рабочего времени и ведение соответствующего учета.

Версии программного продукта

Система 1С: Документооборот 8 может предоставляться пользователям в четырех основных вариантах поставки:

1С: Документооборот КОРП.

Разработана для внедрения на предприятиях (крупные компании и холдинги), имеющих разветвленную организационную структуру и сложный многоуровневый документооборот;

1С: Документооборот ПРОФ.

Является самой востребованной поставкой, используется на небольших и средних предприятиях, с минимальным или несложным документооборотом;

1С: Документооборот государственного учреждения.

Специально создано для бюджетных предприятий, государственных организаций и органов муниципального управления, характеризующихся развитым многоуровневым документооборотом;

1С: Document Management.

Является полным аналогом версии КОРП, но с двуязычным пользовательским интерфейсом, что предпочтительно для компаний, имеющих филиалы или отделения за рубежом или содержащих в штате сотрудников из других стран.

Представленное программное решение не имеет какой-либо отраслевой направленности, при этом, гибкие инструменты настройки позволяют легко ее адаптировать под специфику финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия. Далее будут рассмотрены некоторые функциональные возможности программы в исполнении «КОРП», которые необходимы для организации качественного взаимодействия сотрудников и их совместной работы, а также для контроля за исполнением поставленных задач и детализированного учета затраченного рабочего времени.

Организация совместной работы персонала в 1С: ДО КОРП

Автоматический контроль загруженности сотрудников по их личным календарям и выбор оптимального времени проведения ответственных мероприятий.
Проведение оперативных совещаний дистанционно (в удаленном режиме) посредством функционала видеосвязи и обсуждение поставленных задач во встроенном чате.
Организация форумов для оказания помощи неопытным сотрудникам, обсуждения текущих проектов, проведения голосований.

Постановка и контроль выполнения задач

В программе предусмотрена регистрация заданий сотрудникам, в том числе документов на обработку, с указанием времени на подготовку, а также сроков согласования и утверждения.
Накопление данных о работе сотрудников, с последующим анализом и составлением аналитической отчетности.
Оценка работоспособности и ответственности сотрудников на основании полученных отчетов по главным показателям: перенос сроков, успешность выполнения, соблюдение сроков.
Фиксация информации, поступающей от сотрудников, об объемах выполненной работы за каждый день с привязкой к полученным задачам и текущим проектам, на основании чего ведется учет затраченного рабочего времени и осуществляется оценка продуктивности персонала.

Работа со служебными документами в системе

Автоматическое создание карточки к каждому документу, в которой, кроме сведений о проведенных редактированиях, указывается уровень доступа для конкретных сотрудников или категории пользователей.
Ведение детализированного учета официальных документов, поступающих от юридических и частных лиц, с сортировкой этих документов по необходимым параметрам и составлением соответствующих списков.
Встроенная система поиска позволяет найти нужный документ по соответствующим критериям, например, по реквизитам или штриховым кодам, в режиме полнотекстового поиска или посредством быстрых отборов.
Защита исходящей документации и других документов может осуществляться с посредством ЭЦП, которая ставится в карточке соответствующего документа.
В программе предусмотрен набор функций для работы непосредственно с договорами. Пользователь может проводить полный цикл операций с договорами: от процесса подготовки и утверждения, до возврата и полного расторжения.
Встроенный модуль электронной почты позволяет отправлять письма (корреспонденцию) как внутри компании, так и за ее пределы через внешний сервер, не выходя из данной программы.