1С: Государственные и муниципальные закупки 8 (1С: ГМЗ). Описание программы

1С: Государственные и муниципальные закупки 8 (1С: ГМЗ). Описание программы

Конфигурация 1С: Государственные и муниципальные закупки 8 спроектирована в соответствии с основными потребностями для успешного осуществления товарооборота. Она объединяет все необходимые компоненты: документацию, наименования и другие ключевые маркеры, которые фиксируются в одной платформе.

Основная задача программы 1С: Государственные и муниципальные закупки 8

Проект ставит перед собой цель максимально упростить и автоматизировать этапы подготовки документов, принятия решений, проведения массовых закупок для государственных и муниципальных учреждений. Таким образом, обеспечивается четкое, автоматизированное выполнение задач в срок, и экономия средств на услугах специалиста, который занимается ненужной работой. Повышения качества создаваемой документации можно добиться за счет систематизации информации, которая подается как комплекс структурированных материалов. Постоянная эксплуатация зафиксированных в программе сведений позволяет существенно уменьшить объем нагрузки операторов. При этом можно вносить правки в готовых конкурсных или аукционных документах, что остается несложным для исполнения.

Передовая разработка нацелена на то, чтобы ликвидировать вероятность появления ошибок на этапе подготовки сведений, и на проведение тендеров в соответствии с актуальными законами государства.

Контроль законодательной базы

Проект берет Федеральный закон №223-Ф3 за основу легального, добросовестного функционирования программы, и включения всех процессов. Согласно законодательной базе, у каждого предприятия есть право реализации госзакупок любыми методами, но у организации должна быть гарантия того, что шаги для осуществления этого действия зафиксированы «Положением о закупках». Главным недостатком является невозможность учета типовым решением всех изъянов и особенностей проведения госзакупок, которые предполагает закон 223-Ф3. Из-за чего учредители организации, внедрившие 1С: ГМЗ в свою работу, должны привлекать к активному сотрудничеству партнеров, которые помогут доработать конфигурацию при учете всех внутренних особенностей деятельности предприятия. Данное приложение является симбиозом технологической платформы и прикладного решения, но работает эффективно только при условии предварительной доработки.

Также проект поддерживает Федеральный закон 44-Ф3 2013 года.

Программа 1С: Государственные и муниципальные закупки 8 разработана для:

  • Государственных и муниципальных организаций различных масштабов, уровней, специфик. При условии если их закупочная деятельность производится в соответствии с законами 223-Ф3 и 44-Ф3.
  • Главных представителей учреждений, которые в ответе за получение и контроль средств.
  • Органов государственной и муниципальной власти, которые планируют, реализовывают или ведут отчетность по продуктам и услугам.
  • Представителей специализированных предприятий. А конкретнее: юридических лиц, посредников, подрядчиков.

Новые средства работы для государственных и муниципальных закупок

Конфигурация выступает в роли эластичного конструктора, который помогает с легкостью настраивать методы покупок, фиксировать поставщиков, вести отчетность.

1С: ГМЗ помогает:

  • Разработать общий вид бумажных актов в печатной форме.
  • Распределить поэтапно шаги для проведения конкретных мероприятий, которые предусмотрены законодательной нормой.
  • Определить категории и подкатегории для объективного оценивания текущих предложений на рынке.
  • Разработать содержание описательной составляющей госзакупки.
  • Разработать и внедрить список базовых и специфических требований для всех участников, которые связаны с процессом делового сотрудничества и его реализации.

Системой предусмотрен функционал создания справочника-классификатора с индивидуальной иерархией продукции и услуг с детальным обзором технических характеристик и функциональных опций. С этой целью можно применять общероссийский классификатор видов экономической деятельности, либо классификатор продукции.

Применение классификаторов позволяет идентифицировать товар или услугу для того, чтобы формировать и структурировано вести отчетность в папке об определенных группах и видах продукции. Справочник продукции позволяет фиксировать и вести учет поступаемого товара по группам. Если учредитель организации самостоятельно занимается ведением учета, он может как ограничить, так и предоставить доступ к материалам из справочника «Продукция». В конфигурации также присутствуют функции настройки доступа к информации, а также редактированию, сохранению и добавлению новых извещений.

В подразделе меню для планирования администратор может:

  • собирать плановые заявки всех подогранизаций и филиалов, которые участвуют в процессе и являются неотъемлемыми стейкхолдерами;
  • на автоматическом уровне создавать план и график для госзакупок, в основе которых лежат плановые заявки;
  • следовать плану и реализовывать процессы вовремя;
  • формировать аналитические отчеты, которые являются частью статистики закупочной деятельности (проценты от продаж, заключенные договора, аналитика финансов).

Благодаря удобному интерфейсу:

  • четко и пошагово отображается каждый этап подготовки и выполнения сотрудничества с поставщиком;
  • формируется пакет нормативных актов;
  • создается комиссия и публикуются сообщения о всех покупках на онлайн-ресурсе ЕИС.

Данные об осуществленных закупках внедряются в систему в виде стандартной таблицы, в основе которой лежат электронные сведенья, которые хранятся в специальном журнале.

Для всех разновидностей документации: от стандартных извещений до закупочных свидетельствований могут быть применены шаблонные классические варианты, которые встроены в систему. Но в зависимости от индивидуальных предпочтений пользователь может настроить и свой персональный шаблон, создать порядок отражения данных (по дате добавления, по алфавиту, по значимости). Программа самостоятельно рассчитывает параметры формирования отчетности и позволяет клиенту определить подходящий вариант. Благодаря такой составляющей программы можно оптимизировать время, которое затрачено на качественное создание документов, так как автоматически созданные печатные экземпляры не нуждаются в дополнительной доработке человеком.

Участие в конкурсах, аукционах, торгах и тендерах.

В пределах системы автоматизированным становится также этап регистрации заявок, которые подают для участия в конкурсе и аукционе. При помощи таких заявок можно зафиксировать и сохранить в программе все базовые данные, которые помогут привлечь новых потенциальных кандидатов для сотрудничества в дальнейшем: название организации, адрес и другие контакты.

Присутствует доступность регистрации изменений, которые вносятся пользователями в заявках участников. Чтобы обеспечить максимальную точность собранной информации, в работу  внедрен механизм для детального анализа поданных заявок, который позволяет перепроверить актуальность и наличие необходимых материалов, убедиться в добросовестном выполнении всех этапов, прописанных в контракте (подписанных объектом и субъектом договора).

1С: Государственные и муниципальные закупки 8 предоставляет участникам возможность использования набора аналитических отчетов, сведенья из которых могут эксплуатироваться комиссией на уровне анализа заявки участника. Для всех заявок по отдельности можно запустить аналитику предварительных решений, формируемых программой на автоматическом уровне на базе информации, которая была введена ранее. Благодаря отображению баллов, выставляемых членами комиссии, можно открыто и прозрачно оценивать заявки участников.

1С: ГМЗ – это проект имеющий собственное электронное табло, которое обновляется в режиме реального времени. На нем отображаются все шаги и этапы реализации аукциона. Чтобы документально подтверждать все действия, интерфейс отображает и предоставляет разные виды протоколов. Также для удобства эксплуатации, на автоматическом уровне формируются протоколы, которые в дальнейшем можно распечатать на принтере. Чтобы форматировать и видоизменять протоколы, пользователь может самостоятельно настроить шаблон и внедрить туда расширенные свойства.

Тотальный контроль документации

Чтобы ликвидировать число погрешностей, которое допускается при вводе необходимой информации в больших количествах, софт предлагает своим участникам возможность документального контроля. Этот инструмент используется на автоматическом уровне (при замене состояний оригинальных бумаг), либо по собственному желанию пользователя.

Для того чтобы информировать участника конфигурации о потенциальных погрешностях, которые были обнаружены системой автоматически, программа использует уведомления. При условии если участник ввел сроки завершения процедуры, но при этом не выполнил условия, в интерфейсе появится оповещение с перечнем ошибок. Благодаря такому комплексному подходу механизма контроля документов можно переходить к реквизитам и в режиме реального времени попадать кнопкой мыши на клавишу на панели интерфейса чтобы обновить и восстановить необходимые данные.

Платформа 1С: Государственные и муниципальные закупки 8 призвана существенно упростить реализацию процессов и взаимодействия предприятий, а также и обеспечить качественную документацию для организации любого масштаба. Говоря о том, насколько целесообразно внедрять ее в работу предприятий, можно смело утверждать, что она оптимизирует и ускоряет многие операции, благодаря чему значительно повышает эффективность компаний.