Внемашинная информационная база (ВИБ)

Внемашинная информационная база (ВИБ) входит в информационное обеспечение вместе со средствами ведения. Данные из внемашинной сферы переносят на машинный носитель. Так появляется ВИБ. Это необходимо, чтобы создать практическое приложение для пользователя на ПК и работать с ним в предметной области.

Информационная база — это непосредственно данные из внемашинной среды в конкретной предметной области, которые были организованы по определённой структуре. При этом средства организации и ведения ИБ нужны, чтобы поддерживать взаимодействие с базой. ВИБ создаёт информация, которая содержится в документах. Поэтому для понимания такой базы он имеют большое значение.

ВИБ (внемашинная информационная база) включает в себя разные виды информации:

• нормативно-справочная;
• оперативная (учётная);
• плановая (условно-постоянная).

Решения по ИБ подразумевает определение состава информации, которая нужна, чтобы решить задачи пользователя. Также нужно установить логическую структуру информации. Это позволяет перейти к этапу формализации данных и моделирования, что нужно для автоматизации обработки.

Структурирование информации, которая относится к внемашинной сфере, отражается отдельно взятыми структурными единицами. Причём в документации происходит группировка и упорядочение по классифицирующим признакам.

Документы внемашинной сферы

Во внемашинной сфере основные носители данных — это документы. Их можно разделить на группы согласно функциям управления. В таком случае документы могут содержать условно-постоянную информацию, нормативно-справочную и плановую. В отдельную группу стоит выделить документы первичной оперативной информации, которая в режиме реального времени фиксирует то, как проходят некоторые процессы.

Документы условно-постоянной информации

В данном контексте такую группу документов нужно понимать широко. Это могут быть справочники, в которых зафиксированы перечни объектов конкретного вида — оборудования, подразделений, профессий, должностей, заказчиков и многого другого. В таких документах есть таблица, и в каждой строчке обозначен код, название объекта, его свойства.

Существуют номенклатуры с ценниками. По форме они выполнены так же, как и справочники. В этих документах обозначена номенклатура объектов в цехе, на предприятии, на складе и не только. И в них обозначены единицы измерения конкретных изделий, товаров, расходных материалов. Плюс указаны цены за единицу.

Конструкторско-технологические документы содержат производственные нормативы. Например, там может быть обозначена норма расхода материала. Она указана в маршрутной среде, где зафиксирован технологический процесс создания деталей. Календарно-плановые нормативы могут содержать цеховые нормы задела (в днях) на изделия или детали.

Договор поставщика — это соглашение, в котором содержатся планы поставок и соответствующие объёмы партий. В плановых документах могут быть вписаны количественные показатели, необходимые для регламентирования выпуска деталей по числу единиц.

Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы нужны для организации и управления. Они фиксируют принятие решений. Это:

• положения — обычно в таких документах зафиксирована база (основа);
• уставы — документация, которая закрепляет правовую базу, основной порядок регулирования, принятия решений, прочее;
• протоколы — фиксируют происходящее, а также промежуточные (как правило) результаты;
• акты — документы, которые нужны для закрепления конкретной ситуации, факта передачи материальных ценностей, приёмки, общего состояния объекта и прочее;
• приказы — документ, обычно издаваемый руководством, в нём содержатся распоряжения по поводу принятия определённых решений.

Документы учётной информации

В первую очередь это приходно-расходные документы. В них содержатся данные по поводу отгрузки или отпуска продукции, расходных материалов, о поступлении изделий в цех, на склад и т.п. К соответствующим документам относятся:

• приходно-расходные ордера;
• накладные;
• карточки учёта;
• ведомости, в которые записываются данные инвентаризации.

Документы с информацией о выполнении плановых показателей

Сведения могут содержаться в документах, которые фиксируют данные о выполнении плановых показателей. Это:

• отчёты;
• план-графики;
• статистические сводки.

Уровень планирования определяет систему показателей. При этом такие данные на уровне участка или же подразделения нужны как для отчёта, так и для того, чтобы регулировать происходящее. И всё это требуется для грамотного управления.

Уведомления об изменении нормативно-справочной части базы.

Такие извещения означают, что в ИБ нужно внести корректировку. Это позволит решить вопрос с актуальностью. И характер изменений может быть разным, затрагивающим:

• номенклатуру продукции;
• корректировку кодов, штрих-кодов;
• изменения в названиях;
• правку тарифов, цен;
• нововведения в нормах и в прочих показателях.

Характеристика документации: общая информация

Документы отличаются названием, которое отражает содержание документа, а также формой, которая определяет структуру. Существует деление по характеру возникновения: первичные (содержат исходный материал) и производные (результаты переработки сведений из других документов).

Также можно разделить документы по роли в рамках общей технологии:

• первоначальная загрузка ВИД — это нормативно-справочные данные и другие, относящиеся к условно-постоянным;
• запросные документы — в них указываются сведения, которые обычно выдаются в ответ на запрос;
• документы для ввода учётной или оперативной информации;
• извещения об изменениях. Они нужны для поддержания ВИБ в актуальном состоянии;
• документы, на основании которых инициируют осуществление задач.

Форма документа

Оформление и заполнение документов должно происходить в обозначенном порядке. У каждого документа есть постоянная часть. Она определяется макетом или формой.

В форме документов фиксируют структуру информации, которая содержится в самом документе. Также от формы зависят:

• состав документов;
• размещение реквизитов;
• название.

Установить структуру информации можно по 2 частям. Это заголовок или шапка и содержание.

Шапка:

• код формы;
• наименование или обозначение вида документа;
• уникальный номер;
• дата составления и заполнения;
• общие данные, которые актуальны для всего документа.

Содержательная часть — это название, реквизиты и место, которое было отведено для их значений. Данная часть может быть:

• простой — у реквизитов в этом случае единственное значение;
• табличная — представлена в формате многострочной таблицы с названием реквизитов, которые вписываются в заголовок колонки;
• сложной — со множеством значений реквизитов, указываемых в столбце.

Зачастую документ отличается комбинированной формой. В качестве примеров документов с табличной частью можно привести номенклатурные разновидности, приходно-расходные, плановые, справочники.

Понимание специфики документов позволяет разобраться с тем, как именно организована внемашинная информационная база. Поэтому нельзя игнорировать значение подобных документов для ВИБ. И понимание их специфики очень важно.