Установка и настройка программы автоматизации работы с документами 1С: Документооборот. Возможности и особенности

Одним из ключевых элементов, необходимых для обеспечения эффективной работы предприятий различного назначения, является правильно организованный документооборот. Стоит отметить, что данный процесс отличается большими трудозатратами и требует от сотрудников сосредоточенности, оперативности, даже некоторой скрупулезности, но и в этом случае могут допускаться ошибки, а скорость обработки корреспонденции оставляет желать лучшего.

С целью упрощения и оптимизации работы с документами (составление, коррекция, согласование, хранение, поиск, исполнение) был разработан программный продукт 1С: Документооборот, который может быть установлен как из «коробочной версии», так и использоваться в облачном варианте.

Как установить и предварительно настроить конфигурацию 1С: Документооборот?

Процесс инсталляции и изменения первичных параметров программы в «коробочном исполнении достаточно прост, так как разработчики конфигурации предусмотрели автоматическую установку делопроизводства, а также создание базы данных с общими (минимальными) настройками.

Для дальнейшей работы с приложением достаточно запустить операцию «Установка типовой методики документооборота», в результате чего пользователь получает в свое распоряжение сорок пять видов и двадцать шаблонов документов, типовую структуру предприятия и стандартные группы пользователей, роли исполнителей и вопросы деятельности, папки файлов и другое.

Кроме того, для сисадмина предприятия будет сформировано двадцать пять неотложных задач, в число которых входит регистрация пользователей и корректировка уже заданных параметров.

После выполнения поставленных задач пользователь может полноценно работать с конфигурацией:

• оперативно создавать необходимые документы с использованием двадцати шаблонов, которые соответствуют определенным требованиям ГОСТ;
• управлять движением документов по сорока типовым маршрутам в полуавтоматическом режиме, например, пересылать договор на согласование с учетом его спецификации;
• работать со служебными и основными файлами, используя уже сформированную структуру папок и каталогов;
• детально вести номенклатуру дел и работать с группами пользователей, имеющими ограниченные или полные права доступа.

В конечном итоге руководитель предприятия получает следующий результат:

• налажена совместная и эффективная работа сотрудников с информационными системами и базами данных;
• создана и надежно функционирует система регистрации документов с определенным статусом (входящие, внутренние, исходящие);
• обеспечен постоянный контроль исполнения;
• доступен поиск документов по полнотекстовым данным или по известным реквизитам;
• распределены зоны ответственности между сотрудниками, что касается подготовки, отправки и хранения документов.

Функциональные возможности программы

Из списка основных возможностей конфигурации можно выделить несколько важных для пользователя разделов. 

Работа с договорными документами

В этом разделе пользователь получает возможность:

• быстро составить любой необходимый договор, для чего в заранее выбранный шаблон переносится спецификация, данные контрагента, другая информация;
• проверить,зарегистрировать и отправить на согласование с заинтересованными службами и ответственными лицами готовый договор;
• работать с бумажными оригиналами документов, при этом осуществляя контроль за их возвратом или передачей владельцу;
• производить детальный анализ выполненной договорной работы.

Управление документами

Данный раздел содержит в себе несколько инструментов, обеспечивающих:

• обработку входящей и исходящей корреспонденции;
• проверку наличия действительной электронной подписи или ее прикрепление в юридически значимых документах;
• оперативное потоковое сканирование оригиналов договоров, приложений, дополнений, других документов;
• присвоение штриховых кодов входящей и исходящей корреспонденции;
• осуществление архивирования и хранения информации, а также ее поиск.

Функциональный почтовый клиент

Здесь пользователь может производить необходимые операции с электронной почтой:

• передачу и прием электронных писем, служебных файлов внутри локальной системы предприятия без использования почтового сервера;
• отслеживание несанкционированной электронной переписки с владельцами внешних почтовых ящиков;
• привязывание полученных писем к соответствующим документам.

Нужно отметить, что почтовый клиент поддерживает работу с типовыми протоколами и имеет встроенную адресную книгу.

Совместная работа

В данном разделе пользователь может организовать проведение протокольного мероприятия, при этом создается специальный документ, на основании которого может осуществляться бронирование подходящего помещения, производиться рассылка приглашений на мероприятие, создаваться программа проведения семинара.

Интеграция с любыми решениями

Раздел содержит в себе программные механизмы, обеспечивающие полную бесшовную интеграцию с новыми или специализированными конфигурациями, а так же обмен данными со старыми приложениями.

Для первого варианта характерно то, что пользователь может работать в приложении, например, «Управление торговлей» и использовать функции программного продукта «Документооборот» не запуская его.

Доступ с различных устройств

Здесь пользователь получает возможность организовать работу с программой посредством отдельных микропроцессорных устройств. В конфигурации предусмотрено использование следующих средств и функций:

• встроенный интерфейс, который адресован для удобства работы на планшете;
• предоставление доступа к приложению через удаленный компьютер с помощью стандартного web-браузера;
• мобильное приложение, установленное непосредственно на смартфоне.