«Ручные» проводки в 1С

Многие бухгалтеры вручную редактируют проводки в уже проведённом документе. Также нередко создают документ «Операция, введённая вручную». Этот вариант используют как решение, когда нет необходимого документа для отражения каких-то данных в учёте в программе 1С не получается автоматически зафиксировать интересующую вас операцию. И это всё — рискованно. На порядок проще разобраться с требующимися исправлениями в ручном режиме, чем отыскивать по всему ПО соответствующий документ и вникать в то, как его заполнять. И после его проведения возникают вопросы по поводу того, грамотно ли его заполнили, какие именно проводки были созданы программой.

Операции «ручной» проводки в программе 1С

В то же время благодаря «ручному» редактированию можно:

• добавлять или удалять проводку в документе;
• редактировать проводку, которая была создана в документе;
• добавлять собственные проводки;
• корректировать сумму;
• закрывать счета, которые не во всех случаях выходит закрывать в автоматическом формате

Хозяйственные операции отражаются в основном посредством ввода документов конфигурации, которые соответствуют первичной бухгалтерской документации. В отдельных случаях по отдельно взятым хозяйственным операциям нужно изменить созданные в процессе проведения документа проводки и (а иногда — или) движения, которые идут по регистрам.

Сведения о введённых операциях содержатся на счетах учёта, а также в специальных регистрах, необходимых программе, чтобы корректно работать. Для формирования отчётности нужно продублировать такие данные.

Операции в конфигурации, которые нельзя редактировать руками

По этим причинам существует перечень хозяйственных операций, которые не следует оформлять ручным способом. Это: 

• начисление налогов — транспортного, земельного и прочих;
• операции по счетам НДС, учёта расчётов или учёта товарно-материальных ценностей.

Почему не рекомендовано использовать ручной режим оформления операций в указанных ситуациях? Для перечисленных операций существуют документы типовой конфигурации. И их использование позволит сформировать правильное движение регистров бухучёта. В то же время ручные операции во многом статичны, то есть они фиксируются в том же виде, в каком вы их внесли. Они именно в этом виде и будут зафиксированы в бухгалтерском учёте. То есть программа при перепроведении документов не станет в них ничего менять. Поэтому если вы что-то поменяли в документе в ручном режиме, то впоследствии вам нужно будет и дальше вручную актуализировать информацию в таких документах.

«Ручная» корректировка документа «Реализация (акт, накладная)»

Чтобы внести изменение в документ необходимо:

1. Выбрать и открыть документ.
2. Найти форму «Движения документа». Проверить проводки этого документа. Иногда у него может отсутствовать техническая возможность добавить информацию (о материалах в эксплуатацию, к примеру). В этом случае ручная корректировка становится необходимой.
3. Установить галочку «Ручная корректировка». Она нужна для редактирования движения документа.
4. Заполнить аналитику по тому счёту, который вы собрались править.
5. При необходимости добавить использовать соответствующую кнопку. Обязательно надо указать счета дебета и кредита с привязкой аналитики к ним, сумму в бухучёте (в колонке «Сумма») и сумму в налоговом учёте — отдельно к счетам по дебету и кредиту (это 2 разные колонки, которые так и будут назваться). Всё перечисленное нужно выполнить по указанным счетам, если по ним ведётся налоговый учёт.

Стоит следить за тем, чтобы значение в колонке «Сумма» соответствовало суммам дебета и кредита. То есть нужно мониторить баланс.

Иногда возникает потребность скорректировать движения по регистрам документа. В этом случае надо перейти на подходящую закладку. После корректировка будет доступна. Не забываем записать все изменения. Только после этого можно закрыть документ.

Отменить редактирование документа

Если требуется отменить ручную корректировку, надо убрать соответствующий флажок. После этого снова выбрать кнопку, которая отвечает за записывание и закрытие. Следующий этап — нажать «Да», когда программа спросит, хотите ли отменить ручную корректировку и восстановить автоматическое движение.

Влияние «ручной» проводки на учет в системе

Ручная корректировка не должна становиться привычной. Это способ работы с ПО в крайних случаях, когда нет требуемого документа для отражения хозяйственной операции. В такой ситуации нужно всё фиксировать в ручном режиме. Однако для начала надо убедиться, что соответствующих документов точно нет.

При ручной корректировке автоматическое формирование движений по регистрам и проводок документов отключается. Программа всё фиксирует в том виде, в котором данные были занесены пользователем и им же сохранены. Поэтому дальнейшие изменения или перепроведения уже не будут сказываться на отражении документов в учёте.

При этом ручная корректировка проводок в документе, который уже был проведён, способна повлиять на правильность подготовки отчётности в программе. Такие операции требуют повышенной внимательности и ответственного подхода. Перед внесением корректировки нужно тщательно всё обдумать, разобраться с тем, какие документы автоматически могут сделать нужные вам движения регистров и проводки.