Переход с версии 2.5 на версию 3.1 программного решения 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП), без модификации технологической платформы.

Каждому предприятию в своей повседневной финансово–хозяйственной деятельности приходится сталкиваться со множеством проблем и решать ряд жизненно важных задач, таких как:

• своевременное реагирование на последние изменения и коррективы действующего законодательства;
• проведение успешной кадровой политики и правильное распределение трудовых ресурсов;
• оперативное управление сотрудниками компании и внедрение эффективной системы поощрений;
• правильный расчет оплаты труда и безошибочное начисление заработной платы.

Для того чтобы эти и другие операции выполнялись достаточно результативно, начинающие предприниматели и опытные бизнесмены, как правило, используют одно из программных решений компании 1С, а именно приложение 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5 или 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1.

Здесь следует заметить, что, с одной стороны, программный продукт версии 2.5 многие бухгалтеры и кадровики уже давно оценили по заслугам, поэтому отрицательно относятся к каким-либо обновлениям программного обеспечения. С другой стороны, новая версия 3.1 имеет свои достоинства и преимущества, которые могут в корне изменить мнение сотрудников в пользу перехода на модифицированную программу.

Преимущества программы ЗУП 3.1 перед ЗУП 2.5

• В обновленном интерфейсе пользователь в любой момент может отредактировать рабочее пространство согласно своим пожеланиям и потребностям. В частности, могут быть добавлены или скрыты опции, которые, соответственно, ранее не использовались или будут не востребованы в дальнейшем. Кроме того, предусмотрена возможность изменения местоположения открытых окон, вкладок и т.д.
• Оптимизирован расчет заработной платы – теперь без проблем учитываются те факты, когда сотрудники в конкретные дни или в определенную смену работали по разным тарифам, выполняя различные задачи. В таких случаях разница учитывается в автоматическом режиме.
• Поддерживается единая форма штатного расписания, то есть, при наличии каких-либо изменений требуется указать только те позиции, в которых необходимо внести соответствующие коррективы.
• В процессе расчета отпускных, положенных сотруднику, допускается параллельно производить расчет его заработной платы за дни, отработанные перед отпуском, с целью одновременной выплаты обеих сумм.
• Введена специальная функция, с помощью которой можно официально проводить выплаты внештатным сотрудникам (например, акционерам) и уволившимся работникам, что в прошлой версии было невозможно.

Подготовка к плановому переходу на новую версию

Перед непосредственным переходом на ЗУП 3.1, бухгалтерам, кадровикам и программистам следует осуществить ряд предварительных мероприятий, что в дальнейшем, после завершения перехода, снизит риск возникновения ошибок при финансовых расчетах и составлении регламентированной отчетности.

• В первую очередь, используя старую базу данных, необходимо начислить и выплатить: заработную плату; отпускные; больничные; страховые взносы и т д. В последствии, старая информационная база будет использоваться только для просмотра.
• Кадровые мероприятия должны быть завершены до начала установки новой программы – кадровые документы оформляются датой, предшествующей дате перехода, иначе требуемые изменения придется осуществлять в уже новой базе данных.
• Обновить старую программу ЗУП 2.5 до последнего доступного релиза, удалить предназначенные для удаления объекты, а также создать резервную копию информационной базы, произвести ее тестирование и необходимое исправление.

Рекомендуемый порядок действий по переходу на ЗУП 3.1

По существу, сам процесс перехода заключается в корректном переносе данных из старой информационной базы в новую, для чего потребуется установить программу ЗУП 3.1, используя ранее скачанный релиз, и затем создать пустую базу данных.

Далее, из меню «Администрирование» следует активировать опцию «Перенос данных из предыдущих программ», задействовать функцию «Перенос из ЗУП 2.5» и указать на желаемый (последний созданный) файл со старой информационной базой.

Перед началом операции по непосредственному переносу данных необходимо ввести логин и пароль, а также дату (месяц) начала эксплуатации новой базы. Кроме того, в разделе «Настройки» следует выбрать один из двух вариантов переноса:

• В первом случае пользователю предлагается воспользоваться новыми возможностями программы по ведению кадрового учета и своевременному начислению зарплаты. При этом в недавно созданную информационную базу будут перенесены только основные сведения в свернутом виде, необходимые для нормальной работы. В частности, история кадровых операций останется в старой базе данных.
• Во втором варианте предлагается использовать начисления прошлой программы, тогда кадровые документы будут перенесены с указанной даты в полном объеме. Представленный способ не рекомендуется применять, так как он чреват замедлением работы конфигурации из-за слишком большого объема информационной базы, а также возможен перенос в кадровый учет ранее совершенных ошибок.

На заключительном этапе требуется согласиться на предложение загрузить данные, а затем завершить перенос, нажав на соответствующие виртуальные клавиши.

Проверка результатов переноса

Для начала необходимо убедиться в том, что в новом программном решении отсутствует дублирование физических лиц. С этой целью следует воспользоваться функцией «Объединение личных карточек», которая размещается в подразделе «Сервис» раздела «Кадры».

В завершении следует проверить справочники, содержащие в себе начисления и удержания – имеющиеся зависимости и общий состав базы.

Все перенесенные сведения можно найти в подразделе «Переносы данных» меню «Администрирование» и в подразделе «Данные на начало эксплуатации» меню «Главное».