Настройка синхронизации в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 и 1С: Бухгалтерия 3. Инструкция

Какие документы синхронизируются?

1С: Бухгалтерия	1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
Зарплатная ведомость	Ведомость в банк
	Ведомость в кассу
	Ведомость на счета
	Ведомость раздатчика
Депонирование зп	Депонирование зп
ЗП в бухучете	ЗП в бухучете
Резервы отпусков	Резервы отпусков
Справки НДФЛ для расчета налога на прибыль	Справки НДФЛ для расчета налога на прибыль
Выплата депонированной зп	Выплата депонированной зп
Договор займа сотруднику	Договор займа сотруднику
Выдача займа сотруднику	Выдача займа сотруднику
Погашение займа сотруднику	Погашение займа сотруднику

Также под синхронизацию попадает регламентированная отчетность.

Требования к синхронизации

Чтобы запустить процесс и успешно его провести, должны быть соблюдены определенные условия:

1. Обновление. Версии обеих программ должны быть примерно одного периода. 1С часто выпускает обновления, поэтому рекомендуется обновить все программное обеспечение до начала синхронизации.
2. Права доступа. Процесс настройки доступен только пользователю со всеми правами. Следует авторизоваться за того, у кого есть все права, либо выдать их определенному пользователю.
3. Идентичность. Справочники «Отражения зарплаты в бухучете» и «Подразделения» должны быть идентичными в плане содержания. Это относится к количеству подразделений и другим внутренним значениям. Названия подразделений могут быть разными.

Переход к «Отражения зарплаты в бухучете» в 1С: Бухгалтерия:

1. Меню «Зарплата и кадры».
2. Раздел «Настройки зарплаты».
3. Пункт «Способы учета зарплаты».
4. Можно создать новый способ учета заработной платы.

Для создания нового метода учета, требуется:

• вписать счет;
• наименование;
• анализ выбранного счета.

При необходимости заполняются данные по упрощенному налогообложению.

Переход к «Отражения зарплаты в бухучете» в 1С: Зарплата и управление персоналом:

1. Меню «Настройка».
2. Раздел «Способ отражения зарплаты в бухучете».

Для создания новых методов нажать на «Создать»

В 1С: Зарплата и управление персоналом сохраняется только наименование, ибо проводки отсутствуют.

После выполнения всех требований можно приступать к синхронизации.

Синхронизация в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

В первую очередь, обязательно нужно создать резервные копии баз обеих программ.

Далее:

1. Меню «Администрирование».
2. Раздел «Синхронизация данных».
3. Поставить флажок напротив «Синхронизация данных».

Ввести префикс информационной базы (можно любой, но он отразится на всех документах).

Теперь можно переходить к настройке в любой информационной базе. В текущем примере начало с базы в 1С: ЗУП.

Последующая инструкция выглядит так:

1. Нажать на «Настройки синхронизации данных».
2. Отобразится перечень синхронизаций, которые были проделаны до этого. Если их не было, то окно окажется пустым.
3. Кликнуть на «Новая синхронизация данных».
4. Появятся программы, с которыми можно синхронизироваться.
5. Мы выбираем 1С: Бухгалтерия 3.
6. На экране появится подробная инструкция.
7. Нажав на «Настроить параметры подключения», перейти к первому шагу настройки.

Настройки в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) – первый этап

Первым этапом является настройка подключения.

Окно отобразит методы настройки подключения. Надо нажать на подходящий метод подключения к «Бухгалтерия Предприятия». При использовании базовой версии какой-либо из программ подключение на компьютере или по локальной сети будет недоступно.

Чтобы выбрать метод подключения было проще, важно знать, где находится база данных:

• на компьютере;
• на облачном хранилище;
• на серверах.

Чтобы узнать место расположения базы данных, надо перейти в раздел «О программе».

Напротив пункта «Режим» указана нужная информация:

• «Файловый» означает сохранение данных на компьютере;
• «сервер» – на серверах;
• «веб-сервер» – на облаке.

Описанные методы для подключения исходят из расположения базы. Это не единственные, но наиболее актуальные варианты:

Прямое подключение

Нажать на «Далее».

Если информационные базы файловые, то в строке «Каталог» надо указать путь к информационной базе:

• Если настройка происходит в 1С: ЗУП, то указывается путь к «Бухгалтерия предприятия» и наоборот.
• Легче всего выбрать расположение, просто скопировав его из окна «О программе».

Если информационные базы на серверах, то надо поставить флажок напротив «На сервере 1С: Предприятия», заполнить «Сервер» и «Имя базы».

Подключение через интернет

Нажать на «Далее».

Ввести ссылку для входа в программу в «Адрес программы».

Если в информационной базе есть пользователь, ввести его данные в два поля ниже.

Подключение через файл, без подключения ко второй программе

Кликнуть на «Далее».

Если синхронизация через файл:

• Поставить флажок «Использовать локальный или сетевой каталог для синхронизации данных»;
• Выбрать место для сохранения. Рекомендуется выбрать тот же путь, в котором хранятся базы данных 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: Бухгалтерия.

Если синхронизация через каталог на сервере FTP:

• Поставить флажок «Использовать каталог на FTP-сервере для синхронизации данных».
• Ввести данные в строки «Адрес каталога», «Пользователь» и «Пароль».

Когда методы подключения и ввода данных будут выбраны, нужно указать префикс информационной базы, с которой настраивается синхронизация.

Если синхронизация через файл, то строка «Имя файла настроек подключения» заполнится автоматически.

Если настройка через каталог на сервере FTP, надо выбрать любую папку для сохранения настройки. Либо ее можно создать прямо на рабочем столе.

Впоследствии файл понадобится во время настройки «Бухгалтерия предприятия», после чего его можно удалить.

Настройки в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) – второй этап

Нажать на «Настроить правила отправки и получения данных».

Отобразится форма, в которой надо указать месяц, с которого производится синхронизация из 1С: ЗУП в 1С: БП, и наоборот. Надо учитывать, что вся документация, созданная ранее указанного месяца, не будет синхронизирована.

Важно! Отчетности за квартал лучше брать за несколько месяцев заранее, а не в месяц начала квартала.

Теперь надо выбрать, какие организации участвуют в обмене:

• Если обмен документацией будет происходить со всеми возможными участниками, то надо установить флажок «По всем организациям».
• Если обмен с конкретной организацией или несколькими, выбрать «Только по выбранным организациям», выделив нужные.

Приступаем к детализации процесса выгрузки:

• Если в «Бухгалтерия предприятия» необходима аналитика на счете 70, нужно нажать на «с детализацией по сотрудникам».
• Если сведения по каждому сотруднику не нужны, выбрать «сводно по сотрудникам».

Настройки в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) – третий этап

Следующий шаг — это начальная выгрузка данных.

При нажатии на ссылку отобразится предупреждение. Нужно ознакомиться с ним и кликнуть на «Далее».

Все готово. Синхронизация в программном обеспечении 1С: Зарплата и управление персоналом закончена, нужно лишь дождаться завершения выгрузки.

Синхронизация в 1С: Бухгалтерия предприятия

Открыть настройки:

1. Меню «Администрирование».
2. Раздел «Синхронизация данных».
3. Пункт «Настройки синхронизации данных».

Настройка в «Бухгалтерия предприятия» зависит от метода подключения к 1С: ЗУП. Если было прямое подключение, то в 1С: Бухгалтерия будет создана настройка со статусом «Настройка не завершена». Значит, ее нужно завершить.

Во время перехода к настройке, видно, что первый шаг пройден.

Если же в 1С: Зарплата и управление персоналом был выбран иной метод, то в 1С: Бухгалтерия предприятия надо сформировать новую синхронизацию через параметр «Новая синхронизация данных», а под программу выбрать «Зарплата и управление персоналом, редакция 3».

После этого выбрать третий метод подключения, установить флажок «Загрузить параметры подключения из файла» и указать файл.

Файл нужен именно тот, который был создан при настройке синхронизации «Зарплата и управление персоналом». Там было создано 2 файла, и надо выбрать «Настройки обмена ЗУП 3 – БП 3».

Ну а если при настройке синхронизации 1С: Зарплата и управление персоналом настройка проводилась через FTP, то речь о том файле, что на рабочем столе, и который можно удалить после этого.

Кликнуть на «Далее»

Второй шаг настройки в 1С: БП ничем не отличается от действий в этом же шаге в 1С: ЗУП.

В настройках синхронизации БП можно заметить новый вариант под названием «Сопоставление и загрузка данных». В 1С: Зарплата и управление персоналом его нет.

Эта итерация объясняется выполнением начальной выгрузки данных до этого в 1С: ЗУП.

После клика на «Сопоставление и загрузка данных» начнется процесс сопоставления информации в форме, состоящей из пяти столбов. Особенно важен второй. Если в нем появился синий символ, значит данные не получилось сопоставить и сделать это нужно вручную.

Чтобы начать сопоставление вручную, надо сделать двойной клик левой кнопкой мыши на проблемную строчку. Отобразятся несопоставленные данные.

Можно настроить отображение всех, выбрав соответствующий вариант в поле «Выводить».

В нижней части окна слева указываются данные по 1С: Бухгалтерия, а справа сведения по 1С: Зарплата и управление персоналом.

Если соответствий не найдено, будет написано «Нет соответствия, объект будет скопирован».

При сопоставлении вручную надо проверять, нет ли того или иного элемента в другой базе. Для ручного сопоставления надо выделить физическое лицо и кликнуть на «Установить соответствия».

Из отобразившегося перечня нужно выделить и выбрать необходимое лицо.

Если сопоставления не производить, в системе будут дублирования. По окончанию сопоставления кликнуть на «Закончить сопоставление данных» и «Далее».

Если не все сведения сопоставлены, появится соответствующее уведомление.

После этого станет доступна функция «Выполнить начальную выгрузку данных», но ее можно пропустить.

Теперь проверяем работоспособность проделанной синхронизации. Если она была сделана через прямое подключение, то для начала нужно лишь кликнуть на «Синхронизировать» один раз.

Если подключение не прямое, то синхронизация запускается в каждом программном обеспечении по очереди. Объясняется подобное тем, что используется одна папка, в которых данные создаются одной программой, и выгружаются оттуда другой.

Чтобы проделать синхронизацию, надо проследовать пути:

1. Меню «Администрирование».
2. Раздел «Синхронизация данных».
3. Пункт «Настройки синхронизации данных».
4. Кликнуть на «Синхронизировать».