Как перенумеровать документацию в 1С: Бухгалтерия 8.3? Инструкция

Работая с конфигурациями 1С, можно столкнуться со случаями нарушения нумерации документации. Это может возникать из-за того, что нумерацию исправляли от руки, документы вводили задним числом, удаляли и прочее. При этом нарушается хронологический порядок указываемых номеров, чего иногда допускать нельзя. Прежде всего это имеет отношение к счетам-фактурам и кассовой документации. Всю документацию следует заносить с соблюдением хронологии, без пробелов и дублей номеров.

Внутренняя обработка перенумерации документов в 1С

В программе предусмотрена функция проверки перенумерации, однако она выполняется не для всей, а только для кассовой документации (кассовые ордера, счета-фактуры). В 1С: Бухгалтерия 3.0 это выполняется с использованием обработки оперативной проверки во вкладке «Отчеты-Анализ учета».

Нажатием на «Показать настройки» появляется возможность выбора разделов учета для проверки. В рассматриваемой ситуации надо выбрать – соблюдение нумерации ПКО либо РКО, во вкладке «Операции по кассе», «Соблюдение нумерации счетов-фактур» во вкладке «Ведение книги продаж по НДС». После выбора необходимых разделов жмем «Выполнить проверку».

При наличии ошибок программный продукт отметит их в уведомлении. В рассматриваемой ситуации «Экспресс-проверка» нашла недочеты, имеющие отношение к нарушению нумерации кассовых ордеров.

Во вкладке «Рекомендации» видно, что рекомендуется восстановить нумерацию в хронологическом порядке, а также там есть активная гиперссылка для автоматического перепроведения. Для устранения ошибок можно нажать на неё. Для информации так же выведен детальный отчет об ошибках:

 При осуществлении перенумерации за заданный период возможно задание начального номера нумерации. При этом требуется установка начального номера, который соответствует номеру документа начала данного периода. Нажать на «Продолжить».

По завершении обработки конфигурация отобразит итоги перенумерации.

Внешняя обработка

Иногда надо перенумеровать иные документы в программе, но если через экспресс-проверку по каким-либо причинам это сделать не получается, на  помощь придет внешняя обработка с диска ИТС – «Универсальный отбор и обработка объектов». Кроме того, возможно ее скачивание с веб-ресурса 1С.

Открытие внешней обработки осуществляется через раздел меню «Файл – Открыть».

В поле «Объект поиска» нужно выбрать вид документа, требующего перенумерации. Например, отметить документ «Авансовый отчет». Важно: возможно использование этой обработки по отношению и к документам, и к объектам справочников.

После выбора вида документа нажать «Найти ссылки», после чего будут выведены найденные данные.

По кнопке «Настройки отбора» возможно задать условия для отбора документации. В рассматриваемом примере сделаем отбор по дате. В данном случае нужно выполнить обработку документации с начала этого года. После нажатия на «Добавить новый элемент» в поле отбора в имеющихся реквизитах необходимо найти объект «Дата» и определить условие. В рассматриваемой ситуации – это «Больше или равно». Задать дату – 1 января года. Нажать на «Применить», а затем на «Найти ссылки».

Второй способ установить отбор – отметить галочками необходимые элементы:

Запустить «Обработки» перенумерации объектов

В перечне обработок двойным кликом запустить обработку «Перенумерация документов» и, если нужно, задать добавочные параметры. Тут возможна установка префикса к номеру документа, его замена, добавление и прочее. Типовая настройка – обозначение начального номера. Нажать «Выполнить». После выполнения обработки выйдет сообщение с информацией о завершении: