Как передать сведения по неудержанному НДФЛ в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП)? Инструкция

Для правильного отражения НДФЛ в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП), в первую очередь, нужно показать весь доход, который получил персонал за определенный период.

Также требуется:

• внести данные о праве на всевозможные вычеты;
• показать вычеты, которые уже были применены у прошлых работодателей;
• рассчитать и учесть налоги (исчисленные, удержанные, уплаченные);
• проверить, корректно ли внесены личные данные по сотрудникам организации.

Всё это особенно актуально перед формированием отчета за расчетный период. Для экономии времени рекомендуется применять уже готовые шаблоны отчетов по налогам на доходы физических лиц. Для подготовки данных о доходах и НДФЛ по сотрудникам, в 1С: ЗУП предназначен документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган» и «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника. Их можно найти, если перейти во вкладку «Налоги и взносы» или «Отчетность, справки».

По кнопке «Создать» в любом подменю можно подготовить документ по НДФЛ для передачи в ИФНС.

При выборе организации поля ОКТМО, ИФНС заполняются автоматически. Вручную заполняется год, за который формируется отчет по налогу на доходы физ.лиц.

В новом документе необходимо указать следующую информацию:

• год, когда заполняется документ;
• наименование компании;
• дату создания данных.

Если реквизиты организации не заполнились автоматом, нужно прописать коды КПП и ОКТМО организации, либо ее обособленного подразделения. Данная информация хранится в разделе «Настройка» в справочнике «Организация».

 Если нужна информация о подразделениях, которые расположены в другом регионе, отличном от головной организация, нужно перейти в справочник «Подразделения».

В поле «В ИНФС» встает четырехзначный код органа, в котором организация состоит на учете и передает данному органу все отчетные документы. Этот код станет именем сформированного документа. Регистрация в Налоговом органе также записывается в реквизитах организации в разделе «Настройка»

В пункте «Вид справок» следует выбрать значение «О невозможности удержания НДФЛ». Если к файлу будут прикреплены первичные справки, то в пункте под графой «Вид справок» нужно выбрать «Исходная».

Когда выбирается пункт о невозможности удержания налога на доход физических лиц, в форме «2-НДФЛ» требуется вручную добавить физическое лицо и указать лишь фактическую сумму дохода, с которой не был удержан НДФЛ. Также вручную следует заполнить сумму исчисленного налога, так как она не была удержана налоговым агентом.

Чтобы в табличную форму добавить физическое лицо, которое входит в число лиц с невозможностью удержания НДФЛ нужно нажать на кнопку «Подбор».

У каждого физического лица собственная шапка документа. Чтобы открыть справку на одного сотрудника, надо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по его ФИО. Далее откроется форма справки. В ней расположены вкладки со ставкой налога на доход физических лиц, данные о доходах физ.лица в организации, сумма исчисленного налога (без удержания). Все вышеперечисленные вкладки можно изменять вручную.

Внизу формы есть подпункт «Подписи». В нем вписываются сведения о человеке, который заполняет документ (ФИО и должность). Данный файл может подписать налоговый агент или представитель с подходящими полномочиями, у которого есть доверенность. Вид лица можно выбрать в графе «Регистрация в налоговом органе». Если подписываемым типом выбирается «Представитель», требуется ввести данные о нем, которые затем будут автоматически подставлены в электронном и печатном виде документа и смежных форм. Поэтому в 2-НДФЛ для отправки в ИФНС нет необходимости вновь подписывать документ. В ситуации, когда в подписи выбирается «Руководитель», данные о нем должны быть заполнены вручную с выбором должности.

Важно! Вся информация в электронном виде копируется в Федеральную Налоговую Службу. Ответственным считается лицо, чья электронная подпись применялась в документе.

Чтобы было понятней, лучше привести пример:

1. Есть некая организация
2. Ее работник уволился в определенную дату.
3. В определенную дату сотрудник получил подарок в виде какой-то суммы, превышающей 4000 рублей.
4. Так как стоимость подарка больше 4000 рублей, организация вычла налог на доход физических лиц.

Но из-за того, что работник уволился, удержание налога не произошло, ведь заработную плату сотрудник не получал. В таком случае организация должна предоставить сведения о том, что налог удержан не был.

Чтобы зарегистрировать подарок в 1С, нужно открыть файл «Приз. Подарок».

В отчете показана сумма исчисленного НДФЛ, в сумма, которую была невозможна для удержания.

Во время заполнения данных нужно ввести следующую. информацию:

1. В пункте «13%»: месяц фактического получения прибыли, доход (с кодом 2720 и прибыль в виде суммы подарка рублей), вычет (с кодом 501 и вычет в виде 4000 рублей).
2. В пункте «Суммы дохода»: общую сумму, облагаемую сумму.
3. В пункте «Суммы налога»: исчислено НДФЛ, 0 автоматических платежей, 0 не удержано, 0 перечислено, 0 излишне удержано.

В конце нажать на кнопку «ОК».

Пункт «Личные данные» заполняется программой автоматически. Если автоматическое заполнение оказалось с неправильными данными, можно отредактировать их, нажав «Редактировать». Измененные данные автоматически обновятся в форме.

Когда все данные подготовлены, лучше записать файл.

Важно! На сотрудника, который был указан в поданных сведениях о неудержании НДФЛ, организация так же должна предоставить сведения о доходах работника по форме «2-НДФЛ» с признаком 1.

Обязательно должны быть указаны данные о всех доходах физического лица, полученных в течение отчетного года от налогового агента. Помимо этого, требуется вписать сумму исчисленного налога, который уже был удержан.

Для подготовки данных о доходах работника по обособленному подразделению, нужно добавить новый документ. В пункте ОКТМО/КПП программа 1С: Зарплата и управление персоналом автоматически заполнить информацию из реквизитов данного обособленного подразделения организации. Рекомендуется внимательно проверить информацию на корректность перед ее отправкой. Удобно сделать это с помощью кнопки «Проверить». Так проверка проходит автоматически прямо во время заполнения документа.

Для вывода документа в электронный файл, надо нажать на надпись «Выгрузить», а затем выбрать директорию для сохранения файла. Наименование документа присваивается автоматическим образом. Если нужно, все эти справки можно распечатать с помощью кнопки «Печать».

Когда создается справка о прибыли и сумме налога на доход физических лиц по формату «2-НДФЛ», в пункте «Признак» следует выбрать значение «2».

Когда программный продукт 1С подключен к 1С-Отчетность, данные можно отправить из сервиса. Перед отправкой нужно сделать форматно-логический контроль правильности заполнения. Для отправки отчета требуется нажать на кнопку «Отправить» и сначала «Проверить в Интернете», а затем «Отправить в контролирующий орган»

Когда налоговый орган примет отправленные данные, файл нужно защитить от изменения. Сделать это можно включив функцию «Справки приняты налоговым органом и архивированы». Когда эта функция включена менять файл невозможно. Редактирование можно вернуть, выключив функцию в программе.