Как контролировать отрицательные остатки в 1С: Бухгалтерия 8.3? Инструкция

Отрицательные остатки в программе 1С представляют собой итоговое сальдо в минусе, находящееся на счетах для учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Подобный показатель указывает на то, что продукция, товары и материалы списывались с превышением количества фактических запасов на складе. Благодаря контролю минусовых остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 можно влиять на отгрузки сверх остатков товарно-материальных ценностей на складских помещениях.

Большинство бухгалтеров ежедневно сталкиваются с необходимостью отгружать товарно-материальные ценности, даже когда они отсутствуют в складских помещениях. В таких ситуациях провести реализацию в программе 1С: Бухгалтерия 8.3 можно, предварительно выставив определенные настройки. Важно понимать, что в данном случае себестоимость товарно-материальных ценностей не будет списана в бухгалтерии. Чтобы их списать, понадобится перепровести документы после поступления их на склад.

Далее описана инструкция для контроля отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3.

Отключение контроля остатков в 1С

Стандартные установки программного обеспечения 1С не дают возможности провести реализацию или списание, когда в складском помещении не хватает количества указанной товарно-материальной ценности. Тем не менее есть параметр для деактивации контроля остатков. Сделать это можно в меню «Администрирование», нажав на надпись «Проведение документов».

В отобразившемся окне необходимо поставить галочку у пункта «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

После этого возможность реализовывать, списывать с остатков товарно-материальные ценности будет возможна даже при отсутствии их в достаточном количестве на складе.

Важно, что настройка устанавливается сразу для всех компаний, учет по которым ведется в программе. Включить и выключить функцию в разрезе организаций невозможно.

Следует отметить, что для корректного проведения регламентной операции «Закрытие месяца» минусовых остатков быть не должно. Поэтому перед закрытием нужно навести «порядок» в учете ТМЦ.

Причины возникновения минусовых остатков:

• не проведено поступление товарно-материальных ценностей от поставщика;
• отражение поступления товарно-материальных ценностей с ошибками;
• в документах по списанию и реализации некорректно указано количество.

Чтобы определить причины отрицательных остатков, можно сформировать соответствующий отчет. Об этом рассказано в следующем шаге.

Отображение отрицательных остатков

В случаях, когда функция списания при отсутствии товарно-материальных ценностей на складе включена, необходимо контролировать отрицательные остатки. Особенно важно это делать перед тем, как закрывать период, чтобы себестоимость для составления налоговых и управленческих отчетов была списана корректно.

Контроль отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 может осуществляться инструментом «Контроль отрицательных остатков».

Для этого нужно:

• открыть меню «Склад»,
• кликнуть на надпись «Контроль отрицательных остатков».

В отобразившемся окне необходимо провести следующие настройки:

•    выбрать компанию с периодом для показа минусовых остатков;

•    после этого надо кликнуть на надпись «Сформировать».

В отчетности будут указаны такие сведения:

• наименование номенклатуры с отрицательными остатками;
• начальный остаток;
• документ расхода, вследствие которого образовался отрицательный остаток;
• конечный остаток;
• расход (количество).

Если все сделано правильно, никаких отрицательных остатков не будет. А отчет поможет выявить места, в которых были допущены ошибки.