Автоматизация автомобильного сервиса в 1С: УНФ. Инструкция как автоматизировать учет в автосервисе

Рассмотрим, как можно автоматизировать «Автомобильный сервис». Предположим, некоторая компания предоставляет услуги по какому-либо обслуживанию автомобилей, реализует его и прочие расходники. Это стандартный автомобильный сервис с реализацией. Разберем детальную инструкцию по ведению учета и автоматизации работы этого бизнеса с использованием 1С: Управление нашей фирмой (УНФ).

Данная инструкция поможет разобраться с такими вопросами, как общее описание программы, предварительная оценка отдельных ее функций, самостоятельная настройка автоматизации в автомобильном сервисе.

Как предварительно настроить программу?

Реквизиты.

Указать все необходимые сведения по компании во вкладке «Компания» – «Реквизиты организации».

Направления деятельности.

Настройки функций запускаются во вкладке «Главное» – «Еще больше возможностей». Есть «Несколько направлений деятельности» во вкладке «Компания».
Следующий шаг – создание направления во вкладке «Компания» – «Все справочники» – «Направления деятельности».

Расходные материалы, продукция.

Вернуться в настройки. Чтобы включить возможность указания ресурсов, отметить, при необходимости, несколько единиц измерения.
Во вкладке «Работы» активировать «Выполнение работ и оказание услуг», поставить галочку напротив «Планировать загрузку ресурсов» для ведения записи клиентов на услугу по времени.

Работники, их должности и сменный график.

Поскольку в компании есть штатные работники, включить соответствующий раздел «Управление персоналом, начисление зарплаты».
У работников будут различные должности, так что необходимо создать и их. Открыть список «Должности» из вкладки «Зарплата» для создания директора, мастера и менеджера.
Кроме того, работники должны иметь определенный рабочий график. Указать это в 1С.
Во вкладке «Зарплата» открыть рабочие графики и сформировать шаблоны расписания с указанием сменного характера графика. Рабочие часы. Праздничные дни в учет не принимать.
После применения шаблона к графику создать график для 1-й смены с датой отсчета 1 января года.
Для 2-й смены создать график с этим же шаблоном, но отсчитывать со 2 января года.
То же самое сделать с третьей и четвертой сменами, ведя отсчет с 03.01 и 04.01 соответственно. В результате будут четыре готовых графика для учета работы всех мастеров.

Собственные типы начислений для премирования работников автомобильного сервиса

Для менеджера по продажам можно считать начисление премиальных выплат за реализацию товара по проценту с продаж. Также добавить премиальную выплату за выполнение работы в процентах. В программе предусмотрено лишь классическое начисление от суммы продаж по ответственному сотруднику, так что раздельное начисление премий необходимо настроить самостоятельно.

Для раздельного начисления двух премиальных выплат следует учитывать, что все работы будут записываться в номенклатуре с направлением деятельности по конкретным услугам, а сами ресурсы и реализуемая продукция (расходные материалы) – с направлением «Продажа позиции (название) и других материалов».
Далее приступить к настройке начисления для нового менеджера.
Сформировать для начала начисление для учета по реализации продукции, открыть в разделе «Зарплата» «Виды начислений и удержаний», скопировать «Процент от продаж по ответственному».
Поменять наименование, нажать на значок редактирования формулы, выбрать из перечня «Сумма продаж по ответственному», скопировать правой кнопкой.
В открывшемся документе поменять наименование и убрать галочку «Задавать значения при расчете зарплаты». В блоке «Запрос» нажать «Редактировать запрос».
Затем открыть «Конструктор запроса» (его можно открыть лишь в режиме «толстого клиента»).
Здесь открыть раздел «Условия», из левой части перетащить в правую «Направление Деятельности» (из блока «Номенклатура»).
Нажать внизу «Ок». Далее в запросе открыть раздел «Параметры» и снизу найти новую строчку, в значениях найти «Направления деятельности», открыть и указать интересующий вид – «Продажа позиции (название) и других материалов».
Нажать «Записать и закрыть». Вернуться в «Начисления и удержания», изменить формулу в запросе с указанием нового параметра.
Нажать «Ок», сохранить новый тип начисления за реализованную продукцию. Сами проценты от продаж указать при добавлении конкретному сотруднику при приеме на работу.
Чтобы создать тип начисления для премирования по услугам, скопировать новый тип начисления и показатель расчетов с указанием в нем названия услуги.

В итоге 2 собственных типа начисления для менеджера.

А мастерам полагается начисление определенная сумма за каждую успешно выполненную услугу. Для этих целей подходит стандартный тип начисления «Сдельная оплата (фиксированная часть)».

Как в 1С создать пользователей и работников?

В блоке программных настроек «Администрирование» перейти по ссылке «Пользователи» и создать работникам рабочие места в 1С.
Затем через раздел «Сотрудники пользователя» начать создавать работника и принять его на работу, указывая дату приема, должность и график.
Отметить в начислении «Сдельная плата (фиксированная часть)» и сумму, которая полагается сотруднику за каждую выполненную услугу.
По той же схеме необходимо создать еще трех мастеров со своей сменой по рабочему графику.
Затем принять менеджера на работу с указанием созданных до этого начислений для назначения премиальной выплаты за реализацию продукции и услуг.

Как создать «ресурсы» для планирования заказов?

«Ресурс» предназначен для планирования загрузки любых ресурсов компании, в частности работников. После создания для каждого мастера «Ресурса» отметить сотрудника, его календарь, мощность ресурса = 1, шаг планирования – количество минут/часов (количество времени, которое требуется для выполнения типовой работы по выбранной услуге).
Снизу указать, что загрузка ресурса будет происходить лишь в рабочие часы, график ресурса будет соответствовать графику указанного работника.
Так же создать «ресурс» и для других мастеров.

Как создавать продукцию и услуги?

Перейти к созданию номенклатуры. Начать с расходного материала. Расходники могут иметь разные единицы измерения, поэтому можно использовать дополнительные единицы измерения, включенные в настройках до этого.

В главной единице измерения указать главную (литры, килограммы и т.д.). Если необходимые единицы измерения отсутствуют в базовых настройках, то их можно оперативно добавить в справочнике.
Создавая единицы измерения, указать коэффициент пересчета к главной единице.
Далее оприходовать поставленную продукцию по накладной с различными единицами измерения.
Также нужно выполнить проверку по отчету «Остатки по складу».
Далее в номенклатуру нужно добавить саму услугу. Отметить интересующие показатели, цену, выбрать услугу из перечня.

Как оформить сделку с менеджером?

Предположим, у автомобильного сервиса есть запись на услугу по времени, с менеджером связывается заказчик и спрашивает про наличие времени на конкретное число.

Специалист смотрит в «Журнал записи» из раздела CRM и выбирает в календаре необходимую дату. Ему видно какой мастер будет выполнять работу и на какое время уже есть запись – оно обозначено желтым.
Менеджер договаривается с заказчиком на определенное время и нажатием правой кнопкой по интересующему времени выбирает «Создать событие».
Здесь он кратко описывает пожелания заказчика и указывает его телефон для связи. Возможны указание важности, основания, выбор в контрагентах заказчика (если он постоянный и о нем имеется отметка в базе).
В разделе «Ресурсы» сразу указывается мастер и время запланированной работы. Следующий шаг – запись и закрытие документа. Теперь есть готовая запись.
По приезду заказчика в оговоренное время менеджер смотрит в список событий, находит в нем интересующее и на его основании формирует Заказ-наряд.
Время работы и ресурсы (мастер из документа записи) на автомате указываются в заказ-наряде в разделе «Ресурсы».
В разделе «Работа» менеджер добавляет из номенклатуры услугу.
Если специалист дополнительно допродал клиенту еще продукцию «с собой», в разделе «Товары» возможно их указание сразу после этого.
Иногда клиент приезжает со своими расходниками и обращается с просьбой о предоставлении только услуги, без использования продукции сервиса. Это необходимо обозначить в «Материалах заказчика». Такие сведения могут потребоваться для заказа отсутствующего товара.
В разделе «Зарплата исполнителей» снизу менеджер указывает нужного мастера. Сумма начисления отмечается автоматом.
После проведения расчета с заказчиком и получения оплаты менеджер производит запись документа.

Выполнение мастером заказ-наряда

Затем мастер может отыскать в списке заказ-нарядов новый документ без оплаты (либо это может сделать менеджер в зависимости от выстраивания бизнес-процесса в каждой конкретной ситуации).
На очереди – проверка в заказ-наряде списка работ, их выполнение, указание количества и типа израсходованных расходных материалов, входящих в услугу, в разделе «Работы» внизу документа. Эти расходники спишутся данным заказ-нарядом. При наличии типового расхода продукции возможно создание спецификаций и заполнение расхода материалов по ним.
Далее он изменяет статус заказ-наряда на «Завершен» (в разделе «Главное»). После нажатия на «Провести и закрыть» списываются материалы, реализованная продукция, а также начисляются премиальные выплаты мастеру.

Как руководитель начисляет заработную плату?

После проведения работ и реализации товаров руководитель может во вкладке «Зарплата» рассчитать премиальную выплату менеджеру документом «Начисление зарплаты». Для этого требуются выбор периода и нажатие «Заполнить и рассчитать».
Здесь видно, что менеджеру произошло начисление двух типов премиальных выплат – процент от сделки и процент премии раздельно по продукции и услугам. А начисление премиальной выплаты мастеру осуществляется сразу документом заказ-наряд.
При создании «Платежной ведомости» в ней будут указаны и менеджер, и мастер.
По ведомости возможны создание расхода из кассы и выплата работникам полагающихся им премий.

Отслеживание и оценка продаж, контроль остатков

Руководитель теперь может проверить работу в организации рядом методов. В перечне заказ-нарядов возможен оперативный поиск завершенных и оплаченных заказов. Это обеспечивает быстрое наблюдение за рабочим процессом в 1С для наглядности и удобства.
Чтобы получить необходимые сведения, можно воспользоваться одним из множества отчетов 1С: Управление нашей фирмой. К примеру, самым популярным и простым является отчет по продажам. На первых порах можно использовать именно его, затем освоить и другие варианты и в конце концов выбрать максимально полезный и удобный для организации.
Чтобы проверить и учесть израсходованные материалы (продукцию), руководитель может с использованием отчета «Запасы» отследить затраты по каждому заказу.

Как анализировать материалы клиента?

Благодаря внесенным менеджером данным по продуктам, принесенным самими клиентами, руководитель может анализировать, какие типы расходных материалов и продуктов предпочитают потребители.

Типовой отчет в программе не предусмотрен, однако здесь имеется универсальный отчет, в который можно добавить необходимые источники сведений и получить то, что требуется. К примеру, строку «Материалы заказчика» из заказ-наряда. Сейчас руководитель видит, что необходимо заказать для повышения прибыли. Создание заказов возможно с использованием «Заказа поставщику» во вкладке «Закупки».

Закупка на основе реализаций

Чтобы заказать продукцию на основе реализаций, нужно открыть инструмент «Закупка товаров» из вкладки «Закупки» и нажать на «Рассчитать». 1С рассчитает, как долго продукция находилась в продаже, размер остатка и ее прогнозируемое количество продукции на отмеченный период. Можно быстро отследить количество и тип проданного материала, а также поставщика того или иного продукта.

Тут же возможно формирование заказов на эту продукцию по прогнозируемому количеству нажатием кнопки «Сформировать заказы». Их можно отыскать и отследить в соседнем блоке либо в разделе «Закупки», «Заказы поставщикам».

Монитор руководителя

При запуске 1С руководитель может выполнить настройку весьма полезного инструмента «Монитор руководителя» под свои запросы.