Как автоматизировать направление деятельности «Продажа и ремонт гаджетов» в 1С: УНФ? Инструкция по автоматизации учета в сервисном центре по ремонту телефонов, смартфонов, планшетов и другой


Предположим, фирма реализует гаджеты, а также ремонтирует их по гарантии и за плату. Работы могут выполняться своими силами, либо передаваться в другой сервис-центр. В штате организации числятся 2 специалиста, которые берут за починку сдельную плату – процент от цены услуги. Иные нюансы такого направления деятельности будут разобраны в статье ниже.

Познакомившись с этой инструкцией, можно будет приблизительно знать, что такое 1С: Управление нашей фирмой. Кроме того, можно попытаться своими силами выполнить настройку конфигурации под сферу своего бизнеса.

Как предварительно настроить программу?

Реквизиты.

Во вкладке «Реквизиты организации» из меню «Компания» указать все сведения по фирме.

Ввод остатков.

При наличии действующего бизнеса требуется ввод начальных остатков. Открытие инструмента – из меню «Компания» – «Ввод начальных остатков».

Направления деятельности.

Организация продает и ремонтирует гаджеты и мелкую технику. Чтобы раздельно проанализировать эффективности этих двух типов деятельности, в настройках 1С включить функцию «Использовать направления» и указать необходимые направления деятельности.

Персонал и начисление зарплаты.

  • Чтобы учитывать и начислять зарплату, необходимо активировать блок «Управление персоналом, начисление зарплаты».
  • Чтобы продавать технику в розницу, печатать ценники, принимать гаджеты для выполнения ремонтных работ, поставить галочки напротив соответствующих пунктов во вкладке настроек «Продажи».
  • Чтобы продавать гаджеты в розницу, добавить кассу.
  • Чтобы учитывать технику по серийным № (либо IMEI), а также учитывать гарантии, включить соответствующую функцию во вкладке «Закупки».
  • Во вкладке «Работы» отметить, что будет вестись прием и осуществляться ремонт изделий.

Как создавать и учитывать цены в иностранной валюте?

  • Если в организации цены продукции зависят от долларового курса, необходимо активировать в настройках «Несколько валют» и добавить валюту.
  • Валютные курсы можно периодически вводить ручным способом, а можно выполнить настройку их автоматического введения.
  • Чтобы учитывать позиции товаров в валютном эквиваленте, следует создать «Вид цен» с названием валюты.
  • Добавляя телефоны, указать данный вид цены, а также цену в валюте.

Свои условия в гарантийном талоне 1С: Управление нашей фирмой

  • В карточке номенклатуры отметить гарантийный период и поставить галочку «Выписывать гарантийный талон».
  • При поступлении товара, заполняя приходную накладную, отметить серийные номера.

Зачастую возникает необходимость в дополнении, либо изменении текста с условиями гарантии для всех, либо некоторых номенклатурных позиций. Как такое реализовать в программе? Чтобы изменить стандартные условия гарантии, применяем «Дополнительные условия».

Перечень условий доступен в меню «Компания», «Все справочники», вкладка «Контрагенты».

Чтобы создать собственный талон о приеме в ремонт, нужно создать тут же дополнительное условие с необходимым текстом.

Продажа (реализация).

В рассматриваемой программе возможно оформление реализации продукции рядом методов. 2 основных – с использованием поступления в кассу с расходной накладной и с использованием «Рабочего места кассира (РМК)».

Как реализуются гаджеты с использованием «Расходной накладной и поступления в кассу»?

  • После открытия перечня продукции во вкладке «Номенклатура» и указания необходимого товара, нажав «Продать», выбрать «Расходная накладная».
  • Ввести информацию о потребителе, серийный № из подбора.
  • Далее нажать «Провести», отправить на печать и на основании данного документа сформировать и провести документ «Поступление в кассу».
  • Рассчитаться с потребителем.
  • После проверки документа нажать «Провести и закрыть».
  • Товар оплачен.
  • Распечатка товарного чека.

Печать гарантийного талона.

  • Возможен выбор печати определенных гарантийных условий для этого товара из созданных при настройке.
  • В разделе «Дополнительно» в расходной накладной отметить необходимый вариант гарантийных условий.
  • Распечатать гарантийный талон, нажав соответствующую кнопку.
  • Документ с необходимыми условиями готов.
  • Поставить подписи на распечатанных накладных и гарантийных талонах.
  • Отдать покупателю документы.

Как продавать технику с использованием “Рабочего места кассира”?

  • Запустить «Рабочее место кассира (РМК)» из меню «Продажи». В кассовых настройках необходимо указать, что цены установлены в валютном эквиваленте. В таком случае будет выполняться автоматическая подстановка, а цены переведутся в рублевый эквивалент.
  • В РМК посредством подбора, либо ввода наименования, добавить необходимый товар с указанием серийного номера.
  • После этого нажать «Принять оплату» и в новом окне указать сумму наличными, либо открыть раздел «Безналичная оплата», после чего нажать «Пробить чек».
  • Для распечатки документа продажи требуется открытие чека из «Журнала кассира» в правой части монитора.
  • Для обычной печати нажать на соответствующий значок и по очереди выбрать «Товарный чек» и «Гарантийный талон».
  • Для корректировки гарантийных условий в разделе «Дополнительно» в печатных реквизитах указать необходимые условия.

Внимание! Для корректировки условий гарантии следует для начала отменить пробитие, а после сохранения необходимой гарантии снова «Провести пробитие». Либо можно сперва распечатать гарантию из чека, а затем выполнять «пробитие».

  • Напечатав и подписав товарный чек и гарантийный талон, отдать по 1 экземпляру потребителю вместе с телефоном.

Ремонт по гарантии (без оплаты) в стороннем сервис-центре

Гаджеты (смартфоны, планшеты, электронные книги и т.д.) принимаются в ремонт в 1С с использованием соответствующего документа «Прием и передача в ремонт», открывающегося из вкладки «Работы».

  • В документе указать сведения о потребителе, модели товара и его серийном номере (IMEI). Установить галку о наличии гарантии. 1С: Управление нашей фирмой на автомате учитывает сроки гарантийных обязательств и отображает день истечения гарантийного срока, что гарантирует максимальное удобство работы.
  • Тут же отметить комплектацию модели, наличие повреждений, сделать описание неисправности:
  • В разделе «Выполнение ремонта» отметить, исходя из типа неисправности, место проведения ремонта по гарантии - указать вариант «Сторонний сервисный центр».
  • Чтобы распечатать квитанцию, в разделе «Дополнительно» указать необходимый реквизит.
  • После принятия техники в ремонт по гарантии сделать отметку о его отправке в сторонний сервис-центр.
  • Когда смартфон, планшет, или другая мелкая техника, поступит из сервис-центра, вновь открыть данный документ и поставить отметку о приемке модели и итогах ремонтных работ.
  • Далее проинформировать заказчика о готовности его гаджета, и по его приходу отдать технику и поставить соответствующую отметку в документе.
  • Указать в пункте «Печать» «Акт возврата» и поставить на нем подписи вместе с заказчиком.

Гарантийный (без оплаты) ремонт в собственной мастерской

  • Оформление ремонтного документа и заполнение информации на 1-й вкладке «Прием в ремонт».
  • После указания всех основных свойств в разделе «Прием в ремонт» открыть раздел «Выполнение ремонта» и указать «Наша мастерская».
  • Далее выполнить проверку печатных реквизитов в разделе «Дополнительно».
  • Распечатываем свой «Талон приемки».
  • После выполнения ремонтных работ поставить отметку в документе и отдать гаджет заказчику.
  • Необходимо подписать «Акта возврата из ремонта».

Как принимается и передается техника в платный ремонт своими силами?

  • Заранее необходимо создать в 1С номенклатуры с типами выполняемых работ с указанием наименования, цены, направления деятельности – «Ремонт и обслуживание (наименование техники)».
  • Чтобы учитывать и начислять проценты специалисту-ремонтнику, нужно завести в 1С сотрудника, оформить его прием на работу и указать тип его оклада «Сдельная оплата (процент от суммы)».
  • Создание и прием на работу сотрудника возможны из меню «Зарплата» – «Кадровый учет» – «Сотрудники».
  • Требуются заполнение этого сотрудника во вкладке «Работа», прием на работу с указанием даты и должности (создание – в справочнике «Должности» из вкладки «Зарплата»).
  • Назначение оклада – при приеме на работу либо документом «Кадровое перемещение».
  • Сейчас можно оформлять прием техники в ремонт с оказанием услуг за плату.
  • Для этого следует открыть документ «Прием и передача в ремонт», указать сведения о заказчике и гаджете. Цена ремонтных работ проставляется снизу справа.
  • Указать тип ремонта – «Наша мастерская», поставить отметку о принятии смартфона, поставить дату.
  • Затем требуется оформление талона приемки и поступления средств в кассу непосредственно на основании данного документа. Такой оперативный способ оформления больше подходит для небольшого ремонта.
  • Если нужно оформление ремонтных работ полностью с актами и заказ-нарядом, в разделе «Выполнение ремонта» надо указать «Наша мастерская, Заказ-наряд и Акт». Тут же нужно создать «Заказ-наряд».
  • Открытие заказ-наряда, проставление статуса «в работе», указание старта и финиша.
  • Затем требуется заполнение раздела «Работы».
  • Для начисления специалисту зарплаты следует в разделе «Зарплата» внизу указать мастера, нажать «Записать», после чего произойдут автоматические расчет и начисление размера премиальной выплаты.
  • Если раздел «Зарплата» отсутствует, его необходимо добавить. После выбора справа «Еще» найти в перечне «Шапка, табличная часть».
  • В окне указать «Использовать зарплату исполнителей» и нажать «Запомнить выбор».
  • На основании заказ-наряда нужно создать поступление в кассу и принять оплату от заказчика, если услуга предполагает предварительную плату.
  • Распечатка и выдача заказчику «Талона о приемке» на его гаджет.
  • После выполнения работы в Заказ-наряде указать статус «Завершен».
  • В документе о приеме в ремонт нужно отметить, что ремонтные работы закончены, проставить даты, провести документ.
  • Распечатка, выдача заказчику Акта, Накладной (при продаже товара), подписание «Акта возврата из ремонта» (по той же схеме, как и при ремонте без оплаты).

Как проверить начисление заработной платы специалисту-ремонтнику?

  • После оформления всех документов, выдачи заказчику отремонтированного мобильника, или другой техники, следует проверить, начислили ли специалисту заработную плату.
  • Сформировать «Платежную ведомость» во вкладке «Зарплата», указать месяц и нажать «Заполнить по остаткам».
  • В таблице отобразится сумма к выплате по каждому мастеру.
  • В данном случае начисления по всем заказ-нарядам за месяц суммируются по каждому мастеру. На основании ведомости можно сформировать «Расход из кассы» для оформления выплаты специалистам.
  • Проверка сведений перед выплатой возможна по отчету «Начисления и удержания».
  • Если ремонтникам необходимо дополнительно начислить оклад, требуется оформление ставки с этим типом начисления.

Как гаджет принимается в ремонт за плату в стороннем сервис-центре?

Прием техники на ремонт за плату и отправку его в сторонний сервис-центр.

Для учета перемещения гаджетов от заказчика в сервис и из сервиса в сторонний сервис-центр нужно оформить тот же документ «Прием и передача в ремонт в сторонний СЦ» по описанной выше схеме.

Но в тут имеется один нюанс. 1С даст либо учесть сумму ремонта за плату в ремонтном документе, однако при этом анализ издержек по каждому ремонту будет невозможен, либо учесть в ремонтном документе лишь прием и передачу с переносом суммы в отдельный «Заказ покупателя», на основании которого затем будет сформирована «Приходная накладная» от стороннего сервис-центра. Однако в любом случае лучше создать отдельное направление по ремонту в стороннем сервис-центре, это будет более обоснованно.

  • Указании нового направления деятельности.
  • Прохождение всех ремонтных этапов, оформление документов с заказчиком, проведение документа.
  • Проведение расчетов со сторонним сервис-центром необходимо осуществлять по приходному ордеру и полученному от них счету. В услугах также надо указать соответствующее направление деятельности.

Отчетность и анализ

Возможно формирование «Отчета о доходах и расходах» по направлениям деятельности, в котором видно все полученные результаты за обозначенные периоды. Следует помнить, что для того, чтобы получить отчет по каждому ремонту, нужно будет в самом документе о приеме сумму не обозначать, а все расчеты выполнять по отдельному заказу клиента и приходной накладной на его основании для учета издержек на поставку.

Чтобы проанализировать сведения о движении товаров в ремонте, можно применить отчет «Движение запасов в ремонте». Выполняемые ремонтные работы можно оперативно просмотреть в списке документов «Прием и передача в ремонт» с использованием фильтров в правой части.

В программе имеется множество отчетов о продажах, остатках, прибыли и издержках.

Руководителям очень поможет настройка внешнего вида стартового окна 1С – выведение монитора руководителя.