Как автоматизировать онлайн-магазин (Wordpress, Битрикс, UMI, WooCommerce) с использованием 1С: УНФ? Инструкция по автоматизации учета и интеграции интернет-магазина и 1С

Инструкция подскажет как самостоятельно автоматизировать онлайн-магазин с использованием 1С: Управление нашей фирмой.

Особенности интернет-магазина: имеются параметры номенклатуры по оттенкам и размерам, продукция поступает от поставщика на комиссию после подтверждения заказа потребителя и доставляется заказчику по почте наложенным платежом.

Требуются быстрый расчет доставки, отслеживание взаиморасчетов с комитентом и службой доставки, тщательная обработка заказов клиентов. Запланированы ежеквартальные маркетинговые издержки (интернет-реклама по каналам и источникам) в размере определенного процента от оборота за 3 месяца. Каждый месяц рекламные издержки распределяются на все заказы. Это позволяет контролировать среднюю цену привлечения и удерживать плановые издержки в пределах запланированных значений.

Каким образом настраивается конфигурация?

Реквизиты.

Указать информацию о фирме, контактные сведения, реквизиты.

Продажи.

• Во вкладке настроек «Продажи» отметить, что кроме прочего будет осуществляться прием продукции за комиссию
• Во вкладке “Закупки” отмечается учет продукции по партиям и параметрам.
• Во вкладке «Деньги» активизируется инструмент «Платежный календарь».
• Требуется подключение портала к программе. Для этого во вкладке интеграции с прочими программами нужно поставить галку «Обмен с сайтом».

Каким образом настраивается обмен с сайтом?

• Нажать на ссылку «Настройка обмена с сайтом».
• В настройках интеграции нужно создать новый документ с указанием адреса сайта (исходя из CMS – к адресу дополняется необходимый текст), ввести логин и пароль администратора, выполнить проверку подключения.
• С подсказками помощника выполнить настройку показателей обмена с сайтом. Отметить тип цен, группу продукции. Если необходимо отметить категории, а не группу, следует открыть данный документ еще раз после сохранения и скорректировать этот показатель. Указать, что будет происходить выгрузка изображений. Если потребуется, в дополнительном отборе можно отфильтровать необходимые товарные позиции.
• Отметить день начала обмена, метод поиска по контрагентам и группы для номенклатуры с сайта (обратная загрузка в программу), группу для загрузки потребителей.
• Выполнить настройку расписания обмена. Отметить день начала и периодичность повторений.
• В разделе «Дневное» возможна настройка часов обмена, снизу программа выдает комментарий, поэтому здесь все предельно просто.
• Выполнить запуск обмена и нажать «Готово».
• Проверить на сайте выгрузку товарных позиций. Номенклатура отображается в панели администратора WordPress.
• Товары начали отображаться на сайте, на странице «Магазин».
• Если заказ создается на сайте, он в течение 60 секунд отображается в заказах программы (требуется обновление страницы с заказами).

Настройки на стороне сайта рассматриваются отдельно. Важно отметить, что 1С-Битрикс и 1C-UMI по умолчанию поддерживают обмен, а распространенный бесплатный WordPress с магазином на WooCommerce соединяются с 1С: Управление нашей фирмой с использованием дополнительного плагина, в котором работает все, за исключением загрузки в контактах потребителя в заказе.

Как создается товарная номенклатура с параметрами?

• В необходимых категориях номенклатуры требуется создание наименований и свойств для параметров - «Цвет», «Размер», «Тип», «Вид», «Категория» и т.д.
• В каждом из свойств выбрать значения.
• Открыть раздел «Характеристики» в такой же категории, проставить галки для использования характеристик и нажать «Создать». В окне указать значения для каждого свойства, получить в характеристику для товарных позиций вида «цвет-размер», «тип-цвет» и т.д.
• Сделать то же самое для всех оттенков, размеров, типов, категорий товаров.
• Открыть карточку товарной позиции – отметить необходимую категорию с характеристиками и на вкладке видно, что отобразились все параметры, которые были созданы до этого.
• В приходной накладной с данным товаром возможно указание характеристики.
• В подборе характеристик указать параметр и снизу выбрать нужный из вариантов характеристик для этого параметра, перенести его в накладную.
• Получается необходимая позиция. Для других параметров подбор выполняется еще раз.
• Создать характеристики по такой же схеме для остальных товарных позиций и категорий.

Как учитываются комиссионная продукция и взаимоотношения с поставщиком?

• В карточке номенклатуры, получаемой на комиссию, отобразить использование партий
• Для поставщика сформировать договор с видом «С комитентом».

Как настроить расчет доставки?

• Чтобы рассчитать доставку заказов, необходимо сформировать «Службу доставки» (запускается из вкладки «Компания», «Все справочники») с указанием характеристик и формул расчета.
• Таким образом, по формулам программа будет считать округление веса заказа в большую сторону до целого кг и умножать на тарифные ставки - для каждого региона свои.

Как оформляются заказ, заявка поставщику и отправляется продукция клиенту?

• Приближаясь к процессу оформления заказа, необходимо добавить ряд состояний заказов для их фильтрации и оперативной обработки. Состояния можно создать на свое усмотрение.
• После поступления заказа с сайта, либо его ручного создания менеджером, он будет иметь состояние «в работе».
• Подтвердив его у клиента, изменить состояние на «подтвержден».
• Можно создавать заказ поставщику и изменять состояние на «заказан у поставщика».
• После отправки заказа почтой изменяем состояние на «отправлен».
• Получив оплату от службы доставки по наложенным платежам, проверить и указать «завершен».
• Можно связаться с заказчиком по телефону и спросить, доволен ли он продукцией, которую ему доставили.

Доставка заказа

• После оформления заказа потребителем на сайте менеджер видит его в заказах программы. Чтобы уточнить цену доставки и подтвердить заказ, менеджер звонит клиенту.
• Чтобы подсчитать цену доставки, следует открыть заказ потребителя и зайти в раздел «Доставка».
• Тут надо указать массу (если она не была указана в самом товаре), сформированную до этого «Службу доставки» и удостовериться, что адрес получателя введен правильно. После этого 1С сделает все необходимые подсчеты.
• После обсуждения менеджером всех деталей с потребителем, он может изменить состояние заказа на «подтвержден».
• Заказ можно быстро найти по состоянию и оформить заказ поставщику.

Заказ продукции поставщику под заказ клиента

• На основании заказа клиента сформировать заказ поставщику (комитенту, поскольку продукция берется на комиссию).
• В заказе отметить поставщика, договор, желаемый день поступления.
• Отправить заказ почтой непосредственно из 1С, либо сделать звонок.
• Состояние заказа клиента изменить на «заказан у поставщика».
• На основании заказа поставщику после получения от него продукции нужно оформить «Приходную накладную».
• В ней нужно указать партию, а затем провести.

Как отправить заказ потребителю?

Менеджер, либо курьер на почте, посылает товар наложенным платежом. Следует помнить, что, работая с курьерскими службами, нужно обязательно применять договор. Отправка заказов от имени физического лица нежелательна, иначе не будет возможности рассчитывать на неустойку за просрочку, либо утерю товара.

• На основании заказа клиента сформировать «Расходную накладную».
• После отправки заказа клиента курьерской службой возможно внесение трэк-номера для контроля и изменение его состояния на “Отправлен”.
• Почтовые документы, которые подтверждают факт отправки товара, нужно сохранить. Также их можно прикрепить к заказу в разделе «Файлы».
• Клиенту, получившему заказ на почте, выдают кассовый чек (при наложенном платеже онлайн-магазин не обязан предоставлять потребителям чеки), а через несколько дней почта отправит перевод за наложенный платеж.
• Оформление поступления на счет наложенного платежа от службы доставки.
• В случае настройки в 1С Директ-банка можно отследить поступление платежа непосредственно в УНФ.
• Также возможен вариант ручного ввода платежа.
• Проверить сведения, полученные от курьеров, указать информацию в поле с заказом, обозначить размер комиссии, выбрать операцию «От курьерской компании или почты».
• Состояние заказа клиента изменить на «Завершен».

Расчеты с поставщиком

• После получения денежных средств за реализованную продукцию необходимо оплатить услуги поставщика.
• После открытия документа «Отчет комитенту» из вкладки меню «Закупки» нужно выбрать интересующего комитента и в разделе «Запасы» нажать «Подобрать по результатам продажам».
• В окне указать интересующие позиции и перенести в документ.
• В разделе «Дополнительно» ввести размер вознаграждения – процент между розничной и закупочной стоимостью.
• Оформить отчет поставщику с учетом комиссии.
• Отчет поставщику можно отправить почтой комитенту для согласования.
• На основании «Отчета комитенту» сформировать «Расход со счета».
• Чтобы проверить взаиморасчеты с поставщиками, лучше применять отчет «Расчеты с комитентами».

Отчеты о продажах. Планирование рекламных издержек

Движение денег можно отследить в отчете о продажах и движении денег.

В программе – масса отчетов, которые необходимо выбрать на свое усмотрение.

В начале статьи упоминалась необходимость планирования и контроля рекламных издержек за последние 3 месяца. Планировать прибыль и издержки можно в платежном календаре.

• Планирование издержек возможно путем создания заявки на расход из «Платежного календаря», либо из вкладки 1С: Деньги.
• Из готовой заявки на расход денег, утвержденной руководителем, можно сформировать «Расход со счета».
• В перечне заявок на расходование средств возможен вывод фактических данных по затратам в сумме и проценте от запланированных.

Пока по согласованной заявке в 1С возможно только оформление издержек больше отраженной в ней суммы, и это может привести к превышению издержек со счета значения в заявке. В перечне будет отражено, что сумма издержек – 100%, иными словами, перерасход не отражается.