Использование СЭДО (Система электронного документооборота) в 1С
С 2022 года начались изменения по взаимодействию с ФСС при использовании СЭДО.
Застрахованные лица, данные в базе 1С
Сведения об указанных лицах для отчётности в ФСС создаются в 1С, меню «Кадры». Их необходимо передавать:
- При проведении приёма сотрудников.
Передача происходит на протяжении 3 рабочих дней. В учётной базе 1С срок начинают отсчитывать, отталкиваясь от указанной даты приёма.
- При осуществлении увольнения.
Аналогично с предыдущим пунктом.
Срок фиксируют в столбце «Осталось дней». Рассчитывать его нужно в календарных днях. Во внимание принимаются выходные и праздничные дни.
Программа 1С позволяет автоматически следить за тем, как меняются данные, затрагивающие застрахованных лиц. Уведомление им отправляется в течение 3 рабочих дней. Отсчёт тоже начинается с даты внесения изменения в базу.
Как исправить ошибки данных при работе с СЭДО?
Иногда возникает потребность внести корректировки по поводу застрахованных лиц. В этом случае нужно сформировать новый блок сведений и отослать его в ФСС.
Если же ошибка касается СНИЛС, то надо отменить проведение привязки конкретного номера к работодателю. Для этого нужно действовать последовательно:
- Повторно отослать данные с неправильным СНИЛС.
- Поставить флажок «Не числится в организации».
- Внести корректировки.
- Передать правильную информацию (флажок при этом указывать не нужно).
- Сдать листы нетрудоспособности из 1С.
Изменение электронного больничного
В систему поступают уведомления от ФСС, которые указывают на изменение электронного больничного. Сообщения будут поступать через меню «Кадры». Уведомления могут поступать при открытии, закрытии, продлении и аннулировании больничного. И для каждого случая есть свой код.
Теперь в рамках учётной системы пользователям будут также приходить сообщения об изменении больничного. А ещё система может указать, что информации по больничному нет. Это происходит, когда данные по работнику не передавали. Также ещё одной возможной причиной является ситуация, когда сообщения получены в другой программе. В последнем случае их можно подгрузить, используя ссылку «Ещё».
Страховой случай ФСС: исходящие сообщения
Этот документ есть в последних версиях программ 1С. Его могут формировать на основе больничного, если там указано, что нет входящего запроса. Также возможно создание на базе отпуска по уходу за ребёнком. В этом случае нужно открыть вкладку с прямыми выплатами ФСС.
Больничный лист: доработки
Есть возможность использовать кнопку «Получить из ФСС» и провести анализ данных по электронному больничному листу, которые были загружены раньше. Можно также при необходимости принудительно отправить запрос к серверу ФСС и узнать данные о соответствующем документе. Для этого нужно использовать ссылку «Ещё», после чего выбрать больничный, а потом — требуемое меню.
Иногда работодатель не получает данные об изменении больничного. Но они должны быть. Что делать в такой ситуации? Пользователь должен перейти по ссылке «Получить по ФСС», используя уникальный номер документа. В этом случае происходит подгрузка из сервера данного органа.
Другие изменения в системе электронного документооборота и 1С
Разработчики компании «1С» поработали над интеграцией системы с больничными листами и документов СЭДО. Реестры по больничным и прямые выплаты в базе сохранены. Но можно заметить, что они теперь отмечены как устаревшие.
Во вкладке «Сведения для ФСС» появилась поддержка документации СЭДО. Есть флажок для выплачиваемого пособия. Его можно указать при проведении автоматических расчётов. Отключить это тоже можно — в ручном режиме. А если снова возникнет необходимость учитывать указанные данные, потом можно будет включить.
Причины нетрудоспособности: обновление кодировки
Для указания причин нетрудоспособности в больничном листке указывается новая кодировка. Она позволяет учитывать не только заболевания, но и карантин, протезирование, травму, санаторно-курортное лечение и отпуск по БиР.
Что нужно знать о входящем запросе от ФСС?
В системе есть журнал входящих запросов. Данный документ позволяет мониторить сроки поступления ответов на разные запросы. Согласно действующему законодательству, на всё отводится 3 рабочих дня. Отсчёт начинается с даты регистрации запроса в системе. Программы 1С проводят учёт в календарных днях.
Если входящего запроса нет, работодателю нужно сделать следующее:
- Отправить снова исходящее сообщение.
- Сделать отсылку в прежнем формате. То есть в данном случае должен использоваться реестр.
Как ответить на запрос ФСС, когда речь идёт о расчёте пособия?
Формирование ответа происходит непосредственно в базе. Для этого можно опираться на данные входящего запроса или на больничный листок. Также есть возможность работать, используя раздел «Кадры».
Что делать, если работник трудился в период больничного?
Согласно трудовому законодательству, такое лицо не может претендовать на получение пособия. Как это оформить? Для указанных целей нужно во вкладке «Оплата» убрать весь период заболевания. Для этого надо найти столбик «Регистрировать» и отменить там флажок.
Дальше надо найти документ «Ответ на запрос ФСС». В нём следует поставить флажок «Пособие не требуется». После чего необходимо обозначить «Причину отказа».
Дальше нужно ждать прихода входящего запроса. На это отводится законодательством 30 дней в течение периода после увольнения. Работодателю потом надо:
- Снова отослать данные о застрахованных лицах. Обязательно нужно обозначить дату увольнения.
- Отправить ответ ФСС. Нужно поставить галочку в связи с тем, что пособие не требуется. Важно обосновать отказ.
- Убедиться, что С3В-ТД в отношении уволенного передана.
1С: Кабинет сотрудника
Компания «1С» двигается по направлению создания мобильного взаимодействия бухгалтерского отдела предприятия и работников. По кадровым вопросам теперь можно использовать функционал указанного кабинета. В нём каждый сотрудник через сеть сможет получить справку 2-НДФЛ, расчётный листок, а также прочую документацию. А сами работники смогут через кабинет отправить сообщение о том, что они будут отсутствовать на рабочем месте, заявление о взятии отпуска, больничный (электронная версия документа), авансовый отчёт. Предполагается, что с течением времени перечень указанных документов станет больше.