Электронный больничный лист (ЭЛН) в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Инструкция

В 2017 году все государственные поликлиники перешли на систему электронного обмена данными по электронным больничным с Фондом Социального Страхования. С целью оптимизации всех процессов была разработана единая информационная система «Соцстрах».

Участниками этой системы являются:

• Фонд Социального Страхования;
• Работодатели;
• медучреждения.

В связи с активной популяризацией системы появилась необходимость в детальном изучении особенностей электронного больничного листа в программе.

Особенности системы электронного обмена

Благодаря усилиям Фонда Соцстрахования была разработана единая информационная система, позволяющая обмениваться информацией касательно больничных листов. Таким образом все сотрудники медучреждения смогут получать номера электронных листов нетрудоспособности, которые по значимости будут такими же, как классические печатные документы.

Чтобы получить возможность формирования ЭЛН, необходимо подключиться к единой системе обмена сведениями. По состоянию на сегодняшний день все медицинских учреждений внедрили в свою работу такую инновацию. Хотя еще рано вести разговоры о тотальной ликвидации бумажных больничных.

Сегодня каждый работодатель готов взаимодействовать с электронным больничным. Так для синхронизации данных с Фондом Соцстрахования и расчета больничных листов можно установить специальную программу, к примеру, 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП).

Преимущества электронного больничного листа (ЭЛН – электронный лист нетрудоспособности)

Первое, что стоит отметить – электронный лист нетрудоспособности полностью ликвидирует возможность допуска ошибок и исключает риск человеческого фактора при формировании и сохранении документации.

В то время, как бумажный больничный можно легко подделать, купить или сделать на заказ, электронный документ ликвидирует риск создания подделки. К тому же, работодателю не нужно будет тратить время на то, чтобы вручную заполнить больничный или же перепроверить его. Погодные условия, механические повреждения никак не коснутся сохранности электронного документа.

Информация из электронного больничного в автоматическом режиме синхронизируется с программой «1С 8.3 Зарплата и управление персоналом», таким образом бухгалтеру не придется вводить данные вручную.

Электронные больничные листы после создания и редактирования автоматически синхронизируются с базой Фонда Соцстрахования.

Каким образом функционирует единая система электронных больничных?

Механизм работы происходит следующим образом:

1. Сотруднику фирмы необходимо обратиться в поликлинику чтобы сделать запрос на получение электронного больничного. При этом ему нужно дать согласие в письменной форме для получения ЭЛН.
2. Медицинский работник проводит оформление электронного листка, пересылает его в Фонд Соцстрахования и предоставляет сотруднику номер документа.
3. Сотрудник отправляет полученный номер в бухгалтерию. А бухгалтер, в свою очередь, через программу оформляет запрос в Фонд Соцстрахования по номеру больничного. Конфигурация в автоматическом режиме сделает загрузку данных из электронного листка и произведет расчёт пособия.
4. Работодатель оплатит подчиненному больничный.

Таким образом в общем процессе примут участие 4 игрока: Работник, Поликлиника, ФСС, Работодатель. 

Процесс оформления электронного больничного листа в 1С

В конфигурации необходимо перейти в разрез «Зарплата» и нажать по гиперссылке «Больничные листы», после чего появится окошко, где зафиксированы документы, которые были созданы предварительно.

На этой странице необходимо кликнуть по активной клавише «Создать», и на экране появится форма больничного для заполнения.

Здесь необходимо указать три базовых параметра:

• компанию;
• ФИО сотрудника;
• номер электронного больничного.

Далее нужно нажать по клавише «Получить из ФСС», чтобы документ самостоятельно наполнился информацией с сервера соцстраха.

Рекомендуется перепроверить расчет и кликнуть по «Провести и закрыть». Завершая процесс нужно переслать в Фонд Социального Страхования реестр электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).

Отправка реестра ЭЛН из 1С в Соцстрах

Для подтверждения расходов за счет средств Фонда Социального Страхования, необходимо отправить необходимую информацию в его реестр. Это можно сделать через раздел отчетности, если перейти по ссылке «1С-Отчетность», чтобы попасть в окно отчетов.

Там пользователю будет представлена возможность создать файл через форму реестра для заполнения. Здесь необходимо указать организацию, кликнуть по «Заполнить», потом для сохранения нажать по «Записать» и «Провести».

После этого можно нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС», чтобы отправить его в соцстрах.