Автоматизация учета лекарственных средств в больничной аптеке. Какая программа?


Программа 1С: Медицина. Больничная аптека создана с целью автоматизации учета движения аптечных средств внутри медицинских организаций. Это решение подойдет государственным больницам и хозрасчетным поликлиникам. Его также могут использовать розничные аптечные пункты при медицинских учреждениях.

Настройка программы

Функционал программы сделан таким образом, чтобы каждое медучреждение получило возможность настроить продукт под себя. При необходимости можно загрузить надлежащие классификаторы:

  • ОКП.
  • ОКПД.
  • ОКДП.
  • ОКПД 2.
  • КЛАДР.
  • Классификатор курсов валют и банков.

Наименования препаратов и данные по ним загружаются из регистра лекарственных средств. Эта информация необходима для ведения оперативного мониторинга товарных позиций.

Организации, которые используют процедуру наблюдения за движением препаратов из списка ЖНВЛП, должны установить в интерфейсе флажок напротив этого пункта и загрузить «Действующий справочник лекарственных средств».

Медучреждения, использующие ПО 1С, могут формировать отчеты по двум направлениям:

  1. Подразделения и отделения.
  2. Источники финансирования.

К каждому отделению прикрепляется склад. Также в системе можно отобразить назначение руководителя отделения.

Программа позволяет вести реестр препаратов с детализацией до отдельных шкафов (мест хранения). При этом в конфигурации используется алгоритм одновременного учета номенклатуры в нескольких единицах. То есть к одному лекарственному средству могут применяться разные единицы измерения, и одна из них будет базовой. Для каждого такого параметра можно задать коэффициент пересчета. Например, дополнительные единицы измерения пересчитываются в базовую.

Благодаря такому функционалу становится возможным создание информативных и удобных отчетов. В них можно отражать количество продукции, используя различные единицы измерения. Например, упаковки или таблетки.

Когда формируется документ, для каждой позиции в номенклатуре определяется подходящая единица измерения и количество товара, которое ей соответствует. Возле наименования проставляется коэффициент пересчета в базовую единицу. Происходит это автоматически. Благодаря такому принципу работы с документами можно использовать в отчете разные единицы измерения для одной товарной позиции.

Когда производится выбор медицинской продукции, в документах проставляется основная единица учета. Это происходит автоматически, поэтому за подобным нюансами персоналу следить не придется. Также данный алгоритм создания документов позволяет избежать появления ошибок в заказе.

Всегда есть вероятность того, что поставщик доставит продукцию не в той упаковке, которая была указана в заказе. При такой ошибке необходимо зайти в документ, выбрать нужную единицу измерения и проставить фактическое количество поступивших лекарственных средств.

Отображение просроченных препаратов

Чтобы вести перепись запасов, срок годности которых истек, нужно поставить флажок напротив пункта «Поиск приказов на забраковку». Найти его можно в настройках программы.

После этого действия система будет предлагать пользователю выполнить поиск серий, которые нужно забраковать. Такой запрос выводится после введения серии номенклатуры. В итоге просроченные товары не будут храниться на складе долго.

Для полноценного использования данной функции потребуется загрузить справочник «Забракованные серии».

Ведение реестра по сериям

Медучреждению доступны различные варианты использования справочника «Номенклатура». Его элементы могут иметь разный тип и принадлежать к отдельным группам бухгалтерского отчета.

Это приводит к необходимости создания нескольких видов номенклатуры. В противном случае работать с продукцией будет неудобно.

Во время первого запуска ПО, происходит автоматическое формирование двух элементов справочника. В «Видах номенклатуры» создаются такие элементы, как:

  1. Товар.
  2. Лекарственное средство.

При необходимости можно зайти в настройки программы и расширить перечень доступных видов номенклатуры. Обратить внимание нужно и на политику учета серий. Она может принимать несколько значений:

  • Учет себестоимости по сериям. При выборе этой политики определение количества медицинской продукции в остатках и расчет ее себестоимости будет производиться отдельно для каждой товарной серии.
  • Управление остатками серий. При таком значении в отчетах по движению и остаткам учитывается количество лекарственных препаратов по каждой серии. Расчет себестоимости будет выполняться по номенклатурной позиции в целом.
  • Справочное указание серий. В этом случае серия отражается в печатном документе. Себестоимость продукции, ее количество в движении и остатках, рассчитывается по номенклатурной позиции. То есть при формировании отчета серия учитываться не будет.

Пользователям лучше не производить изменение политики учета непосредственно во время работы. Потому что в этом случае программа может указывать на недостачу лекарства при его фактическом наличии.

Когда проводятся документы, информация, касающаяся движения продукции, фиксируется в регистрах. При этом используется конкретный алгоритм аналитики. Определяется он выбранной политикой регистрации партий и серий.

Если политика изменяется после того, как товары были оприходованы, то в системе активируется новый алгоритм, который не подходит для работы с уже загруженной товарной базой. По этой причине пользователь будет получать неверные данные.

При определенных обстоятельствах может потребоваться изменение учетной политики именно в процессе работы. Чтобы система не выдавала ошибочные данные, понадобится заново провести всю документацию с нужным видом номенклатуры. Сделать это можно следующим образом:

  1. Зайти в документ и выбрать в нем другой склад.
  2. Вернуться к прежнему складу.
  3. Провести документ заново.

Но лучше потратить немного времени и создать необходимые виды номенклатуры для работы со всеми политиками регистрации серий и партий. В этом случае значения товаров всегда будут соответствовать алгоритму, на основе которого производится учет.

При этом подключение терминала сбора данных или сканера штрихкодов позволяет ускорить ввод начальных остатков. Чтобы использовать подобную технику, нужно запустить соответствующую функцию на странице «Настройки подключаемого оборудования».

Обмен данными с сайтом государственной системы МДЛП

Использование программного продукта дает возможность подключиться к решению 1С: МДЛП (Мониторинг движения лекарственных препаратов). Благодаря этому организация сможет перевести в автоматический режим процесс заведения поступающих лекарств в аптеку медицинского учреждения.

Чтобы этот процесс работал, понадобится предварительно заполнить штрихкоды лекарственных препаратов. Также придется выполнить определенные настройки на рабочем месте 1С: Маркировка. МДЛП. Это делается по такой инструкции:

  1. Зайти в «Настройки и справочники».
  2. Указать версию документооборота. Имеется в виду конкретная схема обмена данными, на основе которой будут формироваться уведомления.
  3. Заполнить все данные организации в «Субъекты обращения МДЛП» (флаг соответствия, все идентификаторы, и др.).

Также потребуется указать место деятельности организации в личном кабинете. А в идентификаторе субъекта указывается регистрационный номер.

Зарегистрированное в системе рабочее место позволяет настроить уведомления – они выводятся на мониторе. Благодаря чему пользователю не придется их искать.

При этом программа обозначает тип сообщений:

  • необходимо оформить;
  • заполнить нужные данные;
  • отработать;
  • получить ответ от ИС МДЛП.

Перед тем как запускать обмен данными, медицинскому учреждению нужно договориться с поставщиком лекарственных препаратов относительно выбора схемы передачи информации в систему.

Выбирать придется один из двух доступных вариантов:

  • Прямая схема акцептования. Поставщик передает данные о факте отгрузки маркированных лекарственных средств медучреждению. Организация, получая эту информацию из системы, может подтвердить ее или отказаться от принятия данных.
  • Обратная схема. Медучреждение отправляет в систему информацию о том, что была произведена приемка лекарственных препаратов. В этом случае уже поставщик либо принимает данные, либо отказывается от их подтверждения.

Когда используется прямая схема, организация получает уведомления со склада поставщика. В том случае, когда препараты поставляются во вторичной упаковке, в сообщении будет заполнена вкладка «Товары».

На основании уведомления от поставщика, которое было загружено в систему, можно создать документ «Поступление товаров». Все сообщения при этом обрабатываются программой – производится проверка наличия всех позиций с двухмерными штрихкодами и сериями.

Когда лекарственные препараты выводятся из обращения, организации необходимо создать уведомление с информацией о данной операции и отправить его в ИС МДЛП.

В программное обеспечение содержит все виды регламентированной отчетности, необходимой для полноценного контроля движения лекарственных средств. Имеются в виду:

  • отчеты о движении ЛП;
  • книги проверки и регистрации накладных;
  • отчет о приходе и расходе продукции;
  • книга подсчета запасов;
  • ведомости выборки;
  • журналы учета и др.

В систему загружены все формы такой отчетности. Используя их, организация сможет быстро формировать необходимые документы. В том числе и регламентированные законом регистры.