Автоматизация работы с контрагентами. Какая программа?
Разнотипные предприятия во время своей деятельности осуществляют продажи и получают доход от потребителей. Участники таких сделок считаются контрагентами. При помощи инструмента 1С 8 «контрагенты» (1С: Контрагент) можно в автоматическом режиме формировать карточки по контрагентам, вносить в них коррективы и сверять данные в налоговой службе.
Преимущества 1С: Контрагент
За счет внедрения экосистемы в работу компании можно ликвидировать разноплановые ошибки, которые часто проявляются при регистрации пользователей. Роботизированное заполнение карточек подразумевает максимальную точность и отсутствие несостыковок. Кроме этого, программа 1С «контрагенты» обрабатывает данные за считанные секунды, благодаря чему можно сэкономить время на рутинных процессах.
Создание карточек контрагентов
Прежде чем система начнет самостоятельно обрабатывать данные, предпринимателю необходимо ввести некоторую информацию в обозначенные поля. Зависимо от того, кто выступает в роли контрагента (физическое или юридическое лицо), число ячеек в форме для заполнения может варьироваться. А формирование дополнительных форм в меню зависит от выбора продавца или клиента.
Контрагенты в 1С 8.3 классифицируются по таким группам:
- покупатели, клиенты, потребители;
- поставщики;
- реализаторы и продавцы.
Причем эта классификация подходит для разных контрагентов: юридические и физические лица, обособленные подразделения, государственные органы и прочие.
Также сортировать контрагентов можно через режимы просмотров:
- иерархический (где данные отражаются в выбранной группе);
- список (при помощи которого отражаются составляющие справочника не включая группировки);
- дерево (в котором отражены различные группы справочника и определенные составляющие в подчинении).
Возможности сервиса
1С «учет контрагентов» дает возможность:
- В автоматическом режиме вводить реквизиты контрагентов и компаний по идентификационному номеру налогоплательщика, либо через наименование в базе, предоставленной Единым государственным реестром юридических лиц. Таким образом можно получать актуальные сведенья из ФИАС.
- В автоматическом режиме заполнять и вручную проверять реквизиты инспекций Федеральной налоговой службы, а также филиалов Фонда социального страхования и Пенсионного фонда.
- Воспроизводить оценивание благонадежности поставщиков, покупателей, реализаторов за счет опции «Досье контрагентов». Опция позволяет предпринимателям:
- быть в курсе и отслеживать актуальное состояние контрагента;
- контролировать его возможное банкротство, прекращение работы, изменения юридических адресов и учредителей;
- при помощи Единого государственного реестра юридических лиц и ЕФРС можно с легкостью отслеживать прогресс и регресс контрагентов.
Дополнительные возможности
Автоматизация также предусмотрена при отправке персональных сообщений, писем. Все пункты «от кого», «кому», «откуда», «куда» заполняются в автоматическом режиме, так как информация синхронизируется с карточками. Предпринимателю нужно определиться с вариантом заполнения адреса получателя (почтовым, фактическим, юридическим и т.д.) и автоматически ввести другие параметры. Помимо этого, можно воспроизводить выбор одного из трех конвертов с разными параметрами, выводить на печать лого предприятия (которое предварительно необходимо загрузить в систему в ручном режиме).
За счет индивидуальных карточек осуществляется сверка с контрагентами в 1с, благодаря чему можно:
- отслеживать документацию и сделки, в которых принимал участие конкретный пользователь;
- отслеживать историю сотрудничества, расчетные договора и счета;
- просматривать проводки по интересующей документации;
- выбирать необходимые документы и анализировать деятельность.
Для каждого из контрагентов можно создавать неограниченное количество расчетных счетов, среди которых можно определять основные и второстепенные. Во время создания документа по умолчанию системой в автоматическом режиме будет определяться счет, который обозначен как основной.
Представленные программы помогают проводить сверку с контрагентами в 1С 8.3, а также взять под контроль процессы, которые связаны с регистрацией, обновлениями и изменениями текущего состояния контрагентов, и историей договоров с ними. Первоначально предпринимателю необходимо внести базовые данные, после чего экосистема будет самостоятельно корректировать оставшуюся информацию, создавать документы и информировать о появлении новых данных.