Автоматизация документооборота. Какая программа?

Разработчики 1С представляют в своих конфигурациях хорошие инструменты и проверенные методики для работы с документацией. Для этого была разработана программа 1С: Документооборот, которую можно настраивать под разные типы предприятий, согласно индивидуальным особенностям того или иного проекта.

Зачем нужно установить 1С «документы»?

В жизни каждой корпорации появляется момент, когда из-за прогрессивного развития существенно увеличивается количество действий с деловыми бумагами. И чтобы рутинные процессы не занимали большую часть рабочего времени, можно использовать программы, которые позволяют автоматизировать документооборот.

Представленные прикладные решения помогают улучшить следующие аспекты:

• сохранять документацию и держать ее под рукой;
• корректировать необходимые файлы в режиме реального времени;
• сократить сроки согласования и принятия решений;
• контролировать исполнительскую дисциплину;
• настроить 1С: Документооборот.

Программа 1С «документы» легко адаптируется под любой вид и тип бизнеса в различных отраслях благодаря гибким настройкам. И на сегодняшний день, осуществить документооборот внедрение в свою деятельность успели десятки тысяч предприятий разных направленностей. Так как инструментарий прикладного решения способен обеспечить полный цикл обработки ведомостей на разных типах предприятий.

За счет программы предприниматели смогут:

• в едином месте сохранять все экземпляры и классифицировать их по периодам, обеспечивать тотальную безопасность корпоративной и персональной информации;
• фиксировать внутренние и внешние отчеты, документы;
• разрабатывать, сохранять и воспроизводить обработку организационных, распорядительных, информационных, справочных и прочих внутренних документов;
• в режиме реального времени предоставлять право доступа к протоколам ответственным пользователям;
• настраивать работу коллектива, создавать соответствующие условия подчиненным, обеспечивать тотальную прозрачность, контролировать использование документов;
• самостоятельно настраивать маршрутизацию ведомостей, контролировать и анализировать исполнительскую дисциплину (согласно срокам и объемам выполненных задач, анализировать затраты рабочего времени отдельных членов предприятия, подразделений на базе отчетов);
• автоматически загружать в 1С: Документооборот документ из электронной почты, либо результаты сканирования;
• вести учет и контролировать рабочее время всех членов предприятия, структурировать рабочее время сотрудников.

Автоматизация документооборота поможет улучшить работу разных сотрудников:

• администраторам – обеспечить полноценный доступ ко всем данным и инструментам;
• выполняющим сканирование – полный доступ ко всем экземплярам;
• делопроизводителям – работать со входящей и исходящей корреспонденцией, добавлять и вносить коррективы в документы;
• учредителям – контролировать бизнес-процессы, проводить мониторинг, анализировать выполнение задач и воспроизводить контроль других показателей;
• руководителям проектов – добавлять и изменять проекты, в которых они имеют такие полномочия;
• остальным сотрудникам – использовать входящие файлы, добавлять и изменять контрагентов, совершать рассылку, синхронизировать информацию.

Прикладные решения предоставлены на рынке в нескольких версиях:

• 1С: Документооборот 8;
• 1С: Документооборот 8.3;
• 1С: Документооборот 8 КОРП;
• версии ПРОФ и другие.

ПРОФ с легкостью адаптируется под потребности небольших и средних компаний с коммерческой направленностью. Также ее можно использовать в бюджетных учреждениях, которые обладают простой и стандартной организационной структурой, но при этом имеют персональный оборот корреспонденции.

Система 1С: Документооборот КОРП найдет свое применение в бюджетных учреждениях и коммерческих организациях, у которой наблюдается большой поток документов и нестандартная организационная структура.

За счет версий ПРОФ и КОРП можно:

• автоматически генерировать регистрационные номера;
• настраивать правила учета докладов;
• сканировать отчеты;
• идентифицировать изображения;
• автоматически загружать необходимые файлы из внешних каталогов;
• настраивать правила учета;
• фиксировать входящие, исходящие и внутренние документы.

Но при этом КОРП предоставляет больше возможностей и функций, к примеру:

• создавать штрих-коды для документации и файлов;
• воспроизводить потоковое сканирование и автоматически распознавать штрих-коды;
• принимать задачи к выполнению;
• останавливать бизнес-процессы;
• распределять данные по категориям;
• применять расширенный поиск по документации и файлам.

Также присутствует программа Документооборот для государственного учреждения, которая нацелена на взаимодействие со сложной структурой муниципального учреждения и отраслевой документацией.

Дополнительные возможности

После внедрения программы 1С: Документооборот, организация получит возможность:

• синхронизироваться с другими разработками 1С;
• применять бесшовную интеграцию;
• с легкостью осуществлять обмен данными.

К дополнительным преимуществам можно отнести гибкость платформы, которая обеспечивается следующими характеристиками:

• пользоваться системой можно через мобильные устройства на базе Андроид, iOS, Windows, либо работать через web-браузер;
• присутствуют индивидуальные и общие календари, через которые можно вести задачи по документации для всего предприятия или отдельных пользователей;
• имеются опции настройки интерфейса в соответствии с индивидуальными требованиями (менять составы реквизитов, отмечать цветами списки, настраивать сортировку, выбирать колонки, ограничивать или добавлять возможность использования функций).

Программы для контроля оборота документов могут использовать различные предприятия, которые стремятся ускорить принятие решений, повысить эффективность компании и уменьшить количество рутинных работ. Вне зависимости от отрасли, в которой действует организация, разработка с легкостью адаптируется под любые условия, требования и параметры работы.