1С: УНФ (Управление нашей фирмой) для услуг. Инструкция для компаний, предоставляющих услуги.
В данной статье будет рассмотрена инструкция по автоматизации с помощью программы 1С: Управление нашей фирмой организации, предоставляющей услуги. Учитывается, что компания располагает перечнем тарифов обслуживания, здесь трудятся управленцы и штатные сотрудники, поэтому необходим учет издержек на аренду, по заработной плате, рекламе и, разумеется, издержек. Ввиду большого количества клиентов необходима автоматизация учета и выставление счетов по тарифам и вспомогательным работам.
Как настроить конфигурацию 1С: УНФ (Управление нашей фирмой)?
Для начала нужно включить в настройках биллинг – обеспечение возможности создания тарифных планов для постоянных видов обслуживания.
Программа обеспечивает ведение управленческого учета, поэтому возможна настройка плана счетов для максимального удобства работы, к примеру, с разделением издержек по разным счетам.
Можно создать различные счета для аренды, рекламы, издержек с целью их раздельного анализа. В приходных актах для этого требуется оформление номенклатуры с указанием интересующих счетов по отдельным видам издержек.
Ввиду необходимости автоматической рассылки счетов и актов требуется создание шаблона для письма. Для этого нужно открыть в настройках вкладку «Почта и СМС» и перейти по ссылке «Шаблоны писем и смс». Можно сформировать шаблон для письма. Указать значение «Договор обслуживания», применить параметры снизу окна, отметить документы для отправки с письмом – снизу есть соответствующие галки.
Как создать тарифные планы в 1С: УНФ (Управление нашей фирмой)?
Создание тарифов производится путем открытия вкладки «Продажи»– «Биллинг» – «Тарифные планы».
Возможно создание двух и более тарифных планов. Например, безлимитный - с оплатой в месяц,базовый - оплата определенного комплекта услуг. С учетом тарифов нужно создать номенклатуру в конфигурации «Безлимитное обслуживание» с ежемесячной стоимостью. Тут сложностей нет. В тарифе также нужно указывать с одной позицией. Снизу стоит галка с целью выдачи программой ошибки в случае дополнительной продажи чего-либо данному клиенту. При определении размера заработной платы будет учитываться, к примеру, чтобы сотрудник, который работает с действующим клиентом, получил процент по этому тарифному плану.Для этого требуется сформировать расходную накладную с указанием номенклатуры «Безлимитное обслуживание» и работника в качестве ответственного. В случае не начисления премиальной выплаты это не потребуется, программа автоматически сформирует счет и без расходной накладной.
Для базового тарифного плана с определенной стоимостью, подразумевающего определенный перечень услуг в определенном количестве, формируется номенклатура«Базовое обслуживание» с конкретной стоимостью. В результате должна получиться необходимая сумма.
Далее нужно включить группировку и выбрать значение для счета. Внизу отметить, что за дополнительные услуги предполагается доплата, входящая в счет. В данном случае они будут учитываться в программе (при необходимости возможна смена представления). Настроив конфигурацию таким образом, можно подсчитать количество оказанных услуг (единиц услуг, входящих в тариф), все, что не включается в абонентскую плату, будет прибавляться на автомате. Для премирования работников требуется проведение накладной либо правка счета ручным способом при его выставлении.
Для каждой фирмы, с которой идет работа по тарифным планам, следует отметить в договоре тарифный план, дату и почтовый адрес для отправки электронных счетов – «Основной договор (Договор)».
Как оформить услуги, входящие в тариф?
Использование «Заказа покупателя» позволит учитывать услуги по клиентам. Запись каждой конкретной услуги возможна, к примеру, в комментариях. Важно, что для учета премиальных выплат работникам требуется отмечать сотрудника в поле «Ответственный» в разделе «Дополнительно».
Учет издержек, касающихся определенных услуг
Если задачи клиента имеют связь с издержками, нуждающимися в фиксации, к сформированному заказу клиента (с услугой) надо сформировать заказ поставщику и расходную накладную. При этом требуются:
- создание заказа клиента;
- создание заказа поставщику с необходимым расходом и указанием в нем заказа клиента;
- создание приходной накладной с необходимой номенклатурой (нужно указать заказ поставщику).
Поскольку они имеют связь с заказами клиентов, издержки тоже будут указываться по заказам для анализа и контроля доходности деятельности сотрудников.
Выставление и отправка счета в 1С: УНФ (Управление нашей фирмой)
Необходимо создать автоматические счета и сопроводительные документы, с использованием шаблона для отправки всем заказчикам, также с выводом на печать для отправки обыкновенной почтой. Настройка этого возможна в меню с правой стороны. Внизу с деталями по договору – расшифровка платежей, первичка (расходники) с дополнительными продажами для выставления, закрывающие акты, если они были указаны (снизу их не видно).
Создание всех документов проблем вызывать не должно. Указать месяц (верхняя правая часть) и нажать«Сформировать документы».
При отсутствии ошибок и предварительной настройки своей почты в конфигурации (соединение с Google посредством единственной скопированной фразы с паролем) при создании документов с галкой «Отправить счета» на почту заказчику будет отправлено письмо, настроенное по шаблону. Отправителем значится автор статьи, подключавший личную почту.
В итоге все заказчики получат предназначенные им документы в максимально короткое время.
Зарплата и премиальные выплаты работникам в 1С: УНФ
Необходимо настроить начисления премиальных выплат работникам. Заранее включить в настройках блок «Зарплата».
После создания пользователей программы на автомате появятся работники компании (они не будут оформлены на работу). Требуется принять тех, кому будет начисляться заработная плата – «Кадровые перемещения». В начислениях и удержаниях требуется добавление необходимых типов начислений.
Например, у штатного сотрудника это будет «Оклад по дням» и «Процент от продаж по ответственному» (оклад в рублях, процент в %). Как было отмечено, в накладной нужно отметить ответственного – именно для этих целей, только так программа поймет, кому полагаются премиальные выплаты.
Для начала формируется табель учета времени работы – «Табель (создание)». Так система поймет, что работник отработал необходимое количество часов (если потребуется, здесь можно внести корректировки).
Поскольку уже имеются документы по месячным продажам и в них указан ответственный исполнитель, программа начислит почасовую заработную плату (из табеля) и премиальные выплаты (с учетом продаж).
Далее формируется документ «Начисление зарплаты», указать месяц и нажать«Заполнить и рассчитать». В 2-х строках программа отображает суммы по окладам и премиальным выплатам за предоставленные услуги заказчикам.
Анализ продаж и финансовые итоги в 1С: УНФ (Управление нашей фирмой).
Актуальные параметры можно отслеживать по отчету «Доходы и расходы по заказам покупателей (по отгрузке)».Заработная плата уже рассчитана заблаговременно, вот почему она оказалась в этом отчете.
По определенному заказу возможны открытие счета и просмотр остатка оплаты– «Анализ заказа покупателя». Кроме того, возможен просмотр данных в общем по контрагенту – «Взаиморасчеты с контрагентом».
Чтобы получить месячный результат, необходимо для начала закрыть месяц (нельзя забывать о начислении заработной платы и премиальных выплат) – «Закрытие месяца».
Финансовый итог определен – доходы/издержки распределились по правилам, указанным в учетных счетах. Выставление фильтра по заказам клиентов для удобства – «Финансовый результат».
Заработная плата, к примеру, «пошла» на каждый заказ клиента (иными словами, на продажи). В данном случае распределение осуществляется по доходам, поскольку это более оправдано с актуальными тарифами. В целом, план счетов – персональная настройка в управленческом учете, его можно применять по своему усмотрению – «План счетов управленческого учета».