Автоматизация учета в библиотеке. Какая программа?

Информационные технологии стремительно вошли в деятельность библиотек, открыв принципиально новые возможности для их совершенствования. Система 1С: Библиотека позволяет максимально использовать потенциал новых информационных технологий для совершенствования обслуживания пользователей.

Цели внедрения 1С: Библиотека:

• Автоматизация библиотечных процессов.
• Оптимизация процесса обслуживания пользователей библиотеки.
• Улучшение качества обслуживания.
• Повышение производительности и эффективности труда участников образовательного процесса.

Система автоматизации библиотек и обслуживания читателей дает возможность использовать дополнительное оборудование: лазерный сканер штрих-кода, принтер и этикетки для печати штрих кодов. Переход на электронную технологию «Книга выдачи», которая осуществляется на основе технологии штрихкодирования книги – это значимый шаг в развитии библиотек и улучшения качества обслуживания пользователей.

Задачи внедрения 1С: Библиотека:

• Занесение каждого издания в электронный каталог.
• Печатание штрих-кодовых этикеток и оклеивание книг.
• Внесение данных о пользователях.

Каталогизация и электронный каталог

На первый взгляд может показаться, что использование сканера для считывания штрих-кодов – это вполне стандартная процедура. Но в действительности за кажущейся простотой скрывается достаточно сложная работа по подготовке библиотечного фонда к использованию технологии штрихкодирования.

Эта подготовка производится в три этапа, на каждом из которых решается определенный круг задач.

Этап 1. Подготовить фонд литературы и внести сведенья по каждой книге (год создания, автор, количество страниц, издательство).

Этап 2. Подготовить учебные материалы к выдаче. На базе введенных ранее записей необходимо сформировать и напечатать индивидуальную этикетку штрих-кода для каждой книги.

Этап 3. Отказаться от бумажных читательских карточек, интегрировать их в электронную базу. Это позволит в режиме онлайн заполнять информацию о пользователях, а также за считанные секунды находить их по ФИО, отслеживать задолженность и своевременно фиксировать возврат. На этом этапе появляется возможность производить необходимые операции можно путем сканирования карточки пользователя.

Параллельно с прохождением этапов подготовки необходимо изучить и внедрить возможности системы 1С: Библиотека. Речь идет о настройках необходимых программных механизмов:

• Используя подсистему «Каталогизация и электронный каталог» можно внедрить процесс присоединения файлов с обложками изданий к библиографическим записям.
• В подсистеме «Учет фонда» реализуется процесс учета поступлений в фонд. При этом используются инструменты «Инвентарная книга» и «Книга суммарного учета».
• В подсистеме «Обслуживания читателей» автоматизированная программа объединила в единое целое два вида записей. Это «Запись о читателе» и «Запись о каждом экземпляре издания».

В результате внедрения инновационной системы формируется единая база данных, в которую можно фиксировать не только литературу, но и электронные формуляры посетителей.

Благодаря предварительному вводу информации можно в режиме реального времени отображать сведенья о читателях и о сроках возврата. При этом в карточке читателя фиксируется выданная литература, а также сохраняется история прошлых выдач и возвратов. Наличие индивидуального штрих-кода ликвидирует потребность ручного ввода инвентарных номеров при выдаче и возврате экземпляров.

Таким образом обслуживание читателей с помощью штрих-кодов позволяет создавать отчетный документы, учитывать посещаемость и книговыдачу, проверять издания на занятость и фиксировать их перемещения. Таким образом повышается эффективность работы каждого сотрудника и библиотечного учреждения в целом.

Пользователи, которые внедрили систему в свою работу, утверждают, что в среднем на поиск книги уходит не более одной минуты. Таким образом, оптимизация рабочего времени является основным преимуществом конфигурации. Свободное время теперь можно тратить на коммуникацию с посетителями.

В общем можно смело утверждать, что электронная выдача книг– это уже не просто процесс предоставления высококачественного сервиса, но и абсолютно новый вид сервиса для посетителя. В новой экосистеме записи о статусе экземпляров систематически обновляются в электронном кабинете, за счет чего можно отслеживать задолженность, сроки возврата и другие параметры.

Преимущества для посетителей

Интеграция электронной книговыдачи дает возможность клиентам библиотеки в удаленном режиме взаимодействовать с формуляром. Онлайн-кабинет пользователя дает уникальную возможность свободно использовать информацию из электронных каталогов и не обращаясь к сотрудникам библиотеки проверять количество книг, которое предстоит вернуть, а также отслеживать дедлайны по возвратам. В то же время этот механизм снижает и временные затраты библиотекаря.

Программное решение предоставляет возможность взаимодействия с группами клиентов для формирования списка литературы по классам с целью предоставления необходимого количества экземпляров на заданный период времени.

Дневник работы библиотеки

Платформа поддерживает систему «Дневник работы библиотекаря», который может быть заполнен в автоматическом режиме. Этот интерфейс позволяет формировать ведомости по учету клиентов и посещаемости библиотеки, чтобы ликвидировать монотонные и рутинные операции, а также повысить точность ведения записей. На базе этих данных можно анализировать эффективность работы библиотеки за заданный период, изучать деятельность учреждения и презентовать обобщенные доклады.

Статистика и отчеты

Отраслевое решение для библиотек помогает оптимизировать время при создании отчетных форм «книги на руках» и «книговыдача». В составленных отчетах фиксируются записи о посетителях, изданиях, дедлайнах для возврата. Это также помогает воспроизводить эффективный контроль над потерянными книгами.

Благодаря документу «История книговыдачи» можно формировать отчеты и структурировать их по категориям читателей, заданным периодам, либо проводить мониторинг по другим параметрам, которые можно указывать самостоятельно.

Подсистема «Статистика и отчеты» обладает расширенными возможностями для реализации статистических анализов и мониторинга. Это позволяет повысить точность учетно-отчетных данных. Механизм помогает определить, какие книги стали пользоваться меньшим спросом, а какие наоборот являются наиболее актуальными среди читателей.

Эффективность использования 1С: Библиотека:

• Автоматизированы процессы каталогизации, учет фонда, обслуживания пользователей, статистики и отчетов.
• Улучшена раскрываемость фонда и повышена его сохранность.
• Осуществлен автоматический контроль книг и учет должников.
• Повышена точность и оперативность составления учетно-отчетной информации.
• Предусмотрена работа с группами пользователей.
•  Сокращено время на выполнение типовых операций в несколько раз.
• Повышен уровень восприятия библиотеки.

Таким образом, комплексное отраслевое решение для библиотек от 1С помогает сформировать абсолютно новую экосистему, которая поддерживает тренды современного мира. Автоматизация и внедрение актуальных и передовых технологий помогут улучшить имидж библиотеки, расширить читательскую аудиторию, предоставить потребителям сервис высокого качества. 1С для библиотек поможет обрабатывать большие объемы информации за считанные минуты и обеспечивать высокую точность при работе с клиентами.