Как выгрузить данные из 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) в 1С: Бухгалтерия 8? Обмен и синхронизация


Во время работы с программным обеспечением 1С у пользователей часто появляется необходимость в перемещении данных из конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) в 1С: Бухгалтерия (БП). Обычно это нужно для формирования отчетности по регламенту.

Как поменялся обмен данными между платформами?

Если говорить о старой версии программы 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5, в ней была функция «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу», через которую можно было выгружать проводки и кассовые операции. Принцип выгрузки состоял в том, что данные формировались в виде файла, а он открывался через бухгалтерию. Такая операция имела 2 режима:

  • перемещение информации по начислениям;
  • выгрузка выплат и кассовых операций.

В версии 3.1 тоже можно передавать информацию, и только через файл, но и посредством интернета. Весь перечень способов выгрузки и интеграции с «Зарплата и управление персоналом» отображен в настройках транспорта обмена данными («Прямое подключение», «Файловая база-корреспондент»).

Как выгружать информацию из Зарплата и управление персоналом 8.3 в систему Бухгалтерия 8?

Здесь будет рассмотрено два стандартных способа переноса информации:

  • выгрузка через файл на накопителе;
  • по прямому подключению.

Например, имеется база данных в программе 1С: ЗУП КОРП версии 3.1. В ней уже выполнены следующие вычисления:

  • рассчитаны показатели по компании и филиалу за весь год;
  • осуществлена выплата заработной платы сотрудникам;
  • начислены оценочные обязательства.

Всё это требуется перенести в систему бухгалтерии.

Настройки в конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3

  1. Для настройки надо перейти на вкладку «Администрирование» и кликнуть на пункт «Синхронизация данных».
  2. В открывшемся окне надо поставить галочку напротив надписи «Синхронизация данных», после чего кликнуть по пункту «Настройки синхронизации данных».
  3. Появится пустой список подключений. Чтобы добавить в него данные, необходимо кликнуть на кнопку «Новая синхронизация данных». Далее требуется нажать на «Бухгалтерия предприятия ред. 3».
  4. В новом открывшемся окне требуется выбрать способ подключения. Пусть этим методом будет третий пункт с надписью «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе». После установки галочки нажать на «Далее».
  5. Следующий шаг в настройках – указать место сохранения файла на внутреннем накопителе (жесткий диск или твердотельный накопитель) – галочка «Использовать локальный или сетевой каталог для синхронизации данных». Желательно не менять стандартную директорию, чтобы файл всегда можно было найти и не забыть, где он хранится. Продолжить, кликнув на «Далее».
  6. В следующем окне вводится наименование. В пункте наименования «Представление программы-корреспондента» в графу «Префикс» вводится небольшое обозначение (Бух), которое в дальнейшем будет отображаться в самом начале имени файла. Вновь кликнуть на «Далее».
  7. Начнется сохранение выбранных ранее параметров – «Выполняется сохранение настроек подключения».
  8. После клика на кнопку «Далее» (станет активной, когда сохранение завершится) процесс настройки считается завершенным. Заключительное окно – «Настройки подключения в этой программе успешно сохранены».
  9. Теперь необходимо вновь перейти в меню настроек и кликнуть на надпись «Настроить правила отправки и получения данных».
  10. Отобразится небольшое окно, в котором просто надо выбрать месяц начала выгрузки данных.
  11. Теперь надо установить галочки напротив компаний, в которых будет производиться синхронизация информации.
  12. В следующем шаге требуется выбрать, какие именно сведенья необходимо перенести. Это либо данные с подробной детализацией по каждому работнику, либо общие сводки по сотрудникам.
  13. В последнем окне этой настройки будет сообщение об успешном завершении. Кликнуть на кнопку «Готово».
  14. Далее необходимо перейти в пункт «Выполнить сопоставление и загрузку данных». Как и все предыдущие, он расположен в меню настроек – «Синхронизация с Бухгалтерией предприятия, ред. 3 (настройка)» - «Выполнить сопоставление и загрузку данных».
  15. Откроется небольшое окно поверх настроек «Выгрузка данных для сопоставления». В нем указана информация о выгрузке. Кликнуть на надпись «Далее».
  16. Начнется процесс выгрузки, который может занять длительное время в случае медленного соединения или большого объема обрабатываемых данных. Когда перемещение завершится, отобразится соответствующее окно с текстом «Выгрузка успешно завершена» с единственной кнопкой «Готово».
  17. После повторного открытия меню настроек синхронизации «Синхронизация с Бухгалтерией предприятия, ред. 3 (настройка)», видно, что напротив всех этапов настройки («Настроить параметры подключения», «Настроить правила отправки и получения данных», «Выполнить начальную выгрузку данных») установлена зеленая галочка. Значит, все сделано правильно.
  18. Если перейти в папку, указанную в пути для сохранения файла, в ней должны быть созданные файлы (XML).

На этом все действия, связанные с настройками в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, завершены.

Настройки в программе 1С: Бухгалтерия

В бухгалтерской системе в начале нужно сделать всё то же самое, что и в программном обеспечении 1С: Зарплата и управление персоналом. После 5 пункта все действия отличаются.

Настройка:

  1. Перейти в раздел «Администрирование».
  2. Кликнуть на вкладку «Синхронизация данных».
  3. Поставить галочку напротив надписи «Синхронизация данных».
  4. С этого же окна перейти на вкладку «Настройки синхронизации данных».
  5. Кликнуть на кнопку «Новая синхронизация данных».
  6. С этого пункта действия отличаются. Здесь требуется выбрать программу для синхронизации. В случае с представленным примером это «Зарплата и управление персоналом, редакция 3».
  7. Отобразится такая же страница настроек, которая была в программе 1С: ЗУП – «Настройка обмена данными с программой Зарплата и управление персоналом, ред. 3».
  8. После клика на пункт «Настроить параметры подключения», требуется выбрать «Синхронизация через файл».
  9. В директории внутреннего накопителя необходимо выбрать то же самое место, в котором сохранился выгрузочный файл от программы Зарплата и управление персоналом.
  10. Ввести наименования (название бухгалтерии в первом окошке и название зарплаты и управления – во втором) и префиксы (например, ЗУП).
  11. После клика на надпись «Далее» параметры будут сохранены и отобразится заключительное окно с кнопкой «Готово». После ее нажатия появится зеленая галочка напротив пункта «Настроить параметры подключения».
  12. Теперь можно переходить к следующему этапу, нажав на надпись «Настроить правила отправки и получения данных».
  13. В поле с датой нужно выбрать то же начало получения данных, которое было выбрано в программе ЗУП.
  14. Появится перечень компаний, которые подключены именно к бухгалтерской конфигурации. В системе по заработной плате и управлению персоналом была выбрана компания, а также ее филиалы. Но в указанном списке они могут отсутствовать. В этом случае нужно не ставить галочки вообще, кликнув на «Далее».
  15. В виде метода выгрузки выбрать «сводно по сотрудникам».
  16. Отобразится окно об успешном завершении настроек на этом этапе.
  17. В основном меню настроек обмена данными появится вторая зеленая галочка.
  18. Теперь следует перейти к следующему шагу, кликнув по надписи «Выполнить сопоставление и загрузку данных».
  19. Программное обеспечение начнет сопоставление информации. Так как изначально компании, указанной в ЗУП, могло не быть в бухгалтерской системе, данные по отсутствующей компании будут созданы автоматически. Это именно то, что нужно. В том случае, когда в бухгалтерской конфигурации есть компании, по которым уже производилась выгрузка данных в Зарплата и управление персоналом, понадобится просто связать идентичные компании между собой. Делается это двойным щелчком левой кнопкой мышки по сопоставимому объекту, и просмотром связей в программном обеспечении. Обычно конфигурация 1С все сопоставляет правильно, и лишь в редких случаях путает филиалы из-за похожего названия.

Данный этап завершен. В основном меню для обмена данными будут уже три зеленые галочки («Настроить параметры подключения», «Настроить правила отправки и получения данных», «Выполнить начальную выгрузку данных»).

  1. Остался последний шаг, который начинается кликом на пункт «Выполнить начальную выгрузку данных».
  2. Аналогично с программой «Зарплата и управление персоналом», начнется выгрузка информации, которая может занять длительное время. По ее окончании появится четвертая галочка напротив соответствующего пункта – «Выполнить начальную выгрузку данных».

На этом настройка в бухгалтерской системе закончена.

Если перейти в папку, указанную для сохранения файла, то теперь в ней будет не 2 файла из ЗУП, а 4 файла (плюс 2 из Бухгалтерии).

Выгрузка данных из программы 1С: ЗУП

Для выполнения выгрузки в программном обеспечении необходимо следовать инструкции, с учетом предыдущих настроек:

  1. Открыть настройки и перейти на вкладку «Администрирование».
  2. Выбрать пункт «Синхронизация данных».
  3. Кликнуть на надпись «Настройки синхронизации данных».
  4. Найти сформированное подсоединение (название программы бухгалтерии и поставленный префикс).
  5. Чтобы произвести выгрузку данных, нужно нажать на надпись «Синхронизировать». Но перед этим требуется посмотреть определенные настройки, чтобы сверить их.

Режим перемещение проводок

Для перемещения начислений используется режим переноса проводок. Информация по начислениям находится в форме «Отражение зарплаты в бухучете».

  1. Здесь надо настроить программу, дважды кликнув левой кнопкой мышки по блоку настроек «Настройки синхронизации данных» - нажать на название программы бухгалтерии.
  2. В появившемся окне требуется нажать на «Ещё», отобразив перечень, в котором нужно выбрать пункт «Настройки подключения».
  3. Появится отдельное окно, в котором указаны все параметры. Их можно изменить в любой момент, а если кликнуть на «Проверить подключение» в подменю «Сетевой каталог», можно проверить, работает ли оно и правильно ли настроено.
  4. Возвращаясь к списку, который появляется после нажатия на кнопку «Ещё», отсюда надо открыть пункт «Состав отправляемых данных».
  5. В базе данных «Отражение зарплаты в бухучете» будет видно, что сформировано два новых документа.
  6. В резерве отпусков тоже будет 2 новых документа.
  7. Чтобы проверить, будут ли 4 вышеперечисленных документа выгружаться, надо вернуться во вкладку «Состав отправляемых данных» - «Регистрация изменений для обмена с «Бухгалтерия предприятия, ред. 3», «Отражение зарплаты в бухучете», «Список ссылок».
  8. Данные по всей необходимой документации в очереди к выгрузке. Убедившись, что всё настроено правильно, остается только кликнуть на кнопку «Синхронизировать».
  9. После этого начнется загрузка данных в созданный файл.
  10. Появится окошко «Синхронизация данных с «Бухгалтерия предприятия, ред.3» с уведомлением «Синхронизация данных завершена».
  11. Нажать на «Закрыть».

Режим перемещения кассовых операций

Для перемещения кассовых операций или выгрузки ведомости в банк, требуется настроить правильный обмен данных.

  1. Для этого используется режим «С детализацией по сотрудникам» - «Настройки синхронизации данных» - нажать на название программы бухгалтерии – в разделе «Бухгалтерия предприятия, ред. 3 (Синхронизация с Бухгалтерией предприятия, ред. 3)» в разделе «Данные для формирования проводок выгружаются» выбрать «с детализацией по сотрудникам».
  2. После этого понадобится регистрировать данные в синхронизации. Чтобы это сделать, надо:
  • навести курсор над разделом «Настройки синхронизации»;
  • кликнуть на символ «Состав отправляемых данных» в верхнем меню окна.
  • В «Регистрация изменений для обмена м «Бухгалтерия предприятия, ред. 3» выбрать «Ведомость в банк».
  • В списке ссылок появится новая ведомость.
  • Нажать «Зарегистрировать»
  • После этого регистрация проходит уже не в ведомости, а прямо в данных для передачи банку.
  • Останется лишь закрыть параметры и провести обмен данными, кликнув на кнопку «Синхронизировать».

Загрузка данных в бухгалтерскую систему

Для загрузки информации в бухгалтерию, требуется проделать те же начальные действия, что и всегда:

  1. Перейти в главное меню обмена данных через раздел «Администрирование» и вкладку «Синхронизация данных».
  2. Открыть пункт «Настройки синхронизации данных».
  3. В списке будет программа ЗУП.
  4. Нажать на надпись «Синхронизировать».
  5. Начнется синхронизация с Зарплатой и управлением персоналом.
  6. Появится окошко «Синхронизация данных с «Зарплата и управление персоналом, ред. 3»» с текстом «Синхронизация данных завершена».
  7. Нажать «Закрыть».
  8. После этого во вкладке «Зарплата и кадры» («Отражение зарплаты в бухучете») видны новые документы, которые отображают заработную плату. Выбрав необходимый файл, будет видно, что информация показывается в виде сводки.

Если метод отображения не был выбран в процессе настроек, то проводки не будут созданы.

  1. Для отображения проводок необходимо сформировать в программе ЗУП метод отражения, связанный с компанией. Там же требуется дать наименование, которое будет идентично имени файла в бухгалтерской системе.
  2. На этом этапе можно выбрать, как именно будут отображаться данные в проводке:
  • детально по каждому сотруднику;
  • в общей сводке.

Для этого используется режим «С детализацией по сотрудникам» - «Настройки синхронизации данных» - нажать на название программы ЗУП – в разделе «Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (Синхронизация с Зарплата и управление персоналом, ред. 3)» в разделе «Данные для формирования проводок выгружаются» выбрать «с детализацией по сотрудникам».

  1. Выбранный тип формирования отображен справа сверху.

Важно сделать это как в бухгалтерской системе, так и в программе для заработных плат. Если в качестве метода для отображения данных будет выбран вариант «С детализацией по сотрудникам», отчетность будет существенно отличаться от предыдущей сводки.

  1. Можно посмотреть вкладку «НДФЛ» в этом же документе.
  2. И посмотреть вкладку «Удержания» там же.
  3. Чтобы получить проводки, надо выбрать ответственное лицо (галочка «Отражено в учете») в документе «Отражение зарплаты в бухучете» от необходимой даты и кликнуть на кнопку «Провести».
  4. Проводки отображены в отчете «Движение документа: Отражение зарплаты в бухучете» от необходимой даты.
  5. Проводки созданы по всем параметрам, в том числе и документ «Резервы отпусков». Если его нет в результате проводки, можно добавить документ в проводки.
  6. Для ознакомления с данными используется отчетность «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Все данные по выплате заработной платы выгружаются из одного и того же пункта в настройках. Причем не имеет значения, как именно сотрудники получали заработную плату (на кассе или через банк). Окно с разделом с зарплатными ведомостями – меню «Зарплата и кадры» - «Зарплата» - «Ведомости на выплату зарплаты».
  7. Перечень ведомостей по зарплате отображается в окне с разделом с зарплатными ведомостями – меню «Зарплата и кадры» - «Зарплата» - «Ведомости на выплату зарплаты». Такие документы не формируют проводки, но через них можно создавать другие формы. А в них проводки будут формироваться.

Настройки и контроль обмена данными

Для перемещения данных по прямому соединению требуется изменить параметры подключения. Переход к этим параметрам уже был отображен выше («Настройки транспорта обмена данными» - «Прямое подключение» - «Файловая база-корреспондент»).

На этом шаге нужно:

  1. Кликнуть на кнопку «Ещё».
  2. Выбрать «Настройки подключения».
  3. Открыть вкладку «Прямое подключение».
  4. Заполнить поля по бухгалтерскому учету.
  5. Далее останется лишь проверить работу выбранного соединения, кликнув на надпись «Проверить подключение».

Точно такие же действия выполняются в программе, которая будет принимать выгруженные данные. Когда это будет сделано, можно удалить папку с файлами для синхронизации, так как обмен данных будет происходить напрямую.

Права пользователей

У пользователя, который будет производить обмен данными по заработной плате и бухгалтерии, должны быть права на перемещение данных. Вне зависимости от программы, существует тип доступа под названием «Синхронизация данных с другими программами». Необходимо сначала добавить группу доступа, а затем внести в нее пользователей, которые будут осуществлять выгрузку.

  1. Найти это меню можно в разделе «Администрирование», перейдя во вкладку «Настройка пользователей и прав» - «Группа доступа (создание)» - «Подобрать» - «Подбор участников группы доступа» - выбрать сотрудников – «Записать и закрыть».
  2. Отсюда можно выбирать любого пользователя и устанавливать ему права доступа. В том числе и на передачу данных – ФИО сотрудника – «Права доступа по ФИО» - галочка «Синхронизация данных с другими программами» - «Записать».

Ограничение переноса данных в 1С: Зарплата и управление персоналом

Ограничение перемещения данных эффективно в случае, когда объем данных большой, а нужно синхронизировать лишь часть из них, а не все данные.

Подробнее об ограничениях:

  1. Использовать форму «Дата начала выгрузки». В такой ситуации перемещаются документы, дата которых больше, чем дата запрета. А выбор даты производится в настройках во время выгрузки.
  2. Есть возможность постановки ограничения на состав перемещенных компаний. Данная функция понадобится, если заработная плата по всем организациям ведется по одной системе ЗУП, а бухучет ведется в разных системах.
  3. Помимо этого, можно ограничивать состав перемещенных компаний в ситуации, когда расчет по одним компаниям завершен, а по другим еще нет.
  4. Если требуется это сделать, необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мышки по параметрам обмена данных, а в появившемся окне изменить соответствующие настройки «Настройка синхронизации данных» - выбор бухгалтерской программы – «Бухгалтерия предприятия, ред. 3 (Синхронизация с Бухгалтерией предприятия, ред. 3)»  - «Месяц начала использования» - «Данные для формирования проводок выгружаются» - «сводно по сотрудникам» - «Только по выбранным организациям».
  5. Отсюда же можно изменить режим перемещения:
  • сводно в целом;
  • подробно по каждому сотруднику
  1. Есть функция удаления некоторых документов из процесса синхронизации, что удобно, когда проводить необходимо лишь определенные данные. Чтобы это сделать, нужно кликнуть на надпись «Состав отправляемых данных» (в виде скрученных квадратов в верхнем меню раздела) в «Настройки синхронизации данных».
  2. После этого можно ознакомиться с данными, которые не будут передаваться. Отсюда же можно добавить другие документы для передачи – «Одиночный объект» - «Отражение зарплаты в бухучете» - «Список ссылок» - «Зарегистрировать».

В случае, если некоторые документы в 1С: Зарплата и управление персоналом были изменены после обмена данными, их нужно заново отправить в бухгалтерскую систему.

Чтобы это сделать, надо:

  1. Сначала зарезервировать их обмен через кнопку «Зарегистрировать».
  2. Далее в перечне отобразятся пункты, которые можно переместить в бухгалтерскую программу.

При этом старую документацию не стоит удалять, так как она просто будет перезаписана, и таким образом, удалена автоматически путем замены на новые документы.

Резюмируя, видно, что выгрузка данных не такая сложная, как кажется на первый взгляд. Самое главное — это настройка синхронизации, параметры прав и регулирование всех аспектов именно так, как нужно пользователю.