Как работать в программе 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3.1? Инструкция

Для программных продуктов 1С существует немало полезных хитростей, повышающих эффективность работы. Некоторые из них упрощают восприятие, другие – облегчают работу с документами, третьи просто оказываются полезными в разных ситуациях.

Горячие клавиши в 1С: ЗКГУ

Специальные сочетания клавиш позволяют значительно экономить время, выполняя при этом больше работы за короткий срок. Достаточно один раз их использовать, чтобы понять, насколько это удобно.

Отдельные комбинации подходят для использования не только в конфигурации по зарплате, но и в других продуктах 1С. Наиболее полезные горячие сочетания:

• Ctrl + F - активирует форму поиска по установленному типу значения. Эффективно, когда нужно быстро найти информацию в регистрах или справочниках.
• Ctrl + A - выделяет все данные в справочнике и документе. Применяется, когда нужно выбрать конкретную группу сотрудников в документе без лишних затрат времени на отдельный отбор каждого. Сочетание клавиш также позволяет выделить и удалить все ненужные данные в документе.
• F9 - клавиша из функционального ряда выполняет копирование и создает выбранный элемент. Помогает, если нужно создать несколько начислений, одинаковых по назначению, но с разными названиями. Клавиша также используется при копировании отдельных строчек в документе.
• Ctrl + Z - отмена последнего действия. Сочетание кнопок возвращает прежнее значение табличной части документа до момента его «записи».

Вышеназванные сочетания клавиш применяются чаще всего. Подходят для использования в программе 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ), а также в других проектах 1С.

Удаление записи сторно в 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения

Для пользователей системы нередко бывает необходимо внести правки в уже проведенный документ. Например, бывший в отпуске сотрудник предоставил больничный лист уже после выхода на работу. Это требует занесения больничного листа «поверх» отпускных, которые проведены и выплачены, что приводит к формированию в программе перерасчета (сторнирования).

Возможны ситуации ошибочного сторно документов либо появления записей прошлых периодов. Такие записи невозможно удалить (программа выдает сообщение об ошибке), что не позволяет внести исправления в запись и провести документ заново.

Для удаления записи сторно необходимо добавить еще одну строку с любым положительным значением. Поставив курсор на эту строку, с помощью сочетания клавиш выделить весь список (Ctrl+A). Если удалять нужно не все записи сторно, а только конкретную, зажмите клавишу Ctrl и щелкните мышкой по строчке, с которой нужно снять выделение. После выбора нужных сторнирующих записей останется только нажать на клавишу Del, чтобы строчки исчезли.

Уведомления и напоминания в системе

Для активации функции напоминания о дне рождения сотрудника необходимо открыть его карточку и поставить отметку на колокольчик.

Установить такие же напоминания сразу на весь список персонала можно через включение напоминания в информационной базе. Опция активируется во вкладке «Администрирование», после чего следует выбрать «Органайзер» и пункт о заметках и напоминаниях, отметив ее маркером.

Это действие добавляет каждому элементу инфобазы дополнительную функцию «Органайзер» и «Напоминания». После включения уведомлений необходимо вернуться в справочник по сотрудникам, выделить все фамилии в списке, после чего перейти в настройки формы элемента через команду «Еще».

Останется только выбрать пункт «Органайзер группа», отметив напоминание о дне рождения, которое будет активно для всех сотрудников.

Программа также позволяет установить общие напоминания либо по конкретным справочникам, документам, с описанием задач и интервалом оповещения. Настройки устанавливаются в форме документа нажатием на значок органайзера.

В новом окне необходимо заполнить задачу, определив для нее время оповещений.

При необходимости найти и отредактировать определенное напоминание в большом списке, можно использовать документ, в котором хранятся все созданные оповещения. Для этого в главном разделе выберите блок Сервис и документ Мои напоминания.

Изменение реквизитов группой в конфигурации

Весьма полезный инструмент, посредством которого можно отредактировать состояние документов, части таблиц, сведения и т.д. Его возможности хорошо отслеживаются на примере двух часто встречающихся ситуаций.

1. Необходимо внести исправления в исходный документ, на основании которого ранее был составлен и проведен расчетный документ. Это делается командой «Исправить», после которой создается новый документ исправления. После того, как он будет проведен, первоначальный файл исправить будет невозможно.

Когда исправления сделаны преждевременно и необходимо скорректировать исходник: в панели «Администрирование» выбирается раздел «Обслуживание» и пункт «Корректировка данных». После этого открывается раздел с групповым изменением реквизитов. В появившемся окне необходимо выбрать изменяемый элемент, добавив условия, по которым производится отбор по «Ссылке», указывающей на конкретный документ (нередактируемый исходник).

Когда нужный документ выбран, форму можно закрыть, проверив отметку на одном элементе, а не всех сразу. После можно переходить к поиску показателя с названием исправленный документ, поставив напротив него отметку. Перед нажатием на кнопку об изменении реквизитов все окна по операции должны быть закрыты, а с документа проведения сняты исправления.

При успешном изменении реквизитов появляется соответствующее сообщение. После этого можно возвращаться в исходник, корректировать нужные данные, а документ-исправление пометить на удаление.

Настройка будет полезна в ситуации, когда нужно изменить дату либо сумму по всем сотрудникам в документе без перезаполнения.

Для этого повторяются вышеназванные действия, но при выборе элемента следует искать документ «Назначение планового начисления». После установки отбора по нужному документу появится форма с реквизитами, частями таблицы. Здесь можно будет изменить все доступные элементы. При необходимости поменять дату назначения выбирают табличную часть и вкладку с сотрудниками, где нужно найти соответствующий пункт с датами, указав требуемые значения начала и окончания.

После изменения реквизитов следует вернуться в документ о назначении планового начисления. В нем будут изменены даты по всем сотрудникам.

Назначение группы сотрудников в программе

Ежемесячное создание плановых начислений для конкретной группы сотрудников – распространенная операция. В компаниях с большим штатом персонала это проблема, так как проработка всего списка и составление выборки занимает немало времени. Настройка при создании группы позволит составить список по нужным сотрудникам одним нажатием кнопки.

Группа создается в карточке сотрудника, где следует задать нужную категорию. При отсутствии нужных групп они легко создаются.

После создания группы в этой же форме можно сразу добавить нужный персонал. После включения ФИО сотрудников в группу, можно будет зайти в любой расчетный документ и воспользоваться функцией отбора по группам.

Укажите созданную группу и воспользуйтесь горячими клавишами выделения всего списка, что позволит добавить все фамилии сотрудников в документ.